企業加強合同管理及法律風險防范對策

摘 要：合同是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產生糾紛的根源。現今社會商業活動錯綜復雜，也決定了合同內容的復雜多樣性。在合同洽談、簽訂時應充分考慮合同的潛在風險性。因而企業合同管理是企業管理的重要內容，搞好合同管理，是維護企業合法權益的最基本的要求。合同履行并非總能一帆風順，如果發生糾紛或者出現不能正常履行的情況，面臨著如何進行合同救濟。合同救濟行為不當，同樣可能在這個階段發生法律風險。從依法管理合同，有效預防法律風險的角度出發，對加強合同管理與法律風險防范進行研究。

關鍵詞：企業；合同；法律風險；防范對策

中圖分類號：D92 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）28-0296-03

引言

合同的重要性不言而喻。合同是企業通向市場的橋梁和紐帶，橋的一端是出售產品或服務的企業，另一端是購買產品或服務的用戶或顧客。對某一具體企業而言，這種作為“賣方”和“買方”的兩重身份都擁有，并且時刻在交替重疊，即企業在出售自己的產品或服務的同時，又在購買他人的產品或服務。可以毫不夸張地說，市場經濟就是“合同（訂單）經濟”，企業馳騁市場、提高產品或服務的市場份額（市場占有率），也就是尋求訂單、希望得到更多訂單的過程。交易是通過合同來實現的，而企業的產品或服務本身是用來交易的。可以說，合同是企業的“命門”，企業要練就金剛不壞之身、東方不敗似的蓋世武功，就必須千方百計護住自己的“命門”，花大力氣、下真功夫搞好合同管理，防范和化解合同法律風險。合同管理一般經過合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關部門、履行、變更或轉讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執行情況評價等環節構成。可以將合同管理劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執行情況評價等程序。

一、企業合同管理的總體要求

1.建立分級授權管理制度。企業應當根據經濟業務性質、組織機構設置和管理層級安排，建立合同分級管理制度。屬于上級管理權限的合同，下級單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔保類、知識產權類、不動產類合同上級部門應加強管理。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權限的合同，應當提出申請，并經上級合同管理機構批準后辦理。上級單位應當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監督檢查。

2.實行統一歸口管理。企業可以根據實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門，對合同實施統一規范管理，具體負責制定合同管理制度，審核合同條款的權利義務對等性，管理合同標準文本，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同的有效履行等。

3.明確職責分工。企業各業務部門作為合同的承辦部門負責在職責范圍內承辦相關合同，并履行合同調查、談判、訂立、履行和終結責任。企業財會部門側重于履行對合同的財務監督職責。

4.健全考核與責任追究制度。企業應當健全合同管理考核與責任追究制度，開展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現的違法違規行為，應當追究有關機構或人員的責任。

二、企業合同存在的風險

1.輕信口頭協議，不簽訂書面合同現象突出。不少企業僅憑對方的電話、電報、發貨通知就進行交易、盲目輕信口頭協議，一旦對方失信便糾纏不清引發糾紛的情形時有發生。分析對方不簽書面合同的原因，既有出于信任對方的可能，也有圖省事的可能，這往往給居心不良分子一方有可乘之機。現實中因雙方未簽訂書面合同，致雙方在合同結算中相關條款不明，引發爭議的極多。

2.合同簽訂行為不規范，致使合同內容約定不明確、不具體。許多企業在經濟交往活動中，也注意簽訂相關合同，但卻不使用內容規定的格式合同文書，簽訂的合同條款過于粗略，出現合同條款約定不明確，不完善，權利表述模糊。這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發合同糾紛。《合同法》第12條規定，合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款：（1）當事人的名稱、姓名和住所；（2）標的；（3）數量；（4）質量；（5）價位或者報酬；（6）履行期限地點和方式；（7）違約責任；（8）解決爭議的方法。現實中對合同條款的約定不詳，較為常見的情況是簽訂合同時根本不約定履行期限、違約責任及爭議解決的條款。另一種情況是即使約定了違約責任條款也徒有虛名，如僅約定一方違約時，另一方應依據《合同法》承擔違約責任，按要求承擔違約責任的具體約定又還給了《合同法》。在約定爭議解決的方式時，有些約定既適用訴訟方式，又適用仲裁方式；有些約定選用的仲裁方式解決但選定仲裁機構不明確或不存在，還有些在約定選用訴訟方式時違反了《民事訴訟法》關于級別管轄或專屬管轄的規定等。

3.企業往往只注重經濟合同局部化管理，看重合同的簽訂而缺乏全過程的合同管理。有些企業在簽訂經濟合同前，沒有組織有關專業部門對合同標的、質量、價款、匯率、企業自身能力、付款條件等進行全面綜合有效地評估，而匆忙簽訂經濟合同，結果在經濟合同的履行過程中，往往力不從心，結果導致合同不能順利履行，使企業最終遭受經濟損失。某些企業對經濟合同的相關證據保存不善，當企業經濟合同發生糾紛時，往往有效證據不足，使企業喪失對自身的維權。同時，也沒有很好總結合同全過程管理，對企業今后的合同管理，難以提供指導性意見。

4.企業風險意識淡漠，管理人員對控制風險的知識缺乏，不能有效控制風險，造成合同管理失敗。有的企業，在簽訂合同前，沒有對對方資信進行全面調查，而簽訂合同后，致使上當受騙；有的對合同條款缺乏反復推敲、致使在履行合同中，給對方留下空隙可鉆，合同糾紛難以解決，有一些企業雖然對合同風險比較重視，但往往不得要領，企業管理者在處理突發事件中，對合同詐騙和糾紛束手無策，一般以報案和訴訟為作為重要手段，或者自食其果。有的企業為了避免合同詐騙。也采取了一些擔保措施，但具體實施中，往往得不到完全滿意的擔保賠賞。

5.缺乏誠信經營理念。有的企業在經營中，不顧企業的長遠發展目標，以丟失信用為代價，追求短期的經濟效益，在合同的執行中，表現為不按合同規定的有關條款執行，或不能按期交付貨物，或不能保證標的質量，或不按期支付貨款等。

三、企業加強合同管理及法律風險防范對策

1.對合同簽約主體資質進行識別性審查，做到法律風險的事前控制。對簽約相對方進行資信審查是為了排除不適格的交易主體，確保合同合法和避免產生法律風險，也是確保合同有效履行的第一道防線。隨著市場經濟的進一步深入，各市場主體的動態變化極為頻繁，特別是目前的內外經濟環境，國際市場持續的低迷，必然會使很多公司的履約能力受到影響甚至引起變化。所以對交易對象的資信情況嚴格審查，并及時跟蹤管理顯得尤為重要。這就要求主辦合同的管理人員認真開展簽約單位的資質調查，及時掌握交易客戶的現狀，做好建檔及動態維護，嚴把合同資信審查關。確認對方單位有相應的履約資質和履約能力后，再與其簽訂合同，對資質檔案要及時更新維護，否則無法從源頭防范經營風險。通過對簽約主體資質審查，以識別合同訂立的合法合規性、簽約主體資格、資質的真實性、合法性和有關證件的有效性，做到法律風險的事前控制。

2.采用格式文本，加強條款的審查力度，可以有效地防范法律風險的發生。書面合同可以使當事人雙方能夠準確地理解合同規定，避免不必要的爭執，便于管理。同時也為將來萬一發生糾紛時提供了原始的文字證據，為及時解決提供方便。企業的合同主辦部門在訂立書面合同時應當優先采用國家或行業頒布的格式合同文本，因為此類合同示范文本是經過專業法律人員和有關部門業務骨干集中集體智慧編訂而成，其內容嚴謹、完備，不僅防范合同風險，提高工作效率，也大大減輕了企業法務人員審查合同的繁重度。為此，企業一方面要擴大合同示范文本的宣傳和使用范圍，另外一方面企業專業法務人員也要指導業務人員正確使用，嚴格各選填項的填寫，對個別內容確需修改的，須加蓋合同專用章以完成雙方確認，避免留下紛爭。使用非合同示范文本的，應當由專職法務人員審核。努力實現法律工作從服務型向管理型，從事后救濟型向事前防范和事中控制型的根本轉變。

3.加強授權代理制度。對企業職工合同簽訂授權的管理與控制是防范合同風險的重中之重。由于企業不可能將所有的合同簽訂都集中于法定代表人或負責人身上，在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給與相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是法律風險常常就出現在這里。由于授權的不規范就會很容易產生無權代理或表見代理行為。如何規范公司職工的授權代理行為，杜絕無權代理和表見代理的發生是執行授權代理制度的關鍵。無權代理即未經授權而為的行為、超越代理權的行為和代理權終止后的行為，法律規定無權代理行為未經被代理人追認的被代理人不承擔民事責任。規范授權代理的做法是：不要預先發出蓋章的空白介紹信和空白合同書，如果必須這樣，企業必須嚴格控制，應在空白介紹信中明確規定該銷售代表可以簽訂合同的具體項目、金額上限，以及該銷售代表有權獨立簽訂合同的時間期限。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時清理、上繳，同時務必以最快的速度書面通知和他有業務往來的關系客戶。如果已經發生了無權代理，公司可以權衡利弊及時選擇行使追認權和拒絕權，比如無權代理簽訂的合同對公司不利，應堅決拒絕追認，做法上只需要在相對人進行催告時不作任何表示即可。表見代理是指行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后以被代理人名義訂立合同，但是相對人有理由相信行為人有代理權的，該代理行為有效，企業要對該代理行為的后果承擔責任。因此我們務必要注意避免以下幾種可能構成表見代理的情況：企業對外聲明授予某人代理權，而實際上并沒有授權的；知道他人以自己的名義從事經濟活動而不做否認表示的；將本企業的公章、合同專用章、以及蓋章的業務介紹信和空白合同書交給他人的；授權委托書中授權不明的；代理權消滅后未及時收回授權委托書的。

4.違明確約責任條款。應當注意審查對方起草的合同中有無不平等的違約責任條款和加重我方責任的違約責任條款。公司起草簽訂合同中必須明確約定對方的違約責任，而且應與公司訂立合同的目的能否實現為標準。比如最近我公司一件技術轉讓合同中，由于沒有明確約定對方提供的技術資料不能通過審批取得新藥證書時的違約責任，造成我們無法直接向對方索賠。《合同法》雖然規定一方違約，另一方可以向其追索違約金和賠償金，但如果合同中沒有明確違約金的數額，法院就會視為雙方當時放棄違約金權利，而不予支持。對賠償金計算方法作出明確約定，有利于以后發生爭議后迅速確定賠償金額。我們經常會看見合同中關于違約責任的如下約定：雙方應嚴格履行本合同，如一方有違約，則另一方根據法律規定追究其違約責任。這樣的約定沒有任何意義，我們必須明確在合同中約定對方違約賠償數額或者如何計算經濟損失的標準、方法，這樣一來一旦對方違約將直接以這些標準追索賠償，如果不足以彌補我公司損失時再舉證實際損失的大小。

5.要妥善保管好合同的原件以及雙方履行中往來的全部書面記錄。合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據。如果企業把合同的原件弄丟，則會多企業索賠造成非常被動的局面，甚至會導致無法進行索賠。許多合同的內容是企業不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業秘密或者技術秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要，建議可由簽訂了保密協議的人員負責保管。

6.風險規避。風險規避是企業對超出風險承受度的合同風險，通過放棄或者終止與該風險相關的合同以避免和減輕損失的策略。根據規避的程度和方式，可將合同風險規避策略進一步劃分為完全拒絕承擔、逐步試探承擔和中途放棄承擔等三種策略。完全拒絕承擔合同風險策略是指通過合同風險評估后，企業直接拒絕承擔某類或某個合同風險。如通過對某企業進行合同調查和合同風險評估后，認為該企業長期經營管理混亂、財務狀況不佳、產品或服務質量不高、商業信譽不好等，合同風險很高，就不能與該企業簽訂合同。逐步試探承擔合同風險策略是指通過合同風險評估后，雖然認為某種或某個合同風險很大，但又不宜采取完全拒絕的方式，則宜采取分步實施策略，規避部分風險。如通過合同風險評估后，認為與某公司開展業務往來風險很高，但該公司提供的產品又是本企業急需的，則可采取此種合同風險規避策略，先與其簽訂標的金額較小的合同，通過逐步接觸和合同履行進展情況，再逐步增大標的金額。中途放棄承擔合同風險策略是指因外部環境發生變化或對方發生違約行為等，企業中途終止合同的履行，控制合同風險的擴大和發展。如在合同履行過程中，因外部環境發生重大變化，或者對方存在違約行為，本企業繼續履行合同義務，將會造成更大的損失和風險，則宜采取此種策略。

7.風險降低、分擔與承受。風險降低是企業在權衡成本效益之后，準備采取適當的合同控制措施降低合同風險或者減輕合同損失，將合同風險控制在風險承受度之內的策略。建立和實施合同內部控制，是降低合同風險的主要方法。風險分擔是企業準備借助他人力量，采取合同業務分包、請專門擔保公司擔保等方式和適當的控制措施，將合同風險控制在風險承受度之內的策略。根據分擔方式不同，可將合同風險分擔策略分為合同風險分散、請擔保公司擔保等方式。合同風險分散就是指將一個標的金額大的合同拆分成標的金額較小的合同，與不同單位簽訂合同，將風險分散在不同的空間，以減少企業遭受合同風險損失的程度。如與不同的供貨商簽訂同一種原材料的采購合同、與不同的客戶簽訂同一種產品的銷售合同等。請擔保公司擔保就是指對風險較大、企業難以控制的合同，請專門的擔保公司進行擔保，一旦發生合同風險，則可從擔保公司獲得一定的補償，以彌補合同損失的方式。一般的，對于涉外、外貿合同，可請實力強、經驗豐富的涉外擔保公司進行擔保。風險承受是企業對風險承受度之內的合同風險，在權衡成本效益之后，不準備采取控制措施降低合同風險或者減輕合同損失的策略。一般的，對于標的金額小，或者能夠即時結清的合同，可以采用合同風險承受策略。

參考文獻：

[1] 財政部CPA考試委員會.經濟法[M].北京：中國財政經濟出版社，2013.

[2] 2013年全國企業法律顧問執業資格考試用書編委會.企業法律顧問實務分冊[M].北京：經濟科學出版社，2013.

[責任編輯 陳 鶴]

收稿日期：2013-06-19

作者簡介：張進軍（1978-），男，北京人，企業法律顧問，經濟師，從事企業行政管理與法律管理研究。