做好高職院校系教學(xué)秘書工作的想法

摘 要：高職院校系教學(xué)秘書是學(xué)院一線教學(xué)的管理者和服務(wù)者，在學(xué)院一線教學(xué)管理中發(fā)揮了重要作用。如何在系級教學(xué)管理中找到秘書的位置，提自身高素質(zhì)能力，這對做好教學(xué)管理工作有著舉足輕重的作用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；素質(zhì)能力；溝通

高職院校系教學(xué)秘書是院校教學(xué)管理隊伍中最基層的執(zhí)行者，是教學(xué)環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵點，更是教學(xué)管理中不可缺少的角色。教學(xué)秘書是教務(wù)處、教師、學(xué)生三者之間的橋梁，是信息傳遞和反饋的重要渠道，平時工作量大，工作事務(wù)繁瑣。本文結(jié)合自身工作的實踐與體會，就系教學(xué)秘書如何更有效地開展工作，談幾點不成熟的想法。

一、堅持與時俱進(jìn)，工作敢于創(chuàng)新

1.主動服務(wù)意識要增強(qiáng)

爭取實現(xiàn)從被動服務(wù)向主動超前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從搞好事務(wù)服務(wù)為主向注重超前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從搞好事務(wù)服務(wù)為主向注重大局服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從完成具體事項向加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)的轉(zhuǎn)變；從單純辦公、辦事，向強(qiáng)化督促檢查、推動決策部署落實的轉(zhuǎn)變；從忙于事務(wù)，向深入調(diào)查研究，發(fā)揮參謀作用的轉(zhuǎn)變；對本系工作要有預(yù)見性，提前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。

2.緊張狀態(tài)下開展工作要有序

教學(xué)秘書的工作時時都是緊張的，無論是常規(guī)教學(xué)工作，還是中期、末期檢查，突擊任務(wù)一來就更緊張。因此，必須要科學(xué)規(guī)范各項工作，先重后輕，先緊后松，做到有分有合，統(tǒng)籌兼顧。

3.在工作方法上要創(chuàng)新

自覺做到換位思考，善于站在全局的角度想問題。加快辦公自動化，信息網(wǎng)絡(luò)化，管理科學(xué)化建設(shè)，提高工作效率。在繁忙中求準(zhǔn)確。忙中有錯是人之常事，但系部工作不允許出差錯。這就要求工作從全局出發(fā)，對局部的偏差隨時調(diào)整，在忙亂中確保工作的準(zhǔn)確。

二、系教學(xué)秘書的素質(zhì)能力

1.心態(tài)平和

教學(xué)秘書工作繁、重、緊、雜，在默默無聞地為學(xué)院的教學(xué)管理工作作貢獻(xiàn)。而他們永遠(yuǎn)是背后的奉獻(xiàn)者，沒有轟轟烈烈的成績。不像任課老師能有很好的立項科研成果，不像輔導(dǎo)員組織一次學(xué)生活動，就能給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻印象。他們做的似乎都是日常小事，而一旦出事卻都是大事。他們的地位、身份等方面與教師、科研人員有著一定的差距，來自各方面的原因，造成教學(xué)秘書心理或多或少的不平衡。

面對工作中的不理想，教學(xué)秘書要善于調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，提高心理素質(zhì)，加強(qiáng)對秘書工作的認(rèn)識，樹立光榮感與自豪感，胸襟開闊、樂觀向上、積極進(jìn)取，在平凡中實現(xiàn)自己的人生價值。不要把自己工作中的不順心掛在嘴邊，寫在臉上。向領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生和你身邊的人展示燦爛的笑容，用微笑帶走心理的煩惱，感染身邊的每個人。無論遇到什么都要記得微笑，保持心態(tài)平和。

2.善于溝通交往

教學(xué)活動不是一個系就能獨立完成的，需要職能部門的密切配合，教學(xué)秘書要與學(xué)院教務(wù)處、學(xué)工辦及其他職能部門保持溝通，保證信息暢通，進(jìn)行信息反饋。學(xué)會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)院與系以及系與各職能部門的關(guān)系，建立起相互了解、相互合作、相互促進(jìn)的融洽關(guān)系，特別是與本系教師和學(xué)生進(jìn)行gWKqmBHFub9qnndyaGc7hQ==良好的溝通。將本系的通知，如上交教學(xué)文件、科研申報、考試安排、監(jiān)考閱卷等事宜及時地傳達(dá)給任課教師，將老師的想法意見適時恰當(dāng)?shù)胤答伒较道铮粚⑾道锏恼n程安排、考試安排等各種通知及時地告知學(xué)生；將學(xué)生對任課教師的意見，對教學(xué)方面的意見反映給系里。

教學(xué)過程的每個環(huán)節(jié)都離不開教學(xué)秘書的溝通。溝通過程中教學(xué)秘書要認(rèn)清自己的角色位置，充分考慮對方的特點和需要，互相尊重，互相理解，注意談話的藝術(shù)，靈活應(yīng)變，熱情機(jī)智。同時教學(xué)秘書要善于交往，營造一個與同事和諧相處，與學(xué)生和平共處的舒暢的工作環(huán)境。善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，充分調(diào)動各方面的教學(xué)積極性。

總之，高職院校系教學(xué)秘書應(yīng)該具有充分的工作熱情，擁有廣博的知識，勤懇踏實的工作精神，平和的心態(tài)，良好的溝通與交往能力，才能更加出色地做好教學(xué)秘書工作。

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（作者單位 北京財貿(mào)職業(yè)學(xué)院）