試論高校二級學院辦公室信息化的工作路徑

摘 要：針對高校二級學院工作，首先分析高校二級學院辦公室管理的特點，對目前高校二級學院辦公室管理方面普遍存在的問題進行歸納，在此基礎上，分析高校二級學院辦公室信息化的關鍵要素。最后，分別從思想上、制度上、技術上和人員上這四個方面提出構建高校二級學院辦公室信息化的工作路徑。

關鍵詞：高校；二級學院；信息化；路徑

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）19-0203-02

高校二級學院是高校這個龐大系統中的重要組成部分，其辦公室的工作既有學術性事務、教學性事務又有行政性事務，例如學術組織與信息收集、課程安排、考務安排、教學監督、人員管理、會議安排和工會活動等等，工作內容頭緒多、小事多、任務重。近年來，由于各高校建立了較為先進的校園網絡，并通過中國教育科研網與國際互聯網連接，真正實現了資源共享，信息共享的高校管理新模式。因此，針對高校辦公室管理出現的新變化與新要求，高校辦公室尤其是二級學院辦公室如何在網絡化的辦公條件下開展工作值得探討。

一、高校二級學院辦公室信息化管理工作的平臺

高校二級學院辦公室作為高校大系統中的子系統而言，其主要的宗旨是為廣大師生服務，發揮參謀助手、綜合協調、上傳下達、督促檢查的作用。因此，在網絡化的辦公條件下，高校二級學院辦公室工作人員除了能熟練應對日常工作外，還必須了解與熟練操作辦公室信息化的管理系統。本人在學院辦公室工作近十年，教學、學術與行政管理事務都一一從事過，從本人的工作經歷來看，高校二級學院信息化工作的平臺主要包括以下幾點：

1.辦公室信息自動化的軟件操作。作為二級學院的辦公室管理人員必須學會熟練操作有關基本的辦公軟件如Word 、Excel、Powerpoint和WPS等工具以及學院網絡的簡單維護工作。高校的日常管理工作中，由于經常涉及大量的公文寫作與統計工作，比如有關學院的新聞報道；師生有關證明材料的開具、教學管理中的質量監控與評估材料的撰寫；科研成果的統計；教材、圖書資料及實驗器材的申報與登記保管等等。這些工作都對二級學院辦公室的管理人員提出了一定的專業化要求。因此，高校學院辦公室管理人員除了會操作基本的辦公室信息自動化的軟件外，還應具備相關二級學院的專業知識，保證學院管理工作的順利開展。

2.教務管理信息系統的操作。該系統主要涉及師生的教材征訂、課程安排、考務安排以及學籍管理等內容，作為二級學院的教學管理人員必須做好三方的工作安排即本院教師、選修學生和學校教務處的溝通與協調工作。

3.電子郵件的信息管理工作。在目前各高校的日常管理中，經常涉及大量的專業性較強的教學、科研和人事等部門的傳達與統計工作。高校的二級學院辦公室都有一個專屬的電子信箱和管理人員個人電子郵箱。該電子郵箱主要起到傳送與收集本院師生的各類電子文檔如Word和Excel等。該種辦公室信息化管理方式也是高校最早的網路化辦公形式之一，被廣大高校普遍采用，為高校管理節約了大量的資源與時間，提高了辦公效率。

4.會務通知信息系統的操作。該系統主要是中國移動公司與各高校合作，建立了本單位內所有職員的手機信息群發平臺，主要負責將學校或有關直屬管理部門的信息及時、準確地傳達到每位老師的手機中，并做好相關的溝通與協調工作。由于該通知系統存有大量個人手機和單位信息，因此，作為辦公室的信息發布人應謹慎、仔細地審核每條信息所發布的內容與來源，準確篩選出所要發送的對象，避免誤發、漏發和錯發信息，更不能透露教師個人信息。

5.財務報賬信息系統的操作。財務管理是高校日常工作的重要內容，同時也關系到師生員工個人的經濟利益。高校財務報賬管理信息系統是高校公共服務網絡化的重要平臺。該系統使學院辦公室人員擺脫了手工記賬、算賬和報賬的傳統核算方法，實現財務報賬的快速與便捷，避免了因報賬簽字、審核和排隊而浪費的工作時間。因此，作為二級學院的辦公室工作人員必須能熟練操作該系統，為學院師生的公共財務進行信息化的管理。

二、高校二級學院辦公室信息化過程中存在的問題

1.輕視學院辦公室信息化管理工作。高校作為社會中網絡化、信息化應用較早的單位之一，應重視辦公室的信息化工作。尤其二級學院辦公室的管理人員如若失去了信息，如同失去了耳朵和鼻子的功能，無法完成辦公室所承擔的基本管理任務，更無從談起創新性的工作目標。由于辦公室的信息化工作在整個高校管理體系中處于劣勢的地位，中國的部分高校管理者還沿襲過去的陳舊觀念，對于辦公室信息管理的規范化和制度化建設不夠重視。如有的高校二級學院領導輕視辦公室信息化的工作，認為辦公室的工作人員是為自己服務的服務者，主要職能是溝通學校與學院的橋梁，無須投入人力、物力和財力推進辦公室的信息化工作，缺乏對辦公室信息化工作的認識。

2.缺失學院辦公室信息化管理工作的制度。目前，高校二級學院辦公室的信息化管理工作主要涉及有關教學、科研和人事等信息的收集、整理和報送等工作，工作內容煩瑣，工作責任重大、工作溝通較多。而類似這些看似簡單的工作卻未制定相關的信息處理機制，信息傳遞的過程中難免出現問題，如出現文件丟失、會議誤報、統計資料缺失以及教學信息遺漏等，而各有關部門卻互相推諉，不愿意承擔責任，致使工作效率低下，師生的滿意度不高。

3.缺乏二級學院辦公室自動化管理系統。中國高校各職能部門以及各二級學院辦公室所開展的管理工作中，仍然以紙質文件為主。學校各職能部門的會議內容的傳達和日常事務的報請都以紙質文件為主，這將使得學院辦公室人員為了一份簡單的紙質文件要多次往返于各職能部門和學院之間，這不僅是時間的浪費也是人力的浪費。此外學院需要與學校各個對口的部門進行日常工作的聯系，紙質材料的打印較多，浪費現象時有發生。亟需針對二級學院辦公室開發辦公自動化系統，即改變以往繁雜、低效的辦公方式。

4.缺乏高素質、復合型的學院辦公室信息工作人員。中國高校大多數二級學院辦公室的工作人員由于知識結構、年齡結構和個人素養的影響，尚缺乏辦公室管理與信息化專業知識相結合的高素質、復合型工作人員。辦公室的電腦也僅能處理簡單的文字錄入與打字的功能，沒有將學校各職能辦公室與學院辦公室信息工作建立網絡，高效、高質地為師生提供服務。

三、高校二級學院辦公室信息化的工作路徑

對于中國廣大高校的二級學院而言，其信息化的工作方式將為學校和學院領導的科學決策，為教學和科研工作的順利開展，同時也為各項管理工作提供及時有效地服務模式。未來面向世界，面向未來的創新性的高校要求重視辦公室信息化的管理工作，這將使高校辦公室管理工作從傳統的低效運作方式轉變為現代高效的運作方式。為此，本文提出以下四個方面的路徑，用以推行高校二級學院辦公室的信息化管理工作。

1.思想上重視學院辦公室的信息化管理工作。中國國家領導人曾在不同場合中強調了中國開展的四個現代化，哪一化也離不開信息。現代高校管理講求的是效率與創新，這也正是高校二級學院辦公室信息化工作的目標。在二級學院復雜的日常性教學與科研管理事務中，信息是各項工作有序、高效開展的重要保證，學校和學院領導要高度重視辦公室信息化工作建設，將信息化工作作為學校的一項重要工作來抓。

2.制度上完善學院辦公室的信息化工作機制。新時期，高校二級學院辦公室的信息化工作必須建立一整套符合信息化工作流程的規范機制，以保證其工作的順利開展。為此，本文結合自身學校的實際情況提出以下的完善內容：首先，需要建立學院辦公室信息化工作的規章制度，制定信息采集、報送和反饋的流程，明確各階段應完成的任務和時間要求。其次，需要建立信息的處理流程，用以把控信息的真偽性、時效性、合理性和可用性等。第三，建立信息的安全機制作機制，主要包括信息管理的網絡安全、系統安全和內容安全三個方面，并按照“誰主管、誰負責”的原則，保障信息通道的暢通。第四，建立信息的歸檔管理機制，尤其是加強電子文檔的管理。最后，制定信息化工作的激勵機制，將辦公室信息化工作納入部門工作考核范圍，每年要撰寫工作計劃和總結，對于優秀的部門和信息專員給予獎勵。

3.技術上構建學院辦公室自動化信息管理系統。目前，高校都接入了因特網，主管教育部門和高校自身都投入了巨大的人財物，但校內各部門之間出現條塊分割，缺乏統一的辦公標準系統。辦公自動化系統簡稱OA系統（Office Automation，簡稱OA），即采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使高校內部全體教職員工方便快捷地共享信息，高效地協同工作。針對高校二級學院辦公室的信息化，該系統可以將校內和下屬學院內的公共事務集中在一個平臺上，開展網上辦公，使之能夠快捷、高效地處理有關教學、科研和行政事務，同時能夠附帶享受辦公日程安排、催促辦公、提醒辦公等多方面的功能。這一管理系統的運用將使學院辦公室的工作效率大大提高，真正實現辦公室的自動化信息管理。

4.人員上積極培養學院辦公室信息化的工作人員。高校二級學院辦公室的信息化除了上述硬件條件和制度保障之外，還需要培養高素質、能力強的工作人員。信息專員必須熟悉本單位各個環節工作的業務流程、熟悉各方面的數據信息收集、整理和歸檔工作、熟悉計算機和網路技術、了解信息系統建設方法。但目前各高校二級學院辦公室的工作人員專業結構不盡合理，人員素質參差不齊，亟需通過多途徑的方法培養其工作能力和業務素質。首先，根據各辦公室現有工作人員的學歷和知識結構，挑選適合從事該工作的合適人選，并為其購置必要的硬件和軟件設備。其次，根據高校各職能部門和二級學院辦公事務所需，加強信息化工作人員的計算機與網絡專業知識的培訓工作，并在合適的時間（例如寒暑假）派往其他高校或有關公司進行集中進修，為其開展工作提供智力支持。第三，安排該類人員積極參與學校和學院的各項會議以及調研與檢查工作，以便他們能及時更新信息，做好對內和對外的信息收發工作，為各級職能部門提供決策依據。

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[責任編輯 安世友]