山東省地震局下屬臺站固定資產管理研究

(山東省地震局泰安基準地震臺山東泰安271000聊城大學山東聊城252000山東省地震局發展與財務處山東濟南250014)

山東省地震局下屬臺站共26個，臺站現有固定資產大部分由省局統一政府采購，隨即辦理相關調撥手續，少數資產為臺站自購資產，所有資產均需雙方在固定資產明細賬中登記。對于臺站報廢資產，經省局批準后，省要與臺站同時核減資產，以保證臺站資產賬面價值與省局資產管理信息系統中臺站資產數額一致。目前的管理方式在理論上較為有效，但在實際操作過程中卻出現了很多問題。本文將以調撥資產為例，對資產管理實際應用過程中出現的問題進行闡述。

一、省局向下屬臺站調撥資產過程中存在的問題

(一)臺站上報政府采購計劃與實際采購商品不符

山東省地震局下屬各臺站每季度上報一次政府采購計劃，經省局財務聯席會通過后，由省局發展與財務處統一進行政府采購，然而現實中卻存在省局采購資產與臺站上報采購計劃不一致的現象。雖然這種采購計劃變更在絕大部分情況下并無大礙，但不排除部分特殊資產更改配置或型號后無法達到臺站要求的水平，很可能對正常工作產生影響。

(二)入庫單填寫重復

由于采購資產時，發票與實物到達時間不一致，省局發展與財務處入庫時，在貨物到達時或發票到達時填寫入庫單。當集中采購資產較多時，很容易出現重復填寫入庫單的情況。

(三)調撥單填寫不規范

省局集中采購的資產在向下屬臺站調撥時，必須填寫規范的調撥單。調撥單中包含資產名稱、規格型號、價值、調入單位、經辦人、制單人和分管領導簽字等信息。然而，日常工作中卻存在很多問題，例如未填寫調撥日期，將不利于查找、核對資產；未填寫資產價值，使得調入單位無法入賬；未填寫資產領用人，使得資產管理責任無法追究；未填寫資產規格、型號，容易造成同類資產不同型號之間的混淆。

(四)調撥單管理方式不到位

當資產領用人領取資產時，省局一般將向領用人提供調撥單，作為調入單位增加固定資產的憑據。然而，省局目前普遍采用的方法為在資產領用時只簽字并辦理相關手續，領取資產但不提供調撥單；待年底決算時再統一由發展與財務處將一年的調撥單交至各臺站。這種做法存在較多不足：（1）資產實際調撥時，省局已將資產轉移至臺站管理，而臺站因未收到調撥單而并未記入固定資產賬，導致省局與臺站資產賬不符。（2）省局年底一次性統計調撥單的做法，由于年終工作量較大，容易造成單據的缺失。若調入臺站對本單位全年資產實物增加的情況不了解，僅憑省局提供的調撥單入賬，可能造成國有資產的流失。

(五)領用人資產管理意識不強

資產領用人從省局領取資產和調撥單時，未及時將調撥單交至調入臺站財務室入賬。一段時間之后，調撥單一旦丟失，將造成省局與臺站賬不符的情況。即資產領用人未能意識到原始單據對于財務工作的重要性。

(六)資產領用后變更使用單位而未向省局備案

資產與調撥單一并在調入臺站入賬后的使用過程中，可能發生資產實物再次轉移至其他臺站使用的情況，但賬目仍在原始調入臺站處管理，造成了賬實不符。出現這種情況后，應及時向省局備案，省局將資產調至實際使用單位，同時調整初始調入單位的資產賬，以此保證固定資產的賬實相符。

(七)達到報廢年限的資產未及時清理

當臺站資產達到報廢年限時，臺站未及時上報省局申請報廢，而是待報廢資產達到一定數額時一并報告申請報廢。此種做法一方面由于申請報廢金額過大，省局需更高級主管部門審批，歷經時間過長；另一方面由于資產實際報廢時未進行報批，待日后報批時可能已發生資產丟失，從而無法考證。

二、省局向下屬臺站調撥資產流轉環節的管理措施

(一)上報政府采購計劃

臺站在每季度上報政府采購時，應及時與省局發展與財務處溝通，將單位需求向上級主管部門詳細說明，避免發生資源的浪費。上報時需要注明使用需求、使用條件、使用日期等。如有需要，臺站還應時時聯系省局以咨詢采購情況。

(二)購買入庫

根據中國地震局2013年3月份召開的資產管理培訓班要求，此次培訓之后將由網頁版資產管理信息系統取代原單機版。新資產管理軟件可實現聯機管理，各級主管部門可隨時登陸系統查看下屬單位資產管理情況，便于各項業務工作的開展，既提高工作效率，又有利于監督和控制。在新資產管理信息系統下，應在資產購買后第一時間錄入卡片，并核對實物是否與采購計劃相符。原則上應要求所購買資產的發票與貨物同時到達，但在實際工作中可能難以實現，但均應在實物到達時入庫，并在購入時統一存放于局物資倉庫。應打印所有新增卡片作為入庫單存檔，并要求經辦人在新增卡片上簽字。具體操作為登陸系統后，選擇“配置管理”選項下的“資產卡片新建”，統一存放于局物資倉庫。

(三)調撥登記

在局物資倉庫對購入資產進行入庫處理后，應在臺站領用資產的第一時間及時辦理相關調撥手續，而非增加年底的工作量。具體操作為登陸系統后，選擇“使用管理”選項下的“資產領用”，填寫資產領用單并打印一式兩份。其中一份留存發展與財務處備查，需要注意的是，該領用單需資產領用人簽字，若資產領用人與資產使用人非同一人的情況，應務必填寫領用人代使用人簽字的說明；另一份作為調入單位入庫的依據。在年底統計時，局物資倉庫中留存的資產就屬于庫存資產，即尚未辦理調撥的資產。這一操作過程中的單據均采用電腦打印，僅需當事人親筆簽字后生效，既節約成本，又提高效率。

(四)資產流轉至其他單位

資產在調入單位使用過程中，如發生資產轉移至其他單位的情況，應及時向省局發展與財務處備案，申請將資產從本單位轉移至對方單位。具體操作為登陸系統后，選擇“使用管理”選項下的“資產信息變動”，變更使用和管理部門。由發展與財務處出具資產信息變動表一式三份，其中一份由發展與財務處留存；一份作為原資產使用單位調出資產的憑據，進行資產的核減；一份作為二次接收單位的入庫憑據，據以增加固定資產。還可考慮由各下屬臺站每月盤點本單位固定資產實物，并與發展與財務處核對賬目，以保證年底決算數據的準確、完整。

(五)報廢

應將達報廢年限的資產及時向省局打報告申請報廢，經省局批準后，發展與財務處需在資產管理信息系統中進行報廢處理，資產使用單位收到報廢批復后從財務賬面中核減資產，并同時通過正規渠道將報廢固定資產變賣，防止公共財產私人使用的情況發生。相關資產處置收入應上繳省局財務室，一并通知發展與財務處備案。

(六)年底對賬

一方面，發展與財務處應與下屬臺站核對資產。每年年底，省局發展與財務處應將調至每個臺站的調撥單單獨進行統計，并與下屬單位本年度自購資產數額相加，該總和應與調入臺站入賬資產一致。另一方面，發展與財務處應與省局財務室核對資產。省局財務室應以發展與財務處開具的入庫單為準入賬，如有屬于固定資產而發展與財務處尚未開具入庫單的情況，應提醒其開具入庫單。年底發展與財務處應將臺站自購資產入庫，同時將入庫單交給省局財務室一并入賬，從而保證省局資產管理信息系統中固定資產總額與財務室固定資產賬面余額相同。

(七)配備資產專管員

固定資產管理工作較為繁雜，發展與財務處應設置固定的資產專管員，此舉既有利于每年工作的開展，又有利于積累經驗、發現問題，從而改進工作。

三、結束語

2012年4月1日頒布的新《事業單位財務規則》明確規定：固定資產指使用期限超過一年，單位價值在1 000元以上，其中專用設備單位價值在1 500元以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖未達到規定標準，但是耐用時間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產管理。2013年頒布的新《事業單位會計制度》中明確規定，應對固定資產進行重新分類。達不到新制度中固定資產確認標準的資產，余額轉入“存貨”科目，并相應結轉“固定基金”科目；符合新制度中固定資產確認標準的資產，余額轉入“固定資產”科目。對執行新制度前形成的固定資產，除新舊轉賬時轉入“存貨”的固定資產外，在2013年度應全面核查其原價、已使用年限、尚可使用年限等，于2013年12月31日補提折舊；執行新制度后形成的固定資產，應按照新制度的規定按月計提折舊。

相關制度的出臺表明事業單位資產管理正逐步向企業化管理轉變，僅依靠事業單位財務部門進行管理是不夠的。為提高事業單位固定資產的管理，首先，應提高事業單位領導和管理者的認識，加強對固定資產重要性的了解，建立本單位的固定資產管理模式，并建立健全資產清查制度和固定資產管理問責制。其次，認真落實國家的法律法規，實現資產信息化管理。再次，加強對會計人員的業務培訓和學習，嚴格監管，對造成國有資產損失或流失的人員應嚴格處理，從多方面確保行政事業單位固定資產的安全和完整。X