農(nóng)民培訓(xùn)工作檔案的建立與功能
——以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

杜慧玲

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)院,陜西 楊凌 712100)

農(nóng)民培訓(xùn)工作檔案的建立與功能
——以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

杜慧玲

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)院,陜西 楊凌 712100)

隨著我國(guó)“城鎮(zhèn)化”進(jìn)程的進(jìn)一步推進(jìn)和黨中央對(duì)三農(nóng)問(wèn)題的高度關(guān)注，省級(jí)部門對(duì)農(nóng)民培訓(xùn)的力度愈來(lái)愈大，并呈現(xiàn)出良好的勢(shì)頭，成為新農(nóng)村和城鎮(zhèn)化建設(shè)的重要抓手。因此，將農(nóng)民培訓(xùn)工作中的原始文件資料進(jìn)行整理、加工、歸檔，進(jìn)而開發(fā)和使用，對(duì)于進(jìn)一步搞好新時(shí)期農(nóng)民培訓(xùn)工作，推進(jìn)農(nóng)村成鎮(zhèn)化建設(shè)具有十分重要的意義。

農(nóng)民培訓(xùn);檔案;使用

一、農(nóng)民培訓(xùn)工作建檔的緣由

隨著我國(guó)改革開放的進(jìn)一步推進(jìn)和黨中央對(duì)三農(nóng)問(wèn)題的高度關(guān)注，省級(jí)部門對(duì)農(nóng)民培訓(xùn)的力度愈來(lái)愈大，并呈現(xiàn)出良好的勢(shì)頭，成為新農(nóng)村建設(shè)和城鎮(zhèn)化建設(shè)的重要抓手。

幾年來(lái)，筆者通過(guò)參與楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院對(duì)農(nóng)民的培訓(xùn)工作，深深感到農(nóng)民培訓(xùn)工作內(nèi)容豐富、涉及面廣，可圈可點(diǎn)的東西太多了。但是，有一點(diǎn)就是文件資料相當(dāng)豐富，需要及時(shí)整理、歸檔的工作量大。他們是搞好農(nóng)民培訓(xùn)工作重要的寶貴資料。這幾年農(nóng)民培訓(xùn)工作之所以成功、順利，很重要的一個(gè)方面就是對(duì)培訓(xùn)資料文件進(jìn)行建檔、管理和利用。就是及時(shí)對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案文件進(jìn)行收錄、建檔、管理、利用。

二、農(nóng)民培訓(xùn)檔案建檔的基本內(nèi)容

實(shí)踐中我們認(rèn)識(shí)到，農(nóng)民培訓(xùn)檔案的建立，應(yīng)該是伴隨培訓(xùn)的全過(guò)程，這樣，可以為今后農(nóng)民及培訓(xùn)工作的開展和檔案利用打下良好的基礎(chǔ)。由于建立農(nóng)民培訓(xùn)檔案的內(nèi)容范圍涉及全省有關(guān)市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，農(nóng)村群眾參加不同的培訓(xùn)專題，所以，在檔案建立(設(shè))方面和側(cè)重點(diǎn)也就有所不同，建檔時(shí)，主要從以下幾方面著手。近兩年來(lái)，已建檔的數(shù)量和類型見(jiàn)(見(jiàn)表1)。

(一)建立培訓(xùn)管理資料檔案

培訓(xùn)管理資料包括國(guó)家有關(guān)部委、省級(jí)有關(guān)廳局關(guān)于農(nóng)民培訓(xùn)的文件、培訓(xùn)承辦單位、培訓(xùn)實(shí)施方案、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)形式、考核方式、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。

(二)建立師資隊(duì)伍檔案

培訓(xùn)師資強(qiáng)弱是培訓(xùn)質(zhì)量高低的關(guān)鍵所在。因此，我們?cè)谂嘤?xùn)前，依據(jù)有關(guān)文件要求和培訓(xùn)專業(yè)需要，依托楊凌職院悠久的辦學(xué)歷史、先進(jìn)的教學(xué)設(shè)施、強(qiáng)大的師資陣容，選拔相關(guān)專業(yè)既有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)、又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、特別是有培訓(xùn)工作、農(nóng)村工作經(jīng)驗(yàn)的老師擔(dān)任培訓(xùn)教師。將其基本資料信息包括姓名、專業(yè)、研究方向。培訓(xùn)經(jīng)歷、培訓(xùn)手段、聯(lián)系方式等輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，建立培訓(xùn)教師隊(duì)伍庫(kù)，經(jīng)過(guò)多次培訓(xùn)，不斷選拔、充實(shí)、淘汰、更新庫(kù)內(nèi)人員。

(三)建立培訓(xùn)教材、講義檔案

培訓(xùn)教材檔案包括紙質(zhì)、電子版講義、幻燈片、PPT等形式以及與課程相關(guān)的其他資料，如案例、討論、表格等；其中既有正式出版的教材，又有根據(jù)培訓(xùn)要求專門編寫的講義、大綱等，這些教材、教案(講義)在培訓(xùn)前必須到位，由有關(guān)工作人員按照要求購(gòu)買、檢查、打印、制作等，在培訓(xùn)班開班之前，發(fā)給參加培訓(xùn)的學(xué)員。留作檔案的教材、講義單獨(dú)裝訂，作為培訓(xùn)檔案的一部分。

(四)建立培訓(xùn)對(duì)象檔案

能否按照文件要求確定合適的、具有代表性和帶動(dòng)型的培訓(xùn)對(duì)象，同樣關(guān)系培訓(xùn)的質(zhì)量和效果，關(guān)系人力資源開發(fā)的成敗。在培訓(xùn)工作的實(shí)踐中，從參訓(xùn)人員的身份界定、要求、他們的基本信息、培訓(xùn)意愿、希望達(dá)到的目的，到參訓(xùn)人員的回執(zhí)、報(bào)到表、培訓(xùn)上課考勤表、培訓(xùn)班理論和實(shí)踐考查考試成績(jī)、外出調(diào)研調(diào)查、實(shí)習(xí)報(bào)告、創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書、考試試卷等，都隸屬于培訓(xùn)檔案的范圍。在整個(gè)培訓(xùn)期間，隨著培訓(xùn)進(jìn)程隨時(shí)整理，隨時(shí)歸檔。

(五)建立特殊培訓(xùn)項(xiàng)目培訓(xùn)檔案

國(guó)家針對(duì)農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)的一系列不同項(xiàng)目培訓(xùn)，如陽(yáng)光工程培訓(xùn)，該項(xiàng)目由政府的農(nóng)業(yè)和財(cái)政部門共同組織實(shí)施，它涉及面寬，范圍廣、影響大，對(duì)這項(xiàng)工作的建檔要按照省部的統(tǒng)一要求，統(tǒng)一格式、統(tǒng)一時(shí)段進(jìn)行，在這個(gè)前提下，建立起的檔案規(guī)范有序，實(shí)事求是，經(jīng)得起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查和時(shí)間的考驗(yàn)以及檔案記載和培訓(xùn)對(duì)象事實(shí)反饋的一致性。

(六)建立工作檔案

培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行培訓(xùn)效果評(píng)估，要對(duì)本次培訓(xùn)課程進(jìn)行總結(jié)，學(xué)員的反饋、培訓(xùn)工作存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施等。學(xué)員滿意度調(diào)查、征求培訓(xùn)教師意見(jiàn)、征集建議、反饋本次培訓(xùn)結(jié)果、學(xué)員提交的評(píng)估資料整理歸檔等。

(七)紙質(zhì)檔案和電子檔案兼容

隨著網(wǎng)絡(luò)全面進(jìn)入到辦公領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很多已被電子檔案取代。但是，紙質(zhì)和電子檔案也有各自的優(yōu)點(diǎn)和局限性。因此，在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐的過(guò)程中，一般采用二者兼容的形式，發(fā)揮不同形式的特長(zhǎng)，起到相互補(bǔ)充的作用。

表1 2010-2013年農(nóng)民培訓(xùn)檔案的建立情況

三、農(nóng)民培訓(xùn)檔案的管理工作

(1)編輯裝訂成冊(cè)，使之整齊劃一。將以上應(yīng)該分類的檔案歸類整理，按順序裝訂成冊(cè)，編上頁(yè)碼、目錄、做上封面，整齊劃一，以后培訓(xùn)時(shí)，需要參考哪類哪份檔案、數(shù)據(jù)，即可按照分類便捷地檢索利用。

(2)編目制作標(biāo)簽，使用專柜存放。裝訂成冊(cè)的檔案按時(shí)間或者培訓(xùn)項(xiàng)目分類，編目后貼上標(biāo)簽、專柜存放，并由專人管理。

(3)指派專人管理，工作相對(duì)固定。承擔(dān)培訓(xùn)檔案管理的人員一旦工作調(diào)動(dòng)或調(diào)換，則須向繼任交接清楚，這樣可使整個(gè)工作銜接起來(lái)，不致于因換人而中斷。

(4)需要使用檔案，辦理借閱手續(xù)。整理、編輯、編目成冊(cè)進(jìn)入文書檔案室的培訓(xùn)檔案和其他檔案一樣，目的是為了今后的利用。在管理過(guò)程中，需要使用檔案時(shí)，按一定的要求須完備借閱手續(xù)，用后立即歸還。

四、農(nóng)民培訓(xùn)檔案的基本功能

通過(guò)近幾年來(lái)農(nóng)民培訓(xùn)檔案的建立管理等工作，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)院逐步摸索出一套為農(nóng)村勞動(dòng)力培訓(xùn)服務(wù)的方式方法。

(1)明確對(duì)培訓(xùn)檔案建立的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)建檔的自覺(jué)性。幾年的學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐大大增強(qiáng)了筆者對(duì)檔案工作、特別是對(duì)農(nóng)民培訓(xùn)檔案建立、管理和使用工作的認(rèn)識(shí)，從而堅(jiān)定信念，更好地服務(wù)于三農(nóng)工作。

(2)建檔的重要目的之一是為了使用。近年來(lái)，我們?cè)谂嘤?xùn)工作中，不斷總結(jié)、完善、使用檔案，據(jù)統(tǒng)計(jì)，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院整理的培訓(xùn)檔案平均利用率大約在73%左右，2010—2013年三年間培訓(xùn)檔案的利用情況見(jiàn)(見(jiàn)表2)。

從表2可以看出，三年來(lái)培訓(xùn)檔案整體利用率為72%，個(gè)別方面的資料利用率或高或低，是根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行檢索利用的。表中所涉及的利用率也就是說(shuō)表中的使用情況數(shù)據(jù)是剔除重復(fù)借閱情況的真實(shí)資料冊(cè)數(shù)，而不是使用的資料冊(cè)次。

表2 2010-2012年農(nóng)民培訓(xùn)檔案的利用情況

(3)培訓(xùn)檔案可以為部門和個(gè)人年度工作考核提供重要依據(jù)。檔案是工作的積累或者說(shuō)是記錄，隨時(shí)可以用到。如平時(shí)上級(jí)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等類似情況需要的有關(guān)數(shù)據(jù)，就是來(lái)源于檔案；同時(shí)，個(gè)人的工作量(成績(jī))也可以通過(guò)檔案體現(xiàn)出來(lái)。

(4)培訓(xùn)檔案為農(nóng)民服務(wù)，用建檔改變農(nóng)民的無(wú)序習(xí)慣。以往的培訓(xùn)，很多農(nóng)民沒(méi)有很好的自我約束習(xí)慣，以自己家庭工作為中心，想來(lái)即來(lái)，想走即走。上課培訓(xùn)也是這樣，堅(jiān)持不下來(lái)，對(duì)完成培訓(xùn)任務(wù)、提高培訓(xùn)質(zhì)量影響較大。建立培訓(xùn)檔案如報(bào)到冊(cè)、考勤表、點(diǎn)名制度以及培訓(xùn)回執(zhí)(即培訓(xùn)結(jié)業(yè)后向推薦單位反饋培訓(xùn)對(duì)象的培訓(xùn)情況)后，這種現(xiàn)象迅速改觀。

(5)通過(guò)培訓(xùn)檔案，迅速找到適合培訓(xùn)主題的培訓(xùn)教師。近來(lái)來(lái)，培訓(xùn)任務(wù)繁重，涉及面較廣。由于建立了系統(tǒng)的培訓(xùn)師資數(shù)據(jù)庫(kù)，大大節(jié)約了尋找培訓(xùn)教師的時(shí)間，一旦新的培訓(xùn)任務(wù)下達(dá)后，即可直接從師資隊(duì)伍數(shù)據(jù)庫(kù)里確定合適的培訓(xùn)師擔(dān)任相關(guān)的培訓(xùn)，方便快捷。

(6)在工作中不斷提高、完善建檔和管理水平。在近幾年的培訓(xùn)工作實(shí)踐中，筆者一直注重建檔和管理水平的提高，除了學(xué)習(xí)他人和其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)之外，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)院對(duì)從事檔案工作的人員予以相對(duì)固定，參加有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多方面提高其業(yè)務(wù)水平，以便更好地做好這項(xiàng)工作。

[1] 楊云媛，黃春杰，楊國(guó)華.淺析加強(qiáng)農(nóng)民教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化[J].天津農(nóng)林科技，2012(4)：37-38.

[2] 白雪香.農(nóng)民工培訓(xùn)檔案管理問(wèn)題探討[J].吉林農(nóng)業(yè)，2012(9)：17.

[責(zé)任編輯、校對(duì)：東艷]

Establishment&FunctionofFarmerTrainingFiles

DUHui-ling

(Continuing Education and Training College,Yangling Vocational and Technical College,Yangling 712100,China)

With the further urbanization in China,the central government has given more concerns about agriculture,farmer and rural area. Provincial government has also strengthened trainings for farmers,which presents good situation and becomes necessary and importance of new rural construction and urban development. Therefore,it is very important to sort out,process,file,develop the original archives so as to use them conveniently for training farmers in a new age and enhancing rural modernization development.

farmer training; file; use

2013-05-17

杜慧玲(1972-)，女，陜西銅川人，經(jīng)濟(jì)師，從事檔案工作管理研究。

G472.4

A

1008-9233(2013)04-0061-03