重視檔案管理人才隊伍建設提高檔案管理水平

摘 要：高?；窘ㄔO檔案是高校進行整體規劃和管理的重要組成部分，更是保證學校的正常運轉和日后的改建、擴建工作的重要憑證和依據。而高校基建檔案的收集牽扯單位多、歸檔范圍廣。學校要重視檔案管理人才隊伍建設，以提高基建檔案管理水平，為學校未來的發展提供可靠依據。

關鍵詞：檔案管理人才；基建檔案；歸檔范圍；學校發展

人才是根本。要想提高高?；n案管理水平，就要重視檔案管理人才隊伍建設。高?；n案，全稱是高?；窘ㄔO檔案，指各項目參建單位在基本建設項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成并歸檔的科學技術文件材料。一個具體項目的基建檔案是指從整個建設項目的醞釀、決策到竣工驗收合格、交付使用的全過程中，形成的具有保存價值、應當歸檔保存的文件材料。

完整齊全的高?；n案是有效利用的前提，是學校未來的發展的可靠依據。及時、真實、完整地收集高校基建檔案，是基建檔案管理工作的基礎，配備基建檔案管理人才是做好高校基建檔案工作的必要條件，建立健全高?；n案工作崗位責任制是做好高校基建檔案工作的保證。因此，本文根據有關文件和檔案管理實踐經驗，對高校基建檔案的歸檔范圍、基建檔案管理存在的問題與對策，談幾點看法。

一、歸檔范圍

高校基建檔案的收集、歸檔牽扯的單位較多，有建設單位（高校）、設計單位、監理單位、施工單位。不同的單位，收集、歸檔的范圍有所不同，建設單位（高校）收集、歸檔的基建檔案詳細內容如下。

（1）高校直接負責綜合管理和基建項目檔案的收集工作。具體歸檔范圍如下：①綜合管理。上級關于基建工作的文件，學校關于基建問題的請示、報告及上級批復，基建工作規章制度，學?；üぷ饔媱?、總結、簡報，基建工作總體規劃，基建工作統計報表，學校基建財務預算、決算及上級批復，綜合性征地、換地、讓地文件材料，地下管線、隱蔽工程、地形、地質及水源（學校總體規劃、設計總平面圖，學校綜合性供水、排水管線分布圖，學校綜合性電管、纜線分布圖，學校綜合性煤氣管線分布圖，學校綜合性通訊設施管線、電纜線分布圖，學校綜合性隱蔽工程分布圖及有關材料，學校綜合性地質、水源勘探、地形測量形成的文件材料，學校校園計算機網絡、有線電視設施管線分布及有關材料），學?；椖康木C合性合同、協議及有關材料。其他有關基建工作的文件材料。②基建項目（按單項工程設置類目）。在工程準備階段文件，高校應收集、歸檔的資料如下：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，招投標文件，開工審批文件，財務文件。

（2）設計單位負責設計文件材料的收集。具體歸檔范圍如下：申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書，初步設計圖紙和說明，技術設計圖紙和說明，審定設計方案通知書及審查意見，有關行政主管部門（人防、環保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議，施工圖及其說明，設計計算書，政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見。

（3）監理單位負責監理檔案的收集。具體歸檔范圍如下：監理規劃，監理月報中的有關質量問題，監理會議紀要中的有關質量問題，關于進度控制、質量控制、造價控制的資料，監理通知，合同與其他事項管理，監理工作總結。

（4）施工單位負責施工文件的收集。具體歸檔范圍如下：①施工準備工作文件。包括：工程施工承包合同，協議書及施工執照，施工組織設計或施工方案，工程開工報告，圖紙會審記錄及施工預算書等。②施工文件。包括：建筑工程測量定位記錄，建筑材料試驗報告及預制構件出廠證明書，隱蔽工程施工記錄，工程沉降，位移觀測及變形觀測記錄，設計變更及工程聯系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。③施工驗收、總結文件。包括：基礎工程和隱蔽工程檢查驗收記錄，工程質量檢驗評定及缺陷處理文件、單機試車、無負荷聯動試車記錄，交工驗收證明，施工技術總結和竣工驗收報告。④基本建設竣工文件。包括：工程項目竣工驗收證明書和竣工報告，全套竣工圖，工程決算書和竣工驗收會議紀要等。

二、主要問題

在高?；n案管理中存在許多問題，但歸納起來存在的主要問題有以下四個。①檔案管理人員缺乏基建專業知識。目前大多數高校都在進行新校區建設，基建部門和檔案管理部門的人員較少，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員，更是少之又少。②管理制度有待進一步健全。國家要求實施“高等學校檔案實體分類法”和“高等學校檔案工作規范”，但由于基建檔案歸檔范圍廣、牽扯單位多等原因，這方面有待完善。③檔案資料收集不齊全。由于高?；n案涉及學校、招標代理單位、設計單位、監理單位、施工單位等多個單位，歸檔范圍廣、收集資料扯皮多、難度大、時間長，導致了基建檔案資料收集不齊全。④檔案資料使用手段落后。傳統的基建檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。查找效率低、節約容易損毀和丟失。因此，傳統的基建檔案使用手段無法滿足使用者的要求。

三、思考對策

（1）配備基建檔案管理人員。高校應配備專兼職基建檔案管理人員，加強檔案管理人員業務培訓，提升專業化管理水平?；n案管理人員不但要掌握檔案管理的專業知識，也要了解基建專業基礎知識，了解工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建檔案管理人員提升四種能力：公關能力、分析能力、動手能力和創新能力。

（2）建立健全基建檔案管理規章制度。高?；n案管理需要建立健全歸檔制度、保管制度、借閱制度和銷毀制度。做到有章可依、有章必依、違章必究。

（3）收集基建檔案資料要及時溝通、齊抓共管。由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、施工單位、監理部門、質檢部門等，因此需多方密切合作。要求學校財務部門配合基建檔案管理人員，在支付有關費用，特別是支付設計費、監理費、工程款時，未提交檔案資料則拒付有關款項。

（4）加大基建檔案管理的信息化建設力度。文檔信息化給基建檔案管理工作帶來了新的變化。由于計算機網絡通信技術的迅速發展與普及，文檔信息的存儲、加工、傳播及利用也發生了前所未有的變化，給基建檔案管理信息化創造了條件。

做好高校基建檔案管理工作，要嚴格按照高校基建檔案的歸檔范圍，及時、真實、準確地進行收集歸檔。要提高基建檔案管理人才的綜合素質，建立健全有關內控制度，齊抓共管，并且要加大基建檔案管理的信息化建設力度?？傊?，學校要重視檔案管理人才隊伍建設，以提高基建檔案管理水平，為學校未來的發展提供可靠依據。

參考文獻：

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