二級管理體制下行政秘書如何提高工作效率

摘 要：如今我國的高職院校的管理模式已經開始逐漸由一級管理向二級管理的模式發展，因此對于各個系部的行政秘書來說，工作質量與效率的要求也在逐步提高。教師要從高職院校系部行政秘書的工作內容出發，探討其如何在工作中提高工作效率，希望能夠為高職院校的系部行政秘書工作提供一些參考意見。

關鍵詞：二級管理；高職院校；系部行政秘書；工作效率

近年來，高等職業教育得益于國家在政策上的大力支持，呈現出蓬勃發展的局面，目前我國高職院校無論是在校生人數還是院校數量均占據我國高等教育的半壁江山。許多高職院校為進一步優化自身結構，紛紛將原學校系（部）級建制改為二級系建制。

實行二級管理模式后，系部辦公室集參謀、協調、服務、督辦等職能于一身，成為高職院校的基層綜合辦事機構和重要協調部門。隨著辦公室及其人員的不斷精簡，系部行政秘書的工作領域越來越寬，任務越來越重，在這種新的形勢下，如何既要協調好系部的職能分配，又要比以往更高質高效地完成工作任務，對于行政秘書來說無疑是個巨大的挑戰。

一、樹立服務理念

系辦公室居于院系管理的中心地位，那么作為行政秘書，必須樹立并提高為領導與師生服務并重的理念，才能更好地進行溝通和協調工作。首先，要徹底改變消極的工作情緒，激勵自己保持良好的服務態度與積極主動性。行政秘書作為系辦的重要行政人員，事務煩多雜亂，但工資待遇卻往往不能與工作量成正比，這時就需要我們要保持穩定平和的心態，不能時刻計較得失。其次，在面對上級時，要認真聽取領導下達的工作安排，同時發揮自身創造性，對于領導沒有考慮周全的方面適當適時提出合理建議。面對師生時，則要注意語氣措辭，平易近人。如師生對所傳達的文件和通知無法接受和理解，一定要耐心地給予說明，動之以情，曉之以理，并表示會將他們的困難反饋給上級領導，爭取下次安排工作更加以人為本。因為廣大師生是系部工作之根本，只有讓他們滿意，才能更好地完成上級領導下達的任務。

二、提高職業技能

在系部工作中，行政秘書要處理大量日常事務，除此以外，還會面對一些臨時性的突發事件，這就需要我們能夠做到分清事情的輕重緩急，冷靜地進行組織協調。因此，系部的行政秘書必須要對自身有更高的要求，提升職業技能水平。

（1）加強基本辦事能力。對于系辦公室來說，事務性是最基本特性。因此，行政秘書必須加強其對事務的基本處理能力。針對所要面向的上級機關職能部門，系部行政管理的事務從具體上來說可以分為文字處理、文件傳達、會議接待、科研管理、后勤財務服務等。而這些工作內容大多單調瑣碎，具有重復化、程序化的特征。長期從事這種性質的工作，容易感到厭煩、迷茫、失落，從而產生職業倦怠。所以，行政秘書要端正思想，工作時不斷實踐和鍛煉，從中尋找和創造工作樂趣，并獲得安全感、充實感。另外，要加強不同系部同崗、同事之間的工作交流，學習和總結經驗教訓，揚長避短，以實踐帶動能力的提升。

（2）優化統籌管理水平。高標準的統籌管理能力，要求行政秘書在平時的工作中能夠制訂周密計劃，面對多重任務或臨時突發事件時，又能分清主次，靈活組織協調，全面完成各項任務。所以，行政秘書首先要了解自身能力和需求，做好職業生涯管理，通過準確的自我規劃確立長遠的工作目標，才能產生研究工作的愿望。其次，行政秘書在工作之余要注重增長眼界，進修統籌學等相關專業課程，積極參加適合本崗的管理類實踐培訓，借先進的統籌管理理念帶動工作效率的提升。在實際的處理過程中，行政秘書要做到有條不紊，高效高質量地完成各級領導布置的各項任務。

三、增強充電意識

行政秘書一崗相對于高職院校系部的其他崗位并不具備足夠的專業性，但是在實際的工作中，如果行政秘書能夠具備充電意識，對工作的薄弱環節進行及時的學習與補充，那么必定會極大地幫助自己提升工作能力和工作效率。

一方面，提高辦公自動化水平。行政秘書需要學習并熟練使用各類自動化辦公設備，加強計算機操作能力，尤其是懂得巧妙運用各種辦公與管理軟件，通過信息化的手段幫助自己更高效地完成工作任務。另一方面，在一些涉及到需要較高規范要求的工作時，行政秘書在個人的工作經驗基礎上還需要通過相關課程的學習來補充專業知識，如檔案的編纂與存儲、文件的科學化分類管理等，以更好地提高工作的整體效率。

總的來說，在我國現今的高職院校中，二級管理已經越來越普遍，對其系部行政秘書的工作質量與能力要求也進一步提高，因此，行政秘書有必要從思想意識和具體的工作實踐中規范化管理自己的業務素質和綜合能力，提升工作效率，這樣才能全面高效地完成各項工作。

參考文獻

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（廣東省廣州番禺職業技術學院機械與電子系）