巧用職位說明書，防范用工風險

某物業公司人資部經理劉某剛上任就接到報告，新招聘來的一名門衛張某，因為血液黏稠，在崗期間總是迷糊、瞌睡，有時還有視物不清的現象，用工部門認為其不勝任門衛工作，要求予以辭退。因為該員工還在試用期，劉經理認為，張某被證明了不符合物業公司《員工守則》當中聘用員工“身體健康狀況需符合崗位勞動強度要求”的通用條款，依據《勞動合同法》第39條之規定，隨即通知張某辦理離職手續。但張某卻提出異議，認為自己身體健康狀況符合崗位勞動強度要求，拒絕辦理離職手續。

劉經理查閱了公司內部管理文件，查找有關門衛崗位的身體健康詳細標準，但由于公司人員眾多，崗位名稱十分繁雜，各崗位的身體健康標準并沒有作為勞動規章制度寫入《員工守則》，只是作為人力資源部招聘員工時內部掌握的參考文件。劉經理因為缺乏執行依據，無法辭退張某。為了避免類似問題再次發生，劉經理開始著手規范《職位說明書》管理工作。

職位說明書的內容，可依據崗位工作分析的目標加以調整，內容可繁可簡。就規避勞動法律風險而言，以下方面內容必不可少。

崗位標識

1.內容說明

崗位標識也稱為崗位基本信息。主要包括職位信息和員工信息兩部分，前者包括崗位名稱、崗位編號、所屬部門、直接上級等；后者包括員工姓名、性別、身份證號、職等職級等。崗位標識信息應與《勞動合同》約定一致，《勞動合同》有編號的，可以在職位說明書上注明，使職位說明書與《勞動合同》形成關聯，互為補充（如表1）。

2.涉及的法律風險

職位說明書的主要功能是《勞動合同》和勞動規章制度內容的延伸或補充，一般而言，并不是孤立地作為員工規范文件。只有與《勞動合同》和勞動規章制度互相印證的信息，才能加強各自的規范效力，而在勞動糾紛中，則具有更強的證據效力。否則只能達到相反的證明效果。

崗位標識是職位說明書與《勞動合同》、規章制度關聯的基礎和關鍵部分，職位說明書的崗位標識一定要與其他規范性文件形成明確且唯一的對應關系。這樣才能相互印證，互相補充。

工時安排

1.內容說明

工時安排主要是明確工作起止時間。對實行標準工時工作制的崗位，確定工作起止時間較為簡單。但如果不同崗位，以及同一崗位的不同員工工作起止時間有不同的安排，必須逐一予以明確規定。對實行綜合計算工時工作制和不定時工作制的崗位職工，如交通、鐵路、郵電、水運、航空、漁業等行業中因工作性質特殊，需連續作業的職工，有的無法提前預測工作起止時間，則可在職位說明書上約定：以上崗簽到、交接班簽字時間作為工作起止時間（如表2）。

當然，休息日也可以是周一到周日的任意兩天。休息日工作的，安排補休后可以不支付加班費。

2.涉及的法律風險

用人單位應該依據法律規定做好工時安排。確定工作起止時間，是判斷員工是否正常出勤、是否存在加班以及追究工作時間內勞動紀律責任等的基礎。工時安排不明確，發生法律糾紛時，一般都由單位承擔不利后果。

當前我國的標準工時工作制是實行勞動者每日工作時間不超過8小時、平均每周工作時間不超過40小時的工時制度。實行綜合計算工時工作制和不定時工作制的崗位，需要省級勞動行政部門審批。此時，參照標準工時工作制進行核算，保證勞動者每工作8小時就有16小時的休息時間。如火車司機工作16小時后，應休息32小時。

需要注意的是，實行標準工時工作制，每天工作8小時是上限。有的單位體恤員工，上下午都允許員工提前半小時下班，并將這個做法體現在工時安排上。此時，勞動者只在工時安排規定的時間內對單位有勞動義務。一旦單位在超出書面規定的工作時間安排工作，即便是在8小時以內，也會被認定為是加班時間。

任職資格

1.內容說明

在新聘用員工時，任職資格也叫錄用條件。根據任職資格要求的不同特性分析，可以把任職資格分為顯性、半顯性和隱性三類。顯性的任職資格包括年齡、身體條件、受教育程度、工作經驗和職業資格等能直觀表現的方面；半顯性的任職資格包括專業知識、專業技能等可以間接表現的方面；隱性任職資格則包含了各種技能、能力的水平和個性特征等通過員工行為表現的方面。對于不同層級、不同專業領域的人來說，在這三類任職資格方面要求的重點也是不同的。

2.涉及的法律風險

任職資格設定的合理性和合法性對試用期勞動合同的處理會產生很大的影響。用人單位與勞動者簽訂《勞動合同》后，用工成本即已確定，而勞動效率則需在勞動過程中方可預測。因此在試用期確定能否繼續聘用是提高用工效率的有效手段。而試用期內也不得任意解除勞動合同，根據《勞動合同法》之規定，勞動者需具有該法第39條和第40條第1、2項之情形，用人單位方可解除勞動合同。由于試用期較短，最常見的解除勞動合同的事由一般是第39條第1項“在試用期間被證明不符合錄用條件的”。同時，根據《勞動合同法》第26條第1項，在錄用、任職時不具備相應條件，以欺詐手段、采用虛假證明材料騙取用人單位簽訂勞動合同的，可以認定勞動合同無效或部分無效。要適用上述法律在試用期解除《勞動合同》，或認定《勞動合同》無效，單位需舉證錄用或任職的條件和標準明確并已向勞動者明示，仲裁、司法機關才會予以采信。因此，錄用或任職的條件和標準納入職位說明書確屬必要。

就任職資格的合法性而言，任職資格不得違反《就業促進法》的規定。勞動者就業，不因民族、種族、性別、宗教信仰等不同而受歧視；婦女享有與男子同等的勞動權利；用人單位招用員工，不得歧視殘疾人，不得以傳染病病原體攜帶者為由拒絕錄用。如果違反上述規定，任職資格就會因不合法而無效。

職責任務

1.內容說明

職責任務由相互聯系的兩方面內容構成：一是崗位職責，即該職位所要承擔工作任務。二是業績衡量標準：即用哪些指標以及標準來衡量每一項工作任務的完成情況。科學的做法是一項工作職責對應一個業績衡量標準（如表3）。

2.涉及的法律風險

依據《勞動合同法》第40條規定，勞動者不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位，仍不能勝任工作的，用人單位提前三十日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資后，可以解除勞動合同。而能否勝任工作，則需依據工作職責結合、業績衡量標準進行考核。缺乏其中一項，都無法單獨證明勞動者能否勝任工作；二者未一一對應或形成關聯，也會導致考核結果缺乏有力支撐，難以使人信服。

操作規范

1.內容說明

操作規范指為保證本部門的生產、工作能夠安全、穩定、有效運轉而制定的，相關人員在操作設備或辦理業務時必須遵循的程序或步驟。對于涉及廉潔自律的事項，也應該予以明示。

操作規范是由于崗位的特殊性，針對某一崗位所作的特別要求。由于只對某些特定崗位進行規范管理，不宜將針對這些崗位的特別規定寫入具有普適性的規章制度，這部分內容可選擇在崗位說明書中明示（如表4）。

2.涉及的法律風險

操作規范對于容易發生違規操作和工傷事故的崗位尤其重要。對于涉及生命安全、危險性較大的鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道等特種設備操作；電工作業、焊接與熱切割作業、高處作業、制冷與空調作業、煤礦安全作業等特種作業，具有行業規范，應依據行業規范執行。企業要為員工設定規范的操作程序、步驟和手段，員工應按規操作，以保障安全運行，避免工傷事故發生。

勞動規章名錄

1.內容說明

勞動規章名錄，是以目錄形式將該崗位需遵守的勞動規章制度逐一列出，向員工明示規章制度內容的一種可選擇方式。是否將勞動規章制度名錄列入職位說明書中，可視企業勞動規章制度的運行實際情況而定（如表5）。

2.涉及的法律風險

在職位說明書中列出勞動規章制度名錄的必要性在于：①規章制度需經明示，對員工才有約束力。在職位說明書中列明規章制度名錄是規章制度的一種明示方式和途徑，便于員工查詢和學習。②職位說明書與勞動規章制度形成關聯，增強各自的規范效力。③規章制度規定了勞動者的行為規范，是職位說明書的構成部分。

薪酬構成

1.內容說明

薪酬待遇由《勞動合同》約定，并依其執行。但具體到薪酬發放時，一般會根據管理需要，設置個性化的薪酬項目。各薪酬項目的發放依據和標準如何確定、與《勞動合同》約定的薪酬待遇是何關系，應當對勞動者進行說明。哪部分是《勞動合同》上規定的數額（固定項），哪部分是在薪酬管理辦法中規定的數額（變動項），應當予以注明（如表6）。

2.涉及的法律風險

薪酬待遇中發放和管理的規范可以在薪酬管理辦法中予以規定，但當公司涉及的崗位和人數較多時，各崗位薪酬項目具體的數據標準，規章制度難以做出具體規定。因此，各崗位各員工的每個薪酬項目的數據標準就需要在職位說明書上明示，否則勞動者可能就薪酬標準和實際所得產生異議。尤其是加班費、解除勞動合同經濟補償金的計算基數如何確定，是爭議的多發地帶，不但在薪酬管理辦法中要規定清楚，也需要在職位說明書中做出明確。

填寫和管理要求

1.語言描述

基于規范崗位管理、防范法律風險，在管理中作為權利義務說明書、在法律糾紛發生時作為重要證據的職位說明書，有更加嚴格的設計要求和填寫規范。要將日常的工作內容通過書面化的語言描述出來，努力采用科學、規范、準確的職位說明書的描述方法和要求。

以職責任務為例，職責是對崗位所需要完成的工作的概括性描述；任務是對職責的細分，能比較具體地直接用來指導行動的職責。首先要匯總出該崗位的所有職責，把這些職責進行業務輕重或者是時間長短的分門別類，然后對各個類別再進行二次分解，把該崗位的內容分解到能夠清晰闡述一個事件甚至是一個具體的動作。在這個過程中關鍵是要先了解所有的業務，以及業務的具體情況，然后再進行分解。對應職責任務，業務衡量標準是對每一項工作任務應該達到的程度的具體要求，主要從“時間、數量、質量”等方面來闡述。

2.簽收聲明

用人單位制訂職位說明書后，應由員工簽收，員工和用人單位分別留存。為了增強職位說明書規范性內容的約束力，在員工簽收職位說明書時，應要求員工做出“本人已知悉并同意職位說明書全部說明事項，自愿受職位說明書規范內容的約束。”之類的聲明。未經勞動者簽收并做出聲明，不能表明已與勞動者就其內容達成合意，職位說明書只是用人單位的單方意見表示。這樣，職位說明書防范法律風險的功能就大打折扣了。

為了增強職位說明書的法律效力，在簽訂《勞動合同》時，可將職位說明書作為勞動合同的附件。

3.動態變更

企業隨著經營環境變化和自身發展，其戰略、工作業務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位的工作內容，以及崗位的任職規范也會隨之發生變化，企業組織系統內經常會出現有些崗位不能適應公司發展，而對該崗位合并、刪減甚至新增崗位，以及對這些崗位管理進行內在調整的情況。對于這些情況都應該迅速反映到崗位工作說明書中，以便與職位管理的實際狀況保持同步。只有與實際管理行為一致的規范性內容，才更易獲得仲裁、司法機關的采信。