基于信息化的高校財務報賬流程優化研究

【摘 要】 財務報賬是高校運作的基礎性財務工作，傳統的財務報賬存在著效率低下等多方面的問題。建設信息化校園成為提高高校管理效率的重要推動力，財務報賬流程的信息化對高校提升財務管理水平和效率起著十分重要的作用。高校如何針對自身傳統的財務報賬流程所存在的問題，不斷創新財務報賬流程，提升財務管理效率與水平，以更好地滿足廣大師生的報賬需求，是廣大高校迫切需要改進的方面。文章針對高校傳統報賬流程中所存在的問題進行分析，并提出基于信息化的財務報賬流程，為提升高校的財務報賬工作質量提供一定的參考。

【關鍵詞】 高校； 財務報賬； 信息化； 流程優化

一、問題的提出

高校作為一種行政事業性單位，在財務信息化的時代，內外部環境的變化都給高校的財務工作提出了更多的要求。特別是隨著高校規模普遍擴大，教職工、學生人數迅速增加，導致高校財務部門所面臨的報賬業務激增，而受到人數和報賬系統落后等方面的影響，高校的財務報賬往往面臨著簽字難、蓋章難、排隊難、經常往返等問題，耗費了財務部門和報賬人員大量的精力。高校的財務活動與業務流程都存在著很多流程交匯點，高校信息化就是要將這些流程交匯點作為流程控制點，在這些控制點上將業務與財務信息進行交互，利用計算機系統實現業務與財務系統的并行。因此，如何將財務報賬的各個流程與環節充分利用信息系統的支持，對財務報賬流程進行優化，提升報賬效率與財務管理水平，成為財務管理者急需解決的重要議題。

二、高校傳統財務報賬流程

高校財務報賬是指經辦人在從事相關活動之后，將發票、收據等單據經整理交由財務部門進行審核，實現付款或沖賬等目的的過程。傳統的高校財務報賬流程一般分為以下幾個環節：報銷人憑報銷單據填寫費用的用途、使用部門、項目明細、金額等；將報銷單據交至主管領導簽字；財務處報賬；財務處審核，其中審核內容主要包括簽字領導是否越權簽字，費用使用是否與實際業務一致，是否符合國家和高校的規定等；對于不符合規定的進行退回，符合規定的進行憑證的編制；財務處對憑證進行復核；出納支付。

三、高校傳統財務報賬流程存在的問題

傳統的財務報賬主要存在以下幾個方面的問題：

（一）在歸口管理上，校、院兩級部門沒有合理地發揮作用

由于現在許多高校的規模都很大，學科繁多，不同學科、項目、類型的經費在使用權上往往有著不同的規定。為了提升管理效率，高校將一些財務管理權限下放至院、系級別，由院、系環節作為報銷的第一道控制節點。比如學科建設經費的報賬首先由經辦領導、院系主管領導簽字審核，教學設備與實驗經費由經辦領導、院系主管領導進行簽字審核，但實際上，由于簽字一般實行領導“一支筆”制度，而高校各階層的領導都兼顧教學、研究等方面的工作，報賬人Cu4jxvXeDccLLMmGGwi+mg==員往往需要大量的時間才能將所需簽字或章蓋完，而眾多的報賬業務也使得相應領導疲于應付，使得院、系部門的審核僅僅起著“蓋章”的功能，實際審核工作主要由財務處承擔。

（二）流程各環節之間的信息孤立現象較為普遍

財務報賬是財務工作的基礎性業務，涉及高校運作的各個方面，而且由于我國高校規模較大，很多高校的后勤、校辦產業及各院、系等部門都擁有自己的信息系統和數據庫，之間缺乏信息共享，導致業務報銷人員需要到財務處的柜臺進行辦理，而審核人又難以及時了解費用的預算和控制情況，使得控制的及時性不佳，經常出現報賬長時間排隊，因超出預算而往返奔波的低效現象。

（三）高校財務部門工作量不斷加大導致報賬工作質量與效率得不到有效保障

高校不同類型的經費管理與報銷制度使得財務人員需要對不同的報賬單據進行審核審批，院、系級別中的審核經常流于形式導致財務人員往往需要依靠對照不同的費用報銷制度和規定對單據的合規性進行重新審核，再對業務流程進行審批，最后才能進行記賬憑證的處理，加大了財務人員的工作壓力。

（四）傳統的財務報賬導致付款環節的低效

不同的高校在付款環節的流程也不盡相同，一般遵循審核、復核、出納、經辦人員確認、出納、記賬的方式來進行，為了保證報賬單據的安全性，這些單據需要在財務部門相關人員的視野內進行操作，導致報賬人員需要較長時間的等待，尤其是報賬人員較多時，更容易導致效率低下，出錯率提高。

四、基于信息化的高校財務報賬流程優化方向

高校財務報賬流程信息化是利用現代信息技術，在數字化校園的大環境下，將高校的各項報賬業務，利用現代信息技術的支持，及時、準確、系統地為高校的財務部門與經辦人員提供支持，提升高校的財務管理水平與效率。數字化校園的建設已經受到越來越多高校的重視，財務報賬系統作為財務信息化和數字化校園的重要組成部分，也要利用信息化平臺朝著一體化的管理方向發展。

五、財務信息化下高校財務報賬流程的優化

財務信息化下高校財務報賬流程的優化應追求財務與業務的一體化，將原有的財務管理從被動向積極主動的方面進行管理與控制邁進。在數字化校園建設下，依靠校園網和服務器的支持，實現高校運作信息的共享，使得高校教職工和學生在業務辦理過程中擺脫辦公地點和時間的制約，不僅能夠高效地辦理業務，也通過將財務報賬活動與業務流程進行統一，實現高校財務活動與日常運作活動的統一。而且在校園網絡的支持下，財務管理能夠將控制節點大幅向前移動，將高校財務報賬的審核與管理從原有的事后體現和控制轉向事前、事中進行控制，發揮高校財務報賬管理的實時控制作用。基于信息化的高校財務報賬工作優化如圖1所示。

1.新的報賬流程基本上實現了線上操作，由高校信息系統以費用預算為依據對費用進行自動判斷和控制。報銷人只需要在網上輸入其真實姓名、身份編碼等通過驗證后，將原始報銷單據放在收票處，在符合規定的前提下，則其他業務全部由本單位管理部門和財務處完成，報銷款由銀行直接打入個人賬戶，報銷人無需在財務處柜臺前進行長時間的排除等候，或因手續不齊全而往返，極大地提高了辦事效率，也減輕了主管部門和財務處的壓力。

2.在高校校園內網和校園共享數據庫的支持下，報銷人在辦理報賬流程的同時，系統基于預算自動對費用進行歸類和匯總，實現預算的實時控制，并利用輸入代碼保障同一數據的一次性，避免出現多次錄入導致的重復做賬。基于信息化的高校財務報賬也起著信息采集的功能，為高校管理層的教學、科研等決策提供高可信度的基礎信息。

3.通過組建信息化平臺，還可以將高校的學生住宿、水電耗費、科研項目、校辦產業、資產管理等各種經濟管理活動都納入到平臺當中，在報賬的同時充分獲得相關辦理人員的費用情況，在所報費用需要沖減或抵扣欠費時做到及時處理，使得高校的財務管理工作更加方便、快捷、準確。同時，信息化的高校財務報賬流程對高校的信息系統和管理水平也提出了較高的要求，這也是高校財務信息化往往要以數字化校園建設為依托的原因。比如在師生的獎學金、補貼等資金的發放上，由于涉及部門眾多，發放量大，需要像報賬流程一樣由主管院系審核后提交至財務處，并納入到公共數據庫，結合師生的住宿、用水用電等情況進行費用扣除。這就要求高校將傳統的信息串行處理流程模式改進為以校園共享數據庫為中心的并行處理流程模式。各部門的信息系統與校園共享數據庫相連后，各院系、職能管理部門等能夠實現信息共享和處理。

六、財務信息化下高校財務報賬流程的保障

1.由于基于信息化的高校財務報賬流程很大程度上依賴計算機信息系統和校園網絡，因此信息系統的安全性必須得到有效的保障。高校在構建信息化報賬系統時，應充分考慮系統受到病毒、黑客等攻擊的可能性，并做好應對措施，對重要資料進行及時的備份處理。同時，高校在報賬系統上的權限設置應嚴格按照相關審批權限進行制定，防范操作風險。

2.由于新的財務報賬流程與傳統流程有著較大的區別，因此除了技術上的保障，高校還應針對基于信息化的報賬流程建立新的制度與規范保障。比如針對各個層級的網上審批權限，因圖方便不考慮系統提示隨意審批而導致的風險等進行詳細、明確的規定。

3.與傳統的報賬相比，建立在信息系統上的報賬工作需要使用者對網上操作流程、電腦等有著較高的熟悉程度，即使是高校財務部門的財務人員，也很大程度上面臨因習慣難以改變、年齡偏大對信息化報賬系統的操作難以熟練掌握等，因此，高校需要做好宣傳、培訓工作，以充分發揮信息化財務報賬系統的優勢。

七、結論

高校財務報賬的信息化能夠有效地減輕高校財務管理工作的壓力，并極大地提升高校對經費使用的管理和控制能力，能夠實時對高校的資源運作情況進行反映，實現高校財務工作的控制點前移，保障決策的實效性。但和傳統財務報賬工作相比，基于信息化的高校財務報賬流程具有較多的要求，需要高校和財務部門充分利用信息系統的支持，將各項財務工作進行合理的分配，免去諸多不必要的環節。同時，高校財務報賬信息化也要求高校充分利用數字化校園建設的機會，對其信息平臺進行改進，建立起有效的校園共享數據庫，將原有的串行處理模式轉變為并行處理模式等。信息化的財務報賬系統需要高校充分考慮到系統的安全性，并推動報賬人員和財務部門接受與熟悉這一新的報賬模式。

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