基于財務部門精細化管理談輔助核算

[摘 要] 輔助核算是會計信息化軟件提供的一項重要功能，是傳統明細賬會計核算的延伸及擴展，能夠以最簡便的方式最大限度滿足企業核算的要求。但目前對輔助核算的使用僅停留在表面階段，人們對它的認識并不充分。本文引入精細化管理相關理論，從精細化管理中財務部門工作要求的角度分析了輔助核算的作用及其必要性，并對如何更好發揮輔助核算的作用從而推動精細化管理提出建議。

[關鍵詞] 輔助核算；精細化管理；數據透視表；多維度

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 015

[中圖分類號] F275.2；F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）21- 0023- 03

1 前 言

輔助核算是會計信息化軟件提供的一項重要功能，是在會計信息化特定環境和方式下產生的一種新型核算方式，它采用傳統明細賬會計核算原理，同時兼顧了會計信息化處理方式的特點。在會計信息化迅速發展的環境下，輔助核算得到了各大會計信息化軟件開發商的青睞，同時也得到了企業的認可。幾乎所有財務軟件都提供了輔助核算功能，并在會計信息化實務中得到了一定程度的應用。但目前對輔助核算的使用僅停留在表面階段，人們對它的認識仍是狹隘的、不準確的。本文以此為切入點，從精細化管理方面對輔助核算進行研究，以促進對輔助核算功能的深入認識及全面運用。

2 財務部門精細化管理的內容

精細化的管理思想于20世紀90年代開始在西方盛行，它改變了傳統管理理念中粗放的管理方式，轉而注重管理活動中的細節以及微觀的層面，這也是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求。精細化管理源于生產領域，目前已經延伸到企業管理的各個層面，成為一種通用的管理思想。

財務部門是企業信息的集散中心，會計人員肩負著反映和監督企業經營狀況的職能，精細化管理在財務部門中主要體現為精細化核算、精細化分析和精細化控制。

（1）精細化核算：這是管理者清楚認識自己經營情況的必要條件和最主要的手段。這就要求對于企業的經營活動中與財務有關的行為，會計人員都要進行核算，會計人員應該提供與企業經營有關的盡量多的信息。

（2）精細化分析：精細化分析主要是通過現代化的分析手段，對重點的財務變動和業務進行分析，同時由于各自分析的角度不同，需要進行全方位考量，將經營中的問題從多個角度去展現、從多個層次去跟蹤，從而找到企業經營中存在的問題并及時解決，同時發現企業最具競爭力的業務、客戶和供應商，發現提高企業生產力和利潤的方法，增加企業價值。

（3）精細化控制與預測：監督與控制是會計人員的一項重要職能，精細化控制要求會計人員做好全程監控，從小處著眼，及時反映單元目標責任的履行情況并控制各項成本費用的支出。

精細化控制是在精細化核算和分析的基礎上實現的，所以財務部門精細化管理最根本的內容就是精細化核算與分析。核算與分析做到位，控制就會事半功倍。

3 精細化財務管理運用輔助核算的必要性

3.1 輔助核算協助推動精細化核算

精細化會計核算要求會計人員在核算的過程中，將賬務盡可能地進行分解、細化，通過詳細的賬務來全面、完整、多維度地反映企業的生產經營狀況。若利用傳統的核算方式，經濟業務的很多方面信息由于設置會計科目的局限性，在進入會計系統之前就被過濾、剔除。而作為賬務處理的一種補充，輔助核算可以通過核算項目的設置彌補這一方面的缺陷。目前國內主流財務軟件中的輔助核算中大都具有客戶核算、供應商核算、個人核算、部門核算和項目核算等功能。其中，項目核算功能可以通過自定義設置項目來滿足企業內部更多的管理需要，比如制造業中產品成本項目的核算、各環節成本與收益項目的核算、各地區的營業收入核算、施工企業的施工項目核算等。項目核算是對客戶核算、供應商核算、個人核算與部門核算的延伸與補充。輔助核算因為不同于傳統明細科目體系額倍數編碼原則，各項目之間完全相互獨立地編碼，增加核算項目的繁雜程度與工作量大大小于明細科目體系，所以，只要對項目設置得當，廣開思路，對各個會計科目根據精細化管理的需要，根據需要了解的內容盡可能多地設置輔助核算項目，項目核算連同其他4個輔助核算功能就能實現精細化核算所要求的多角度、全方位反映企業經營狀況。

3.2 輔助核算幫助實現精細化分析

精細化分析要求對經營和財務進行全方位考量，多維度分析經濟問題。輔助核算預設的核算項目可由不同的科目共同使用，能夠實現多個科目對同一個項目的共享；同時，一個科目可以關聯多個項目，使不同項目共享一個科目的數據。這種雙向關聯的方式很好地解決了傳統會計科目核算體系下只能進行縱向查詢的問題，使管理者能從多個維度對各種情況進行交叉查詢與分析。

如圖1所示，在輔助核算下的查詢與分析中，完全不同于傳統核算方式下的多級關系，會計科目與各項目之間更傾向于是一種并列的關系。多級明細科目核算方式下，如果在“主營業務收入”科目下設商品二級明細科目，在“商品”下設“地區”三級科目，那么要查詢在某個地區各種商品的銷售情況，就比較麻煩，而且容易出現差錯，這對于從會計信息中獲取有價值信息是非常不利的。而運用輔助核算功能，這種不便就可以得到克服，各地區不同商品的銷售情況一目了然。不僅如此，輔助核算由于能夠進行精細化核算，對生產經營狀況都能利用很多個項目進行反映，所以管理人員可以從更多維度進行細致查詢與分析。如圖1所示，管理人員可以從客戶、供應商、業務員、部門、商品、地區等各個方面進行多維的網狀交叉分析，從中挖掘有利于企業發展的更多有價值的信息，從而提高企業競爭力。輔助核算使對生產經營的分析成為一張交叉重疊的網，通過實現多維度的交叉查詢與分析，符合精細化分析中全方位考量、多角度分析的要求，對推進精細化管理有重大作用。

3.3 輔助核算保障落實精細化監督與控制

要實現精細化管理，最重要的一步就是精細化目標的落實，實現責、權、利的全方位控制。這就要求把每一個工作目標單元分解落實到部門、崗位、員工身上，不留死角，真正做到“點點滴滴求合理，細微之處見管理”；要求精細化地控制成本及費用，對人、對部門、對物、對環節、對項目等發生的費用都要進行有效的控制。目標的落實離不開對執行情況的監督，精細化管理中要做好偏差控制，嚴格執行標準和制度。在輔助核算中，可以利用個人核算、部門核算、崗位核算、實物核算、費用核算以及工作環節核算多項交叉使用的方法，對個人、部門與崗位各自目標的執行情況進行反映，從而找出與標準之間的差距，考察其對責、權、利的實現，落實責任歸屬，劃清責任，督促員工保質保量完成工作，提高效率，進而保證精細化管理的貫徹與落實。

4 輔助核算在財務部門精細化管理中的應用策略

如上所述，輔助核算對于推動財務部門的精細化管理起著很大的作用，精細化管理需要會計人員對輔助核算功能的使用。但在實際工作中，怎樣運用輔助核算才能將它的作用發揮到最大，或者對其做怎樣的改進，才能使它最大限度地推動精細化管理的發展呢？本文認為，應從以下幾個方面入手。

4.1 轉變傳統核算觀念，樹立輔助核算思想

輔助核算對于財務部門來說十分重要，特別是在實行精細化管理的企業中，輔助核算是必不可少的，它具有傳統核算所不具有的優勢。而目前精細化管理作為一種先進的管理理念，它在企業中的運用日趨廣泛，所以，財務部門全面利用輔助核算功能是大勢所趨。但在實踐中，人們對輔助核算的認識并不全面，認為它是財務軟件中可有可無的功能，傳統的核算方式仍在財務人員的工作中大行其道。所以，要用好輔助核算功能，必須改變從傳統核算方式出發來挖掘軟件功能的思路，轉而將軟件所具有的輔助核算功能創造性地應用到業務管理之中。會計人員應該對其有足夠的重視，并在實際財務工作中充分利用輔助核算的功能，在賬套設置的初始階段就對它有足夠的考慮。

4.2 充分利用項目核算，實現數據采集精細化

項目核算功能是輔助核算的一大亮點，它使輔助核算有了極大的拓展與延伸。精細化財務管理要求全方位、多角度，所以對任一科目、任一賬戶都有很多方面需要關注，而這僅利用客戶、供應商、個人、部門4項核算功能并不能滿足要求，需要利用項目核算進行拓展。在強化使用項目核算的過程中，首先要對各科目進行分析，考察企業對這個科目需要了解哪些層面的信息，或者反映哪幾個方面的細化信息才能達到精細化管理的要求，再將這些方面的內容反映在項目目錄中，并在科目設置中進行選擇，而不是機械地、按照以往經驗地使用軟件初始設置而不加以智慧化的拓展與選擇。

4.3 結合Excel軟件，實現財務分析精細化

要實現精細化分析，進行多維度的考量，就要有強大的數據處理功能，使各種數據分析的結構清晰地呈現出來。而財務軟件所具有的僅是數據查詢功能，它提供的數據分析或財務分析功能十分單一。Excel是一款以數據處理為核心的軟件，它所具有的數據處理與分析功能十分強大，能完成人們大部分的數據處理需求，而其中的數據透視表功能則可以實現多維度分析效果。所以，筆者認為可以將財務軟件與Excel結合，充分利用Excel強大的數據處理與分析功能，實現精細化財務分析。

將通過輔助核算方式得到的數據導入到Excel中，經過基本處理得到標準化格式的數據，這種標準化的數據格式正是進行利用數據透視表進行數據分析的基礎。如果要了解某科目下各項目的情況，則將會計科目字段拖到數據透視表的頁字段區，將相應的項目對應的字段拖到行字段區，將金額拖到值字段區。以項目為客戶舉例，將客戶字段拖到行字段區，就可以得到如圖2所示結果，來自各客戶的銷售收入一目了然，其他項目同理也可得到結果。運用這種方法，還可以很方便地了解與某客戶有關的會計科目及其數值，同時還可以通過各項目之間的勾稽關系進行各種交叉查詢。另外，對值字段區的數據顯示方式進行修改，還可以得到不同對象之間的比例關系；將日期拖入相應區域，則可以得到各項的趨勢關系等。

數據透視表的主體部分是一個二維表，但頁字段區的改變則可以使數據透視表呈現多維立體結構。當頁字段區中有一個字段時，數據透視表是二維結構；有兩個字段時是三維立體結構；以此類推。多維度分析的要求就可以通過頁字段的拓展來實現。如圖3所示，將多個字段放入頁字段區，將符合頁字段所有要求的金額信息反映在值字段區，就得到了一個八維立體圖表。只要需要，便可以得到更多維的數據透視表。借助數據透視表功能可以實現精細化財務分析中所要求的多維交叉查詢分析，將數據透視表的所有功能充分利用起來，精細化分析基本可以達到極致。

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