淺析新形勢下高校二級學院秘書工作

摘 要： 隨著高校管理的現代化和網絡化的不斷發展，為適應新形勢下的秘書工作，二級學院秘書必須準確定位，不斷提高自身的素質和能力。文章就新形勢下的秘書工作的特點和角色定位，對秘書人員的所應具備的素質和能力、秘書隊伍的現狀及提高秘書隊伍素質的途徑進行了探討。

關鍵詞： 高校二級學院 秘書工作 特點 角色定位 素質提高途徑

1.新形勢下高校二級學院秘書工作的特點及角色定位

1.1工作特點

1.1.1繁雜性。二級學院的秘書工作內容較為繁雜，有的院系因為崗位編制等原因，往往一個秘書兼任多個職位，如教學秘書兼任科研秘書一職，行政秘書兼任外事秘書一職等現象屢見不鮮，這就使得秘書工作更加繁瑣，既要從事文字工作、協調溝通工作，又要進行檔案管理及人事管理工作等，既加大了工作量，又加大了工作難度。

1.1.2服務性。秘書工作的服務對象可以分為三類，即服務領導、服務職工、服務學生。首先，二級學院秘書應該充分領會領導的意圖，做好領導的參謀助手，使學院工作在領導的思路及帶領下有條不紊地開展。

1.1.3從屬性。秘書從屬于領導，秘書工作從屬于領導工作。領導工作的發展變化直接影響和制約著秘書工作從內容到形式的發展變化。秘書在二級院系中是服務性管理人員，輔助性是工作的基本性質，這就在一定程度上限制了秘書工作的主動性。

1.1.4多變性。秘書的工作不同于任課教師的工作，工作內容及工作量受到學校乃至學校乃至學校上級機關工作分配的影響，這就導致了秘書工作的忙閑偏差，有時候為了按時完成工作不得不加班加點是秘書工作的常有現象。

1.2角色定位

1.2.1保持良好的心態，積極面對各種繁雜瑣碎的工作。從內容上看，秘書工作涉及的面多，范圍廣，既有常規性的工作又有突發性事件，這就要求秘書時刻保持良好的心態，樂觀積極地看待工作中發生的各種事情，不因為工作的不愉快或者一些小事影響到個人的工作和生活。

1.2.2深刻理解科學發展觀，堅持以人為本，做好服務性工作。服務性是秘書工作的重要特性，而且秘書所服務的是有思想、有感情的領導、教師和學生，所以要做好秘書工作，必須做到真誠服務，動之以情，曉之以理，想他們之所想，急他們之所急，以心換心，用實際行動來獲得服務對象的認可和贊揚。

1.2.3講求方式方法，具體問題具體分析。由于秘書工作的多變性，秘書在實際工作中必須靈活運用不同的方式方法處理看似類似的問題與事件。

1.2.4轉變思想觀念，不斷加強自身修養，做好秘書工作，體現秘書的價值。從屬性是秘書工作的基本特性，這就要求秘書充分認識自己的身份和地位，端正態度，認清形勢，不斷學習各種工作技巧和專業知識，運用現代化高科技手段提高工作效率，保證工作成效。

2.高校二級學院秘書應具備的素質和能力

2.1應具備的素質

2.1.1知識的精與博。秘書既要掌握本學院相關專業的專業知識，又要掌握相關專業以外的知識，只要領導工作有可能涉及的領域，都是秘書要學習和掌握的知識。因此，秘書必須是“全才”，只精不博或只博不精都難以勝任秘書工作。

2.1.2綜合素質。這里的綜合素質是針對秘書工作的特點而言的。作為二級學院的秘書，必須具備較強的政治素質、心理素質，同時還要細心、耐心，熱情樂觀，不驕不躁，不懼挫折，同時不斷加強團隊合作意識，與人為善，樂于助人，心胸寬廣，大事不拘小節，小事精益求精，不斷增強服務工作的針對性與主動性，具有高度的責任心和擔當意識。

2.2應具備的能力

2.2.1協調能力。秘書是學院領導與教職工聯系的中介環節，每天要和領導、同事及其他部門溝通交流，所以，既要處理好與上級部門和領導的關系，又要和同事保持良好的人際關系，對待同事應周到細致，樂業敬群，從而在工作中做到游刃有余，左右逢源。

2.2.2.創新能力。秘書工作雖然繁瑣，但如能未雨綢繆，凡事增強其預見性和創新性，具有開拓創新精神，就能創造性地開展工作。秘書工作的從屬性決定了它的被動性，但被動性不等于被動應付。秘書要努力樹立參謀助手意識，想領導之所想，謀領導之所謀，即未雨綢繆，創造性地開展工作。

2.2.3學習能力。二級學院秘書首先應該始終堅持學習，不斷加強政治理論學習，提高思想政治修養，用科學理論武裝自己的頭腦，以發展的眼光處理問題，在思想上和行動上與黨中央保持一致。其次，應該不斷加強專業知識的學習，了解本專業發展的最新動態，掌握學科發展的方向，更好地做好服務工作。

2.2.4組織管理能力。秘書工作雖然是從屬于領導的工作，但其工作性質要求秘書具有一定的組織管理能力。因為常有一些具體工作要秘書組織實施、監督管理。

3.秘書隊伍的現狀及提高秘書隊伍素質的現實意義

3.1秘書隊伍的現狀

3.1.1秘書隊伍不夠壯大，人員緊缺。在高等教育不斷發展的今天，各高校不斷擴招，在校學生數量急劇增加，以及隨著高校評估的進行，各高校教師數量也在不斷增加，唯獨沒有或者壯大緩慢的就是秘書隊伍。而且社會上及某些高校領導對秘書隊伍不夠重視，很少或者不增加秘書崗位，導致秘書工作內容繁多，性質復雜。

3.1.2秘書人員整體素質不高，缺少培訓。目前高校二級學院從事秘書工作的人員在學歷、經驗、素質等方面存在很大差別，很大一部分沒有受過專業培訓和管理，對秘書的認識不夠到位，從而影響到工作效率和成效。

3.2提高秘書隊伍素質的途徑

3.2.1優化秘書隊伍結構，增加秘書崗位編制。高校領導要充分重視秘書工作及秘書隊伍的重要性，根據工作實際情況和學院學生及教職工數量合理設置崗位編制，使秘書工作各有分工，相互協調。

3.2.2加強培訓與業務培養，提供合理的發展空間。長期以來，秘書由于工作任務重而沒有充足的學習與訓練時間，加之秘書人員培訓和外出學習的機會有限，使得秘書隊伍的整體素質難以得到提高，所以要想提高秘書隊伍的整體素質和能力，學校必須給他們提供足夠的發展空間和條件，秘書人員本身也要抓住一切機會，不斷提高自身學歷層次和綜合素質，以適應高校越來越嚴格的工作要求。

參考文獻：

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