如何做好員工離職面談

摘要：員工離職面談不用企業額外付出報酬，卻常常能收到許多意想不到的效果。基于此，從員工離職性質出發歸納主動離職和被動離職談話的內容，闡述離職談話的一般過程及注意事項，以期為企業挽留人才或避免給企業帶來不良影響提供借鑒。

關鍵詞：離職面談；面談內容；面談流程

中圖分類號：F272.92 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8772（2013）01-0087-03一、離職面談的作用

員工離職是指員工與受雇組織終止雇傭關系的過程，按員工離開組織的意愿可將其分為員工主動離職和被動離職，主動離職包括員工辭職的所有形式，被動離職則包括辭退和集體性裁員。員工離職面談是指員工準備離職或者已經離職后即將離開公司時，企業和員工之間的溝通談話，是國際上比較流行的一種做法，是管理人本主義的一種體現；也是企業人力資源管理部門的一項最要職責。不用企業額外付出報酬，卻能收到許多意想不到的效果。

有效的離職面談是一種潤滑劑，可以消除敵意和誤會，挽留人才，預防不利行為。與即將離職的員工進行坦誠的溝通、交談，可以消除彼此的誤解，融洽雙方的關系，起到挽留核心員工的作用。而對于企業不想留用的員工，通過離職談pzoOxUBVRrztepXySZNfQQ==話能有效緩解員工的緊張情緒，讓員工將不滿意發泄出來，減少他們與管理人員的對抗和沖突，避免給企業帶來不良影響。

有效的離職面談是一面鏡子，可以發現制度問題，改善企業管理，調整招聘行為。人之將走，其言也真。通過面談可以得到離職員工的意見回饋，了解企業存在的問題，明了管理的得失，利于企業的下一步改進；另外，企業可以通過離職面談總結離職群體的特征，發現這個群體與企業不融合的原因，在以后的招聘過程中，就可以較快剔除不適合本公司的求職者。

有效的離職面談是一張進度表，可以提升公司形象，增加員工信心，給公司帶來長遠利益。通過離職面談可以傳達出企業重視人才及其意見的訊息，樹立以人為本的形象，對外可提升公司形象，對內能增強在職員工對企業的信任感。另外，通過離職面談，可以向員工發出友善信號，使其認識到彼此仍是朋友。與其保持良好的關系，還可能為企業帶來很多長遠的利益，如新客戶和市場機會、人才推薦機會，甚至優秀的員工回流到公司繼續效力等。

二、離職面談的內容

由于主動離職和被動離職在性質上有很大的不同，所以從企業角度開展的離職面談的側重點也要有所不同。

主動離職面談至少應包含如下內容：請員工談談個人做出離職決定的原因和想法，對個人發展的考慮和設想；了解員工對公司、主管和同事的評價，進一步確認離職的真實原因；談談企業對于員工離職的看法，同意還是進一步挽留，如果員工有愿意留下的條件，企業可以在其可承受的范圍內給予，如果不能，則向員工予以解釋、說明，員工仍不能留下的，企業應同意其辭職；善意提醒其應注意到的違約責任、附屬協議和禁止條款；提供員工在職期間的職業生涯總結、評定信息，根據自身經驗對其順利適應新的工作提供指導和建議；關注員工的離職反應，并向員工表明人力資源部門的下一步工作推動和希望員工予以配合的事情；就員工本人關系的問題進行解答和提供咨詢，對勞資雙方的誤會做一些良性解釋或補救性溝通，排除員工對公司、管理者的一些誤解等。

被動離職面談比主動離職面談更復雜、更難，想要做好需要把握好其重點內容，至少應包括以下方面：告知員工企業的辭退、裁員決定和理由，以及具體方案，主要包括合同中約定的工資、補償金、福利、失業津貼、遣散費、紅利等，并結合勞動法律的規定和企業的規章制度對上述方案進行清晰的解釋；認真聽取員工的意見，對于有異議的員工企業要出具相應的事實證據來證明員工的行為已經符合法定辭退的條件或者證明企業已經具備了進行集體性裁員的法定條件，以理服人；盡量讓員工接受裁員、辭退的事實，避免不必要的勞動爭議事件的發生；對于關系員工實質性經濟利益的問題要給予政策上的解讀，并結合員工的個性特征、興趣愛好和職業需求，為員工提供職業生涯規劃和指導，為員工解讀國家和企業的政策，幫助員工實現再就業，或者為員工提供職業介紹服務，幫助員工找到工作，盡量消除員工對企業的不良印象；真誠地請員工指出企業的現存問題，為企業的發展獻策，請員工保持聯系，一旦企業有需要，歡迎他們再回來；對員工提出的其他合理且在企業能力范圍內的要求（如一封推薦信、證明信），企業要盡量給予滿足；對于集體性裁員，可以請法律專家、心理輔導專家給予支持，共同幫助員工度過心理抗拒期，預防意外的發生。

三、離職面談的過程

離職面談在什么時候開始？一般當人力資源部門收到來自

1.準備階段

（1）信息收集

離職面談是一個雙向溝通的過程，需要知己知彼才能達到好的效果。首先，要根據離職信息（辭職報告、企業決議等）判斷離職的原因和性質。其次，要對離職員工的基本信息有所理解，可以通過人事檔案，對其年齡、工齡、工作經歷、家庭情況以及工作表現等有一個初步的了解；也可以通過和上司或者有關人員談話，了解他的工作表現、個人興趣以及工作態度等，并且要了解和確認主管經理對離職事件結果的期望。最后，查詢員工的勞動合同執行情況和附屬協議情況（培訓協議、保密協議、服務合同等），財務借款情況、設備領用情況等。

（2）確定面談方案

首先，要明確談話目的。離職談話與一般的談話不同，具有明確的目的性。針對不同離職人員，談話的目的和側重點會有所不同：對主動離職員工，尤其是骨干或核心員工，談話的目的可能在于怎樣留住他，如何留不住，要弄清原因何在，了解他的下一步打算和聯系方式。對被動離職員工和企業辭退的員工談話，目的可能在于解釋辭退原因，安撫員工，消除誤解和抱怨，并結合員工的特點，給出下一步的建議；而和特殊情況下的集體性裁員的員工談話目的可能要側重于讓員工理解公司的苦衷和政策，并解釋在政策指引下公司提供的補償和幫助。

其次，擬定談話提綱。談話提綱不一定要寫在紙上，但一定要有一個談話的要點和先后順序。離職員工一般都是有工作經驗的，要考慮到他們的顧慮、性格、反應，涉及有關的問題。談話者要將談話提綱與上面的談話目的、員工的信息相結合，以保證談話的效果。而且要確保談話內容充實清晰，具有連貫性，容易理解。

最后，確定時間、地點和主持人。面談一般選在員工遞交辭職信或者收到辭退信以及辦理好離職手續的當天進行。人力資源部門應及早約定面談時間，通知員工參加離職面談，判斷員工的可能反應，做好面談的心理準備，并擬定相應的對策。

好的面談環境有利于讓離職員工無拘無束地談論問題，故面談地點應該具有隱私性，一方面不必要讓其他員工知曉，另一方面避免被打斷和干擾。可以選擇讓人精神放松的、空間明亮的茶館、咖啡廳或者私人工作間等。

一般而言。員工離職面談應由企業人力資源部門負責實施，可以由人力資源部經理、總監等執行，也可以南分管離職員工所在部門的經理、副總執行。當然可以是公司內外具有資格的其他人，但原則上企業談話人應比離職員工的職級略高，至少應該對等，并且員工能與其進行公開、坦誠的談話。

另外，為了從容應對離職談話，談話人不僅要有良好的面談技能，還要對有關的法律法規、公司制度和文化有深入的理解。比如《勞動合同法》對員工離職的一些規定，公司裁員政策、補償方案甚至業界的發展態勢、市場狀況等等。

（3）實施階段

開場：

請離職員工入座，給其倒杯水，以握手、點頭、微笑等開場。

溝通：

主持面談者自我介紹，表明身份，簡要闡述一下本次面談的目的。例如：您好，我是人力資源部xxx，今天約您過來主要是想跟您談談您離職的情況，以便于我們做好下一步工作。請您放心，今天談活的內容我會為您保密，不會給您造成人任何不良影響。

提出問題，從較輕松的問題開始，范圍要盡量廣，給對方充足的表達空間和時間。例如，您方不方便談一下是哪些方面的原因促使您做出這個決定的呢？而不是說：您覺得公司的工資報酬讓您滿yaFpHg6rPSHI5WXne5gc9A==意嗎？再比如，對于公司的辭退決定您是怎么考慮的？而不是：公司的辭退決定您是不是很不滿？

如果對方不拒絕的話，可以深入了解情況。例如，如果對方說，我覺得公司的氛圍不適合我，那么不妨問一下：您覺得主要表現在哪些方面呢？應如何改進呢？再比如，如果對方說，我覺得企業辭退我不公平、不合理。那么你不妨問一下：您覺得哪些方面不合理，為什么不合理呢？

如果上述問題企業通過改進措施能滿足員工的需求.此時可以給員工一些冷靜思考的時間，并針對員工離職的原因做出一些可以達成的承諾，盡最大可能挽留提出離職的員工。如果離職人員對辭退不能理解，或怨恨，就要用數據、標準做解釋，盡量讓其接受。

面談過程中，注意離職人員的情緒變化，站在對方的角度看問題，提問時要注意輕重緩急，給對方一些善意的安慰。例如，在面談過程中，員工情緒激動流淚時，你可以放點舒緩的音樂，請他喝點水緩和一下，或者給她點紙巾擦拭眼淚，給其點時間平復心情。

尊重離職員工，盡量避免提出涉及其個人隱私的問題。如果離職員工主動談及，要主動傾聽，不要插話，以點頭微笑回應，如果是家庭生活上的問題，你可以結合個人情況提出一些小的建議。

試問離職員工是否還有其他要求，在能力范圍內盡可能滿足。例如，企業辭退的離職員工想用辭職的方式來保住自己的面子，那么企業就應該答應以辭職的方式通知他的同事和客戶。另外.企業可以主動提供一份推薦信或者適當資助被裁員工參加就業培訓，再或者對員工在公司的職業生涯進行總結、評價，對其順利進入適應新生活提供必要的建議和指導。如果員工提出的要求無法給予答復，向其說明，和相關人員溝通后，給其答復。

面談結束：

感謝對方的配合，以握手等方式客氣地送對方出門，無論結果怎樣都要祝福對方，祝其事業家庭都美好。

交流的過程中，主持者應注意：開放型問題多問些，探討和征詢的語氣要多點，避免一些引導性的問題，讓離職員工無拘無束地談論問題并注意保守員工的秘密。談話者必須要讓員工體會到你的真誠，而且要記住你代表的是公司；必須要清楚、堅定地表達你的意思，以免產生任何誤會或不實的希望，切要顧及離職員工的感受。對于事關員工工作績效和行為表現的舉例要確實，避免使用像“不負責任”、“不可靠”等帶有價值判斷的字眼。另外。主持者應隨時察言觀色，設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線上，專注傾聽其所抱怨的人和事。當被面談者產生防衛的情況時，應該及時地關心他的感受，不要唐突地介入，更不可做任何承諾。面談者應該做離職者的傾聽者，多聽、少說，及時做良性或補救性溝通，必要時給予能力范圍內的指導和幫助。

3，分析、總結階段

（1）檢驗面談信息真偽

可以把員工在面談中所說的，反饋給其直接的主管，也可以用其個人基本資料、培訓及考核記錄進行求證。另外還可以同其他在職員工談話來驗證。比如，面談中的離職原因是工作條件差，就有必要與仍在崗的員工交流以核對真偽。

（2）面談資料整理

離職面談后，一方面，匯總整理面談內容，建立離職員工面談記錄卡；另一方面，建立離職員工數據庫，該數據庫至少要包括離職員工的姓名、職位、通訊地址、電話郵箱、離職去向以及新職位等。在此基礎上，動態調整數據庫的相關信息.完成數據庫的數據更新。

（3）總結經驗教訓

人力資源部門應對面談記錄進行匯整，針對內容分析整理出真正原因，提出改善意見以防范類似事情再度發生。另外，人力資源部門也要對面談的效果進行分析總結，如面談人選擇如何，時間地點安排得如何，方案準備得如何，面談技巧運用得如何等等，為下一次的面談提供經驗指導。

四、結論

總之，與員工離職面談企業應以誠相待，以法為據，對員工要曉之以理，動之以情。

（責任編輯：趙媛）