會展項目競爭力評價模型及實證研究（二）

摘要：在工作和不斷學習的累計過程中，我開始認識到，我所做的會務執行工作，其實就是會議運營管理，更多的側重于籌備期管理和會期的現場管理。雖然每個會議都會涉及到活動、酒店住宿以用餐，但是不同的會議又會略有不同。應該根據具體情況分析特點，找到最好的執行方式。

關鍵詞：會議 運營 體會

一次偶然的機會我有幸作為一名展會的志愿者，接觸到會展行業，當時的我對會展行業一竅不通，臨時被安排在接待組，雖然只是協助做好相關的酒店房間安排，客人的接待，費用的結算等工作，但是對于我來說，是一個全新的經歷。第一次走進了近10萬平米的展館，看到了先進的國際會議中心以及各大星級酒店，參加了盛大的開幕式，各項大會的活動，這些都讓我興奮不已。雖然我只是做好交辦給我的工作，但是我仍能夠深刻的體會到展會是一個綜合性很強，執行流程非常復雜的行業，了解到時間節點的重要性，事無巨細的瑣碎性，事物流程的規范性以及突發事件的靈活性等。從事會展工作，既要能說會道，又要沉穩且富有激情，快速融入展會的適應性，知識全面、技巧全懂、操作全會的綜合素質，吃苦耐勞，積極向上的工作態度，隨時不忘拓展知識，學習提升的鉆研精神。這次難忘的經歷讓我對會展行業充滿了向往和憧憬。

后來，因展會情結，經過努力，我正式進入了會展行業，作了一名的真正的會展人，從而開始了我的會展之路，讓我從一個新的角度全面的了解會展業。在工作當中，給我一種和做志愿者時完全不同的經歷，我不在單純的做好協助工作，很多的事務則需要自己去對接，從第一個電話，第一份傳真，第一次遇到挫折，感覺并非想象中那么好做，于是我開始不斷的總結經驗和教訓，不斷的學習，端正態度，擺正心態，學會了不斷的去思考，積極克服遇到的困難，慢慢的從管理會務資料、管理大會秘書處、到管理酒店房間、管理大會用餐再到會議場地搭建與布置等工作，我由一個對會展懵懂的新人向著真正的會展人在逐漸轉變。

我的工作主要是做會務執行，酒店、會議及用餐安排等會務工作。在工作和不斷學習的累計過程中，我開始認識到，我所做的會務執行工作，其實就是會議運營管理，更多的側重于籌備期管理和會期的現場管理。雖然每個會議都會涉及到活動、酒店住宿以用餐，但是不同的會議又會略有不同。應該根據具體情況分析特點，找到最好的執行方式。

就酒店房間管理而言，這是展會都會涉及到的問題，但不同的會議也需要視情況而定，具體情況具體分析，首先如何保證參會代表能夠順利的辦理入住手續，尤其在大量代表同時抵達報到注冊時，不會因此在酒店大堂出現滯留擁堵現象，其次代表入住以后，怎樣方便有效進行房間管理，最后才能準確的進行費用核算，這些都是我們在之前就要認真思考的問題。我們必須認真分析參會代表的構成、組織及抵達情況。去年的一項國際賽事的房間管理，尤其是選手同時抵達并順利注冊入住的過程，不僅是一次非常難忘的經歷，更學習到了寶貴的經驗。

此項大賽有來自全球17個國家和地區17支隊伍的近百位選手參賽，按照日程安排，他們乘坐兩個航班分別于10：30，11：30抵達，注冊報到后，下午2：30就要召開全體選手動員大會，在飛機正點的前提下，既要保證選手能準時參加動員大會，又不能在注冊時造成酒店大堂人員堵塞，因此選手如何快捷有效的辦理入住手續是整個注冊工作中的核心問題，從一開始就引起我們的高度重視，主要抓住了三個時間節點。

第一個時間節點：前期預定房源時候，堅持通過錄入選手的姓名進行預定。按照以往團隊注冊的房間管理的經驗，因代表都是單獨前往，并在某些程度上存在不確定性，為保證房間登記的準確性，一般都是等到代表入住的時候再錄入名字。但本次大賽選手是確定的，且是有組織的抵達，并多來自國外，姓名較為復雜，部分還非常相近，登記時錄入困難較大，為保證后期房間管理的順利進行，我們在與酒店多次溝通后，堅持采用了提前錄入姓名的方式，這也為后面選手有條不紊的報到注冊以及順利的管理房間奠定了基礎。

第二個時間節點：注冊前兩天，對接酒店保障用房，制作帶有姓名的房卡套。確定選手的抵達信息后，隨即與酒店協調保障用房，因前后兩批抵達時間只相差1個小時，當時考慮最壞的情況就是同時抵達，所以要求酒店10點要將近百間房的房卡交給我們，為此，酒店專門制定了方案，在大堂規劃一塊有工作人員看管的臨時行李寄存處，在前臺開辟專門的退房通道，協調客人盡早辦理退房手續，加大客房打掃力度，力保注冊順利進行。另外，為保證房卡順利發放，且便于后期的房間管理，我們還做了與以往不同的工作，就是制作帶姓名的房卡套，這樣在注冊前，就能先登記選手的房間號，發放的時候，也不會出現混亂。

第三個時間節點：注冊當天，收集證件辦理手續，與各組各環節密切對接，掌握及時信息，隨機應變。一早與接機組落實航班正點，酒店在10點前將所有房卡準備就緒，我們登記好房問號以后，將房卡交到注冊臺，并按照國家隊伍進行分類。酒店安排大量工作人員就緒，協助辦理入住手續。結果，如我們所預料的最壞情況一樣，兩個航班的選手同時抵達，負責收集證件的工作人員第一時間將所有證件交到入住手續辦理處，在大家提取行李，報道注冊的時候，以最快的速度辦好手續，歸還選手證件，由于前面已經做好了全面的準備，整個注冊程序進行的非常順利，沒有出現大規模的人員擁堵現場，得到了一致好評。

此次大會的房間管理，我積累了寶貴的經驗，也是對自己在房間管理執行中認真積極思考的肯定，讓我對此類大會的房間管理有了新的認識。房間管理雖然這只是活動中一個小小的環節，只有各個環節都認真落實到位，才能保證整個大的活動順利有序的進行。不同的會議，應根據其具體的情況，認真分析，仔細思考，前思后想，通盤考慮，在保障相關工作順利進行的情況下，還應在“更好的服務”上下功夫，為此，我將嚴格要求自己，不斷學習，提升業務素質，在會展路上繼續鉆研奮斗。