針對新形勢下企業(yè)單位檔案管理的幾點思考

文/秦皇島市熱力總公司 李寧

企業(yè)單位檔案材料管理工作的最終目的是為企業(yè)生產發(fā)展而服務的，是以提升企業(yè)經濟效益為出發(fā)點的，由此可以看出，企業(yè)單位檔案管理工作是企業(yè)在生產經營以及企業(yè)管理活動過程中的基礎性工作，做好企業(yè)檔案材料的管理工作是促進企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展的必然選擇。當前各個企業(yè)所形成的各種檔案數(shù)據(jù)逐漸增加，而企業(yè)對檔案材料的需求也在逐年上升，因此完善企業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案服務水平就更為重要。

一、當前企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）文件歸檔存在問題

隨著現(xiàn)階段人們檔案意識的提升，很大一部分檔案材料可以第一時間的完成歸檔工作，但是還是有少部分企業(yè)管理人員檔案意識薄弱，很多有價值的檔案材料無法及時的收集歸檔，嚴重的影響了檔案材料的完整性和全面性。在檔案材料的歸檔過程中普遍存在的問題有：文字資料使用不耐久的筆書寫、文件表格不規(guī)范、使用格式不統(tǒng)一、檔案材料裝訂不結實、歸檔時無法區(qū)分材料的輕重緩急和歸檔順序等。

（二）檔案管理基礎較差

就我國當前企業(yè)的實際情況而言，很大一部分都對自身的盈利能力十分的注重，關注與自身財務目標的實現(xiàn)與達成，在檔案管理工作這方面卻未曾在意，不論是工作投入還是檔案工作所創(chuàng)造的效果都不能很好的體現(xiàn)出來。有些企業(yè)雖然配備了檔案管理工作人員，但是很多都是處于兼職或者一崗多職的狀態(tài)，難以清晰的劃分責任，管理者也沒有重視這方面的情況，導致了檔案管理工作缺少穩(wěn)定性，檔案管理工作水平也無法得以切實提高。

（三）檔案管理工作混亂

當企業(yè)處于破產改制的狀態(tài)下，很多企業(yè)并沒有將檔案管理工作劃分到破產清算程序中，這些企業(yè)的檔案材料不但沒有進行系統(tǒng)的整理，更沒有對檢索工具進行編制就把檔案材料混亂的放到編織袋中或者倉庫內，檔案材料完全處在無人管理的狀態(tài)之下。有少數(shù)一部分企業(yè)的職工個人檔案材料通過其他社會保障部門代管，但是還有很多企業(yè)的職工個人檔案材料依舊屬于企業(yè)主管部門保存或者根本就無人管理。

（四）檔案存在丟失現(xiàn)象

企業(yè)檔案管理工作僅僅停留在歸檔和管理的層面之上，因為管理人員綜合素質不高，檔案企業(yè)發(fā)生產權變動時，往往會導致檔案材料流失等問題，企業(yè)有些重要的檔案材料隨意堆放，在檔案材料的借出過程中不重視相關手續(xù)的辦理，還有很多有價值的檔案材料被企業(yè)員工無故帶走，造成檔案材料不能得到很好的利用，給企業(yè)帶來嚴重的損失。

（五）檔案利用水平較低

對于企業(yè)單位檔案管理工作者而言，不管是檔案材料的收集歸檔，還是保存工作，最終都是為了讓檔案材料能夠更好的為企業(yè)的生產經營活動服務，為企業(yè)管理者的決策提供依據(jù)，其最終目的在于對檔案的高效率的利用。但是當前很多企業(yè)在進行檔案管理工作的過程中存在重保密、輕利用的問題，檔案利用率很低，雖然部分企業(yè)也進行了檔案服務的開發(fā)，但是依舊會有檔案利用形式單一、查閱范圍有限等問題，檔案管理工作處于一種被動服務的狀態(tài)。

二、新時期加強企業(yè)檔案管理工作的思考

（一）提高對管理工作的認識

企業(yè)管理人員必須認真對待檔案管理工作，將其放在企業(yè)的戰(zhàn)略高度上來對待，把檔案管理工作納入企業(yè)議事日程中去，根據(jù)檔案管理工作的要求對其進行科學的管理，對于企業(yè)各項生產經營活動所產生的檔案材料要進一步完善，在收集歸檔的過程中要進行嚴格的把關，確保檔案的完整性和準確性，逐漸推動檔案管理工作科學化和規(guī)范化。

（二）做好檔案材料收集工作

要做好企業(yè)單位管理材料的收集工作，將一些重要的有極大利用價值的檔案材料第一時間進行收集歸檔，并及時的提供給企業(yè)的科研部門，讓其能夠從這些檔案材料中提煉出有價值的信息，幫助企業(yè)研究和開發(fā)更好的產品，為促進企業(yè)經濟效益的提升作出貢獻。企業(yè)檔案管理部門必須要站在整個企業(yè)的角度出發(fā)做好檔案材料收集工作。

（三）企業(yè)內部部門相互合作

企業(yè)檔案部門應該努力加強和企業(yè)內部其他部門之間的溝通和交流，形成齊抓共管的局面，從而保證各種檔案材料能夠第一時間的受到科學的管理。檔案管理部門要結合企業(yè)發(fā)展的實際情況以及自身特點，采取有針對性的合理的管理方法，積極和工商、稅務等部門合作，將企業(yè)檔案管理工作納入到行業(yè)檢查范圍進行實時的監(jiān)督，會同其他部門共同做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對檔案流向、檔案管理等具體情況及時的進行指導和管理。

（四）組建高素質的檔案管理隊伍

企業(yè)要把檔案管理工作納入到企業(yè)的年度工作計劃中，積極組建高素質的檔案管理人才隊伍，選擇思想認識高、專業(yè)水平高、檔案管理經驗豐富的員工擔任檔案管理工作，同時要確保檔案管理人員的穩(wěn)定性。此外，企業(yè)還應該積極的開展檔案管理知識培訓教育課程，組織檔案管理人員外出學習交流，提升他們的業(yè)務水平和理論素質，增強他們的檔案管理能力。

（五）開發(fā)多種檔案管理服務

作為一項服務型的工作，檔案管理工作的服務應該是多樣化綜合性的，檔案管理人員必須要對企業(yè)各個部門對檔案服務的需求有充足的了解，主動的去搜集檔案信息和其他編研材料，同時有針對性的開發(fā)一些檔案服務，為企業(yè)各項生產經營活動服務，擴大檔案工作的影響力，提升企業(yè)職工對檔案材料服務功能的認識。

[1]王宏.淺談企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢[J].辦公室業(yè)務.2011(11):P51.

[2]沈偉.企業(yè)檔案管理模式的分析與選擇[J].湖北檔案.2012(05):P36.