淺析電子檔案的管理

　　摘要： 電子檔案工作是機關工作的重要環節，是機關檔案管理的基礎工作，在各個領域的應用也越來越廣泛，與紙制檔案不同，電子檔案的載體的特殊性決定了電子檔案的歸檔、保管、利用等都有其特性。文章從五個方面展開論述：電子檔案的概念與特點；電子檔案的收集和整理；電子檔案的歸檔;電子檔案的保存；電子檔案的利用。
　　關鍵詞： 電子檔案特性管理方法
　　
　　在網絡技術飛速發展的時代，電子計算機在政治、經濟、軍事、科技、文化及人們生活的各個領域的應用越來越廣泛。過去用紙墨、照相等形成和傳遞的政府機關公文及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，這樣就形成了大量的電子公文、電子圖書、電子圖形、圖像等信息材料，這些電子文件使用后勢必會形成一種新的檔案形式——電子檔案。與過去的紙制檔案不同，電子檔案的載體的特殊性決定了電子檔案的歸檔、保管、利用都有其特性。
　　一、電子檔案的概念與特點
　　所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，通過數字、電腦進行操作、傳輸或處理的文件。按照存儲數據的載體不同可分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件。按照數據的用途不同可分為程序文件和數據文件，按照數據的屬性不同可劃分為數據庫文件和非數據庫文件。
　　與紙制文件相比，它有其特點：（1）不直觀，需借助現代辦公設備才能閱讀利用；（2）電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；（3）電子文件的利用是可以共享的，不再受時間和距離的影響；（4）電子文件的保存條件和環境要求與紙制檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
　　二、電子檔案的收集和整理
　　由于電子文件是近幾年才出現的新鮮事物，對它的意義和功用，人們還未充分認識。許多單位的電子文件管理一直處于自發形成與保管階段，沒有可遵循的章程，沒有相關的職責規定，更談不上有意識的歸檔保存。有的甚至認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，也有的檔案管理人員由于不熟悉計算機的操作，有畏難情緒，故意規避電子材料的搜集歸檔。
　　電子文件的搜集要求搜集經過審批的最終版本，指定專人負責文件的完整性、真實性、及時性，必須在檔案部門指導下制訂搜集積累方案，有條不紊地進行。最好由檔案部門與辦公自動化和信息管理部門共同制定電子檔案管理制度，明確規定應移交的文件范圍、方式和格式，尤其是應該選擇幾種通用性較強的軟件，對移交的電子文件提出統一的格式要求，避免檔案人員無頭緒地收集各種不同格式的電子文件，給歸檔工作造成不必要的麻煩。
　　電子文件的搜集整理方法不同于紙制文件，例如對于草稿文件由于不具備正式文件的功能，一般情況下不予以保存，但對正式的紙制文件有進行全文信息檢索要求時，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應對其搜集。由于其載體的穩定性差、容易破損，因此選擇網絡移交光盤儲存的方式更便于安全搜集。實際工作中，有的直接搜集磁盤歸檔，當遇到質量較差的磁盤時，會出現打不開等問題，影響文件的可讀性。因此，檔案部門要把搜集的電子文件一律存入光盤。
　　電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將電子文件分門別類組成電子檔案的一項工作。電子檔案的整理進行分類、排序和建立數據庫。文件排序是將存儲在傳遞載體上的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件的存儲格式處于一致有序的狀態。與紙制檔案相比，電子檔案在數據庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子檔案的科學整理，構成有序的虛擬狀態，數據庫是存取電子檔案的“虛擬數據庫”。
　　三、電子檔案的歸檔
　　電子檔案的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁場、光介質上以便長期保存的工作過程。
　　首先要建立完整的歸檔制度。要把電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理工作程序，將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔。要統一標準、統一格式，要建立電子文件歸檔范圍和保管期限表、電子文件鑒定標準、電子文件歸檔與集中報送辦法；電子檔案查詢和利用辦法等管理制度，使電子檔案管理規范化、標準化。
　　歸檔之前先要對文件進行認真鑒定，淘汰掉沒有保存價值的復制件、辦理過程不完整的文件材料，確認歸檔的電子文件的原始性、真實性。同時對它的可讀性、可靠性、有無病毒及載體狀況進行鑒定。然后對文件進行科學的分類，它是能夠快捷檢索的基礎。在網上查找文件，必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等檢索符號，否則，如同大海撈針。鑒定后需要歸檔的電子文件要編制歸檔文件序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，進行文件交接。
　　在交接過程中，一般采用磁盤歸檔和網絡移交歸檔兩種方式，實踐表明，利用磁盤脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。為避免問題就必須制作多份備份盤存檔，這樣不僅加大了工作量，而且增加了存儲磁盤的數量。所以簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤保存。網絡中的電子文件通過網絡系統傳輸給檔案部門，同時也要打印出文件目錄，以備交接查詢。無論利用何種途徑歸檔，都必須由電子文件形成單位按照統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行由網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。最終版本的應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光介質上。
　　“雙套制”歸檔的必要性。由于電子文件目前還不能體現出印章標志，而一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質文件保存，因此采取紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔保存的形式還會在一定時期內存在。其歸檔時使用不同的編目方法和存儲裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時在電子文件歸檔目錄備注項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
　　四、電子檔案的保存
　　電子檔案不同于以往的紙制檔案，紙質檔案的載體原料是純纖維素，紙張的耐久性取決于纖維素的性質。盡管纖維素在一定的條件下，可發生水解和氧化的反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。電子文件的載體材料是磁性物質和光盤，它們的形成材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體的壽命要短得很多，一般僅為5到15年。因為電子檔案的載體光盤、移動硬盤等容量大、密度高，所以它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件要求很高。
　　電子檔案的載體光盤、磁帶的材料之一。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，它比較容易產生靜電，容易卷曲粉碎。然后是黏合劑，它的作用是把底基和磁粉連接起來，特點是容易熱脹冷縮、磨損、生霉。最表層是磁粉，磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁消磁等。因此磁盤必需存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境中。
　　一是要選擇質量好的光盤和存放物體。將光盤放入盒內，立放排列，并做好備份，定期進行拷貝。使其在存放和使用中不受或少受人為或自然因素的損害。二是控制好溫濕度。環境空氣相對濕度控制在40%~50%，溫度控制在15℃~25℃。三是做好病毒防范。要求各環節部門嚴格計算機的病毒檢測，確保保存文件的磁盤不帶病毒。要使磁盤經常處于受保護狀態，即通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證其可靠性。
　　五、電子檔案的利用
　　電子檔案的利用方式、方法與紙質檔案有明顯不同，與紙質檔案相比，電子檔案的利用不受時間和空間的限制，更快捷，更方便；不受“孤本”的限制，可多人利用。具體來講，電子檔案提供利用的方法一般有提供拷貝、通信傳輸、直接利用三種。提供拷貝就是將檔案備份提供給利用者，并將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟件平臺。當利用者不具備電子文件的軟硬件平臺時，可提供打印件或縮微品。通信傳輸就是用網絡傳輸電子檔案，可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過網絡傳輸，提供給局域網縮微查閱者。直接利用就是利用檔案室的電腦，在檔案室的數據庫上直接查檔。
　　總之，電子檔案是新形勢下檔案工作的一項重要內容，它的管理問題已經引起了很多檔案工作者的關注，我們在工作中要不斷積累經驗，探索研究，才能使電子檔案管理工作更加科學、完善，更好地發揮電子檔案的作用，為社會服務。