Excel在小微企業進銷存管理中的應用

【摘 要】 目前，小微企業占全國企業總量的比重越來越大，已成為社會經濟的重要組成部分，但受規模、資金及人員素質等因素影響，日常經營管理混亂，信息化普及程度不高，工作效率低，負擔重。Excel功能強、操作易、成本低，無疑是進銷存管理的有效工具。文章以一小型商業企業為例，詳細介紹了借助Excel進行進銷存管理的流程，以期對小微企業經營者有所幫助。

【關鍵詞】 小微企業； Excel； 進銷存管理

小微企業是目前我國社會經濟中頗具活力的部分，對國民經濟發展作出了重大貢獻，在科技創新、增加就業等方面都有重要意義。但是相比大型企業的成熟完善，小微企業在日常業務管理、人員配置和資金方面有著較大差距。缺乏信息化支持、工作效率低下，制約了小微企業的進一步發展。

進銷存業務是日常經營活動的核心，也是財務管理中的基礎管理。小型商業企業進銷存業務頻繁，盈利能力較弱且少有專業財會人員，往往無力購買專用進銷存軟件，即便購買也多因業務流程簡單而使軟件功能閑置。運用Excel設計進銷存管理系統，可輕松實現成本、收入、庫存及往來業務的控制和管理，不但可以提高財務人員的工作效率，更有利于節約管理成本，提高經濟效益。

進銷存管理主要是對日常經營最基本的采購、銷售、入庫出庫（庫存管理）等業務流程的管理，即：進貨時存貨增加，數量、金額及付款信息要在記錄進貨單和付款單后同步傳遞到盤存和貨款收付結存表中，更新存貨的結存數量、金額及付款數據；銷售時存貨減少，數量、金額及收款信息亦在記錄銷售單和收款單后傳遞到盤存和貨款收付結存表中更新相關數據。若要實現不同表單中相關數據的自動傳遞與更新，需建立數據鏈接，包括具有相同數據內容的表格和存在關聯數據的表格。

以本市豐盈公司為例，這是一家小型副食批發零售企業，商品品種多，價值不高，進銷存業務繁瑣。運用Excel建立進銷存管理信息系統，主要包括基本單據：進貨單、銷售單、付款單、收款單；盤存單據：商品盤存單和款項收付結存表。

一、建立基本單據：進貨單、銷售單、付款單、收款單

選擇新工作簿，命名為“進銷存”，并將Sheet1重命名為“進貨單”，部分數據如圖1所示：

其中，“金額”欄目需設定公式為數量與單價的乘積，即“D2×E2”。

然后選擇Sheet2重命名為“銷售單”，內容含“售出日期”、“商品”、“客戶”、“數量”、“單價”、“金額”，錄入業務數據。“金額”公式亦為數量與單價的乘積，圖略。

依次建立“付款單”、“收款單”，錄入數據，“付款單”如圖2所示（“收款單”圖略）：

二、建立盤存單據：商品盤存單、款項收付結存表

（一）商品盤存單

在收款單后插入新工作表，建立商品盤存單，主要包括各商品期初庫存數量與金額、本期收入數量與本期發出數量、本期結存數量與金額等內容。

1.期初結存數量與金額為上期期末結存數量與金額。如上期未使用Excel建立進銷存電子賬，只需將手工數據直接錄入到本期表格中；上期已建立進銷存電子賬，則運用跨表引用功能，在目標單元格中輸入等號，選擇上期數據所在單元格地址后按回車鍵完成錄入即可。

2.本期入庫數量為本期采購某一商品數量之和。在已建立的進貨單中，本期所采購商品的品名和數量已經按時間順序依次錄入，我們只需將同名商品各次采購的數量加總求和填入目標單元格。運用SUMIF函數可完成此項操作。SUMIF函數的功能是根據指定條件對若干單元格求和。語法為：SUMIF（range，criteria，sum_range）。其中Range為用于條件判斷的單元格區域；Criteria為確定哪些單元格將被相加求和的條件；Sum_range是需要求和的實際單元格。

以商品“牛奶”為例，判定條件Criteria為盤存單中B1單元格“牛奶”，其用于條件判斷的單元格區域Range位于進貨單中“商品”所在的B列第2行起至150行（實際工作中，事先設置公式時不能確定本月究竟會發生多少業務，為使公式能夠充分發揮作用，我們預留足夠多的空間來填列日后的經濟業務）。需要求和的實際單元格區域Sum_range為進貨單中各商品同期所有采購數量D列第2行起至150行，和條件判斷單元格區域Range的行數范圍保持一致。根據需要，對條件判斷區域Range和求和區域Sum_range運用絕對引用，由于公式要使用自動填充功能向右拖動，因而條件Criteria選擇使用相對引用（如圖3所示）。

3.某商品本期出庫數量為本期售出數量之和。在銷售單中，本期所售商品的品名和數量已按時間順序錄入，在此只需將同名商品各次銷售的數量加總求和。方法同“本期入庫數量”，將條件判斷的單元格區域Range和需要求和的實際單元格區Sum_range源數據變更為“銷售單”即可。

4.本期結存數量公式設計比較簡單，應為期初結存+本期入庫-本期出庫，即B2+B4-B5。

為確保有足夠的庫存來滿足訂單需求，要及時預警提示進貨補充，可通過條件格式的設定來完成。本例中，當商品結存數量小于20時，以紅色顯示提示進貨。選中要添加條件格式的“本期結存數量”所在單元格區域，在格式菜單上單擊“條件格式”命令，錄入條件“單元格數值<20”，添加條件格式使字體變為紅色。此時可發現，商品“方便面”、“醋”以紅色顯示，提示進貨（如圖3所示）。

5.加權平均采購價格是以庫存商品的數量為權數來平均計算其單位成本，并以此作為發出商品的計價標準，一般于月末計算。計算公式為：加權平均采購價格=（月初結存商品實際成本+本月入庫商品實際成本）/（月初結存商品數量+本月入庫商品數量）=（B3+本月入庫商品實際成本）/（B2+B4）。其中本月入庫實際成本以進貨單為數據源，運用SUMIF函數，條件判斷的單元格區域Range為進貨單中“商品”所在列，判定條件Criteria為圖3盤存單中B1單元格“牛奶”，需要求和的實際單元格區域Sum_range為進貨單中“金額”所在列。然后結合表中已計算好的期初成本、期初數量、本期入庫數量完成加權平均采購價格計算，公式為：（B3+SUMIF（進貨單！$B$2：$B$150，B1，進貨單！$F$2：$F$150））/（B2+B4）。

6.結存商品實際成本=結存商品數量×加權平均單位成本，即B6×B7。

（二）款項收付結存表

插入新工作表，命名為“收付結存”，建立應付、應收余額表。應付款余額計算公式為進貨單中某商品全部采購應付金額-付款單中該商品已付款金額。計算全部應付金額時，判定條件Criteria為B1單元格中的供應商名稱，其用于條件判斷的單元格區域Range位于進貨單中“供應商”所在的C列第2行起至150行。需要求和的實際單元格區域Sum_range為進貨單中各商品同期所有采購金額F列第2行起至150行。計算已付款金額時，判定條件Criteria為B1單元格中的供應商名稱，其用于條件判斷的單元格區域Range位于付款單中“供應商”所在的A列第2行起至150行。需要求和的實際單元格區域Sum_range為付款單中已付款金額C列第2行起至150行，如圖4所示（應收款計算方法與此同，只是將數據源換為銷售單和收款單，不再贅述）。

建好某月的進銷存管理工作簿后，如果商品名稱、長期往來客戶和供應商等沒有發生變化，可在此基礎上備份后清空進貨單、銷售單、收款單、付款單數據，保留公式相對復雜的盤存單和收付結存表，直接利用。如果變動，稍作修改使所有單據中對應項目保持一致即可。

由此可見，運用Excel進行日常進銷存管理，高效、嚴謹，易于操作掌握，對于資金和規模有限、專業人員匱乏甚至身兼數職的小微企業來說，無疑是減輕負擔、降低管理成本、提高管理質量、增強企業競爭力的有效途徑。

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