淺析Excel在信息處理中的技法應用

摘 要：現(xiàn)代信息中包含大量的表格信息，Excel因其具有強大的數(shù)據(jù)處理功能，同時具有圖表功能和數(shù)據(jù)庫管理功能，給人們?nèi)粘＿M行的數(shù)據(jù)處理工作帶來了極大的方便，成為所有辦公人員的必備工具。熟練的掌握和運用Excel可以極大的提高工作效率，減輕工作量。

關鍵詞：EXCEL；技法；技能

中圖分類號：TP317.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 22-0000-01

信息處理中往往會有大量的數(shù)據(jù)需要進行統(tǒng)計、分析，利用Excel的強大數(shù)據(jù)處理功能，掌握Excel的使用技法與技能，則可事半功倍地完成繁瑣的數(shù)據(jù)處理，從而提高信息的利用效率。現(xiàn)就關于Excel的應用技法與技能簡介如下。

一、信息的錄入技法

（一）分數(shù)的輸入：如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”。

（二）序列“001”的輸入：如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“”（西文單引號），然后輸入“001”。

（三）日期的輸入：如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

二、信息的篩選技法

篩選就是將那些暫時不用的數(shù)據(jù)記錄隱藏起來，只顯示符合我們預先限定條件的數(shù)據(jù)記錄，便于今后快速查找。

（一）自定義篩選

譬如要對“儲蓄所儲蓄額”表（1-6月）的“月平均”額度，進行自定義篩選，篩選出“月平均”儲蓄額小于等于250萬的儲蓄記錄，并將篩選后的數(shù)據(jù)結果（包括表的標題和字段名）復制到sheet2工作表中，同時將sheet2重新命名為小于250萬。

操作方法：

1.選中字段“月平均”，單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“篩選”命令，在下一級菜單中選擇“自動篩選”命令。

2.單擊“月平均”單元格右側(cè)的下拉按鈕，打開“篩選”列表框，單擊下拉菜單中的“自定義…”選項，彈出“自定義自動篩選方式”對話框，在左邊條件框操作符中選擇“小于或等于”，在數(shù)值框中輸入“2500000”，單擊“確定”按鈕，則可在工作表中顯示出符合條件的數(shù)據(jù)。

3.選中篩選后的結果，復制到sheet2工作表中，雙擊sheet2工作表標簽名，改成“小于250萬”。

（二）高級篩選

相對于自動篩選，高級篩選可以跟據(jù)復雜條件進行篩選，而且還可以把篩選的結果復制到指定的位置，更方便進行對比。

Excel中的高級篩選就是在一個表格中，可以同時對多個條件同時進行篩選。譬如將一成績表中，篩選出“王姓”且是“女”生或等級為“合格”的記錄（條件設置可使用通配符“*”號），操作方法是：依次點擊菜單“數(shù)據(jù)”->“篩選”->“高級篩選”->（選擇復選框）將篩選結果復制到其他位置->列表區(qū)域是“選擇原始區(qū)域”->條件區(qū)域是“選擇條件區(qū)域”->在點復制到->選一個空白“單元格”->確定->就可以把滿足的選出來了，如果要去除重復記錄，則將“選擇不重復記錄”選中則可。

圖1

三、信息的分類匯總技法

分類匯總首先要對數(shù)據(jù)進行排序，將同類數(shù)據(jù)放在一起，然后再進行求和、計數(shù)等統(tǒng)計運算。譬如要在“日常消費統(tǒng)計表”中，此表有“序號”、“類別”、“名稱”、“單價”四個字段，要求計算不同類別商品的平均價格。

方法：（1）按“類別”字段排序，將同類別的記錄放在一起實現(xiàn)分類。

（2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”，出現(xiàn)“分類匯總”對話框，其中：

“分類字段”：表示按該字段進行分類，本例選擇“類別”。

“匯總方式”：表示要進行匯總的函數(shù)，本例選擇“平均值”。

“選定匯總項”：表示要匯總的對象，本例子選擇“單價”。

“替換當前分類匯總”：表示將此次分類匯總的結果替換已存在的分類匯總結果。

（3）單擊“確定”按鈕，得到分類匯總后的結果。

四、信息的選擇性粘貼：

在處理表格信息中經(jīng)常會出現(xiàn)一組數(shù)據(jù)是通過公式計算機出來，怎么樣把這一組數(shù)據(jù)復制到另外工作表中，且數(shù)值保持不變，則會用到Excel中的“選擇性粘貼”。用通常的方法復制、粘貼通過公式計算機出來的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤提示信息“（#REF！）”；解決此錯誤方法是，使用粘貼中的“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”，則可得到正確結果。

五、在Excel中分頁重復打印表頭技法

（1）在“文件”菜單中選擇“頁面設置”，依次點擊->工作表->頂端標題行->框選想要輸出表頭的位置；（2）然后點擊確定即可，最后在用打印預覽中查看每一頁是否都有表頭。

六、信息處理中“顯示數(shù)據(jù)”與“實際數(shù)據(jù)”不符

在用Excel計算時（尤其是含有小數(shù)位的數(shù)據(jù)），一般會在單元格的“格式屬性”中設置保留兩位小數(shù)，而Excel的自動計算功能往往會精確到小數(shù)點后兩位數(shù)以上，只不過是由于用戶的設置原因，在表中看不出來而已。這樣，Excel在計算時是按精確位進行計算的，而不是按顯示的兩位小數(shù)計算，這就產(chǎn)生了誤差。

解決方法（一），按如下依次操作即可：工具->選項->“重新計算”選項卡->將“以顯示精度為準”前的方框打上勾就可以。如果方法（一）不能解決，則使用“四舍五入”函數(shù)round（）則能解決。解決辦法（二）：在計算公式里，事先加入“四舍五入”函數(shù)round（），以設置計算結果要保留的小數(shù)位數(shù)。使得Excel在數(shù)據(jù)計算時，按“顯示位”得出計算結果，避免按“精確位”相加所帶來的隱性誤差，從而使出現(xiàn)的問題迎刃而解。

總的說，Excel在信息處理中的應用技巧遠遠不止以上方法，只要運用好其基本功能，掌握其中的技巧與技能，不斷地在實踐過程中找到其高級的功能和巧妙的方法，就會享受到使用Excel帶給的方便，從而高效地提高工作效率和準確度。

參考文獻：

[1]張穎，趙連波.EXCEL在信息處理中的應用[J].統(tǒng)計與咨詢，2002，08.