基于問題分析的高校知識管理實施策略研究

2013-12-31 00:00:00黃曦余樂

中國管理信息化 2013年21期

[摘要] 高校作為知識密集型組織，其知識管理的問題應該得到高度關注。本文基于文獻分析，對高校知識管理的含義和內容進行研究邊界界定；總結了高校知識管理在文化理念、制度設計、流程構造和技術支持等方面存在的問題；基于上述問題從管理理念、制度安排、流程構造和技術支持方面進行了相應的策略設計。

[關鍵詞] 知識管理；高校；問題；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 060

[中圖分類號] G64 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）21- 0103- 04

1 高校知識管理的界定

1.1 高校知識管理的含義

對于高校知識管理內涵的表述，國內外學者表達的側重點有所不同。有學者重點闡述其研究對象。如丙國強、邱鳴（2001）認為，高校知識管理是高校管理者對存在于高校內部和外部的知識的管理與利用。[1]有些學者重點描述了高校知識管理的目的。如周九常（2002）認為，高校知識管理是通過將各種知識和智力資源進行有效整合，最終實現將這些資源轉化為生產力和競爭力目的的管理理念。[2]張維平、凌晨（2008）認為，高校知識管理是高校對社會活動中的知識進行收集、保存、傳播和應用的過程，其目的是為了使其擁有的內部知識和獲取的外部知識通過知識管理，促使知識共享和知識創新，以提高大學適應力和創新力。[3]有些學者著重從流程上在描述高校知識管理。如劉萌芽、李妮（2000）表示，高校知識管理是高校對知識識別、獲取、存儲、整理、加工、學習、開發、傳授、轉讓、生產、創造過程。[4]米靖（2004）認為，高校知識管理就是對教育知識的創新、生產、儲存、轉移和共享，它是知識投入、知識創造、知識傳播、知識轉化的復雜過程。[5]鄧新榮、高務龍（2007）指出，高校知識管理是在計算機網絡信息技術、組織行為和人力資源等技術統一的管理平臺上，對高校知識的獲取、存儲、共享、交流、創造和更新的過程。[6]還有些學者是重點從高校知識管理的內容體系上來進行其概念的描述的。如英國學者詹妮佛·洛麗（2000）指出，高校知識管理應該包括創造知識儲備、改善知識獲取、強化知識環境、管理知識資產。比利時列文天主教大學校長澳斯特林克（2002）指出，知識創造、知識傳遞并向社會提供學術服務這些是一個現代大學的基本元素，作為大學應該建立一定的范疇、架構和過程，來對其知識進行管理，并優化產學合作。[7]

1.2 高校知識管理的內容

高校知識管理的內容十分龐雜，張旭（2007）認為高校知識管理的主要內容包括：① 積累和擴大知識資源； ② 建立有效促進知識交流和共享的知識管理平臺； ③ 培養知識共享和交流的組織文化； ④ 建立有效激勵知識交流的機制； ⑤ 有效利用知識資源，進行知識創新，提高高校的核心競爭力。[8]方金認為知識管理內容包括：教學過程的知識管理，主要是對教師和學生的知識管理，著重進行創新教育和創新能力的培養；科研過程的知識管理，主要針對知識輸入、知識處理、知識輸出的管理；服務社會過程的知識管理，主體包括知識產權保護、聯合開發知識、教育服務管理等。[9]汪懌（2005）認為高校知識管理的內容涉及顯性知識和隱性知識兩種知識。[7]王楠（2007）認為高校知識管理包括對知識資源和知識過程兩個方面的管理。[10]徐敏（2010）指出高校知識管理的內容包括對知識和對人兩個方面的管理，具體而言，包括對知識的獲取、共享、創新和應用等管理過程，以及管理手段、管理方法和管理技術。[11]鄧新榮、高務龍（2007）認為高校知識管理是對高校知識、高校知識活動和高校知識工作者三方面內容的管理。[6]

2 高校知識管理存在的問題

2.1 缺乏系統的知識管理理念

高校是發現知識、傳播知識、存儲知識、應用和創新知識的重要場所，科學的知識管理對于高校的發展至關重要。知識管理依靠信息技術來實現，但它更是管理思想和價值觀的變革。目前高校的知識管理理念和價值觀存在缺失的現象，雖然高校管理中存在網絡信息技術的運用和模塊化的信息支持服務平臺，但感覺這些服務內容是割裂的一個個模塊，在使用上并未實現一體化，操作起來不夠便利。各大高校也在進行教育技術的不斷探索和革新，但是似乎不是在系統的知識管理思想指導下的技術體系的構建，因此無法實現信息的充分流動，也無法形成知識共享的模式，更無法實現廣泛的知識范疇的合作。教師常常會感覺到教學、科研等領域的工作被條塊分割，各個部門在進行著各自的知識生產、傳播和創新工作，未能進行必要的知識共享和交流，這從本質上就背離了知識管理的思想和理念。

2.2 組織結構體系與知識管理需要不相適應

管理組織是管理理念與管理方法的載體，任何先進的管理方法都需要在一定的組織平臺上才能得以實現。高校的組織結構應該朝著扁平化、柔性化的方向發展。扁平化的組織結構可以弱化等級關系，能夠激發組織成員的交流溝通熱情，因為在這樣的組織中，組織成員們相對平等，能夠得到尊重、信任和關心；在扁平化的組織中有利于教師們的自我教育、自我約束和自我管理，他們愿意承擔更多的責任，也有更多創造的熱情和意愿，這些都有利于知識的流動、交流和共享。因此，高校組織結構的扁平化，對知識的流動、創新、應用、共享提供了新的動力。[12]但目前很多高校的組織結構還是傳統的組織結構，這不利于知識的流動、共享、應用與創新。

2.3 知識管理系統的流程缺失

高校知識管理系統在知識的獲取與儲存、知識的交流與共享、知識的創造與更新方面流程缺失。

第一，在知識的獲取與儲存方面。教師作為需要大量吸收知識和生產知識的群體，知識獲取很重要。就知識分類而言，知識分為顯性知識和隱性知識，顯性知識可以外部化、明晰化，能夠用文字、文件、數據庫等形成呈現，對于這部分知識，各高校有一定的獲取途徑，圖書館、檔案室等部門專門負責顯性知識的存儲，但是在顯性知識的存儲深度和獲取途徑的優化方面還不盡完善。

第二，在知識的交流與共享方面。知識交流和共享是知識管理的關鍵環節，只有有價值的知識得到充分的流動、分享，才能產生更多新的知識。高校在知識交流和共享方面有一定的硬件環境，比如校內網的建立，但在知識交流氛圍的營造方面不夠積極，也未形成一定規模和層次的教師學習交流機制，這些都不利于知識共享的實現。

第三，在知識的創造與更新方面。高校的知識隨著時代的發展也需要新陳代謝，淘汰失去使用價值的知識并創造出新的知識。高校的部分知識使用者會自動放棄失去價值的知識，但是在組織層面并未形成固定的制度來進行知識更新；而從知識創新的層面來看，也是知識使用者在形成既定成果后推動知識的創新，但組織缺乏激勵創新的機制。

2.4 知識管理信息系統及技術不完善

高校知識管理的先決條件是建立知識管理系統，這也是構造知識的交流網絡。國內高校大多已經建立了支持內部知識管理活動開展的校園網和各種信息系統，但是還未建立校際間的知識共享網絡，當然這也不是哪一所大學能完成的工作。另外，知識管理信息系統的軟件和硬件、校園的數字化與生動有效的活動載體相結合的工作也不夠。[12]

3 改善高校知識管理的措施對策

3.1 構建知識管理的文化理念

知識管理是以信息技術為基礎的，但知識管理絕不僅僅就等于信息技術，它更需要管理的思想和價值觀的轉變與創新。因此，高校需要建立一種開放、信任的文化，打破不愿共享知識的障礙，建立讓知識在高校自由共享、應用和創新的文化平臺。[13]

第一，高校領導應全面支持。任何組織中領導的態度和行為都會決定和影響這個組織的某種策略的開展。學校領導支持有利于構建高校平等交流和民主決策的氛圍；領導支持會加大知識管理的硬件、軟件投入；如果領導帶頭將自己的成果和經驗與人共享，這將形成良好的知識共享氛圍，這些在高校的知識傳播、共享中都將起到積極作用。[13-14]

第二，促進學習型組織文化的建設。學習型組織適應知識管理的要求，這便是要求高校建立學習型組織文化的原因。學習型學校的特點是：學生的學習活動得到重視；教師自身是持續的學習者；教師間形成合作、學習氛圍；學校是一個學習系統；學校領導是學習的領導者。要實現這一境界，需要的是寬松的人文環境，需要教師、學生、工作人員等各類成員能建立互信、親密的關系。如果高校能在文化和價值觀層面達到這種狀態和境界，將會很大程度上消除高校推進知識管理的障礙。[10]

第三，提倡團隊合作，相互信任。能否實現知識的共享其實全賴于共享文化的建立和基于相互信任的價值觀，只有建立了互信和坦誠的交流習慣和文化，才能真正實現知識共享。知識交流和創新也只有在這種文化背景下才能跨學科、跨地域實現，知識管理也才有全面系統展開發展的可能。[15]

第四，推進學術批判、學術寬容，鼓勵學術爭鳴。不同的學術觀點、學術思想和技術都需要不斷修正才能得以完善。高校應該鼓勵學術爭鳴，讓不同的觀點在這里匯聚，打破等級觀念，學術面前人人平等，尤其要鼓勵學生在學術上的自我表現，鼓勵其向學術權威提出挑戰。[14]

3.2 重構高校知識管理的組織體系

3.2.1 組織結構重構

高校傳統的科層制組織結構權力過于集中導致激勵不充分，制約了組織的知識創新。[13]適應高校知識管理的組織結構應該能夠順利地進行知識共享和溝通；能夠推動知識創新；形成團隊凝聚力、增強團隊合作精神。[15]

第一，建立柔性化、扁平化和網絡化的學習型組織。扁平化、柔性化的組織結構能在組織成員間建立平等與尊重的關系，建立開放的交流環境，充分發揮個人才智，也利于成員間、部門間的學習和交流，從而最終促進知識的交流與創新。[14]

第二，成立知識管理專職機構，設立知識主管。實施知識管理是一個系統工程，需要成立專門的知識管理機構來運作。高校應成立知識管理專職機構，該機構分為項目實施小組和指導委員會。項目實施小組負責具體的執行性工作，指導委員會由高校的高層領導以及知識管理領域的專家組成，他們要對知識管理系統負責。專業知識管理機構中要有專業的知識管理人員，并且應該設立知識主管（CKO）。知識主管是在組織中專門負責知識管理工作的行政官員；他們要構建知識管理體系，對于組織內部各部門的知識管理活動進行協調，對知識資源進行調配、整合，保障知識資源的有效利用，還要激勵組織成員進行知識的共享和創新。[13]

3.2.2 人力資源管理體系重構

要實現高校知識共享和創新，在人力資源管理方面需要考慮如何提高教師的知識水平和能力，以及如何激發教師的創造力。

第一，采用靈活的人事管理辦法。對高校教師的管理應該拋開傳統的獨占式人事管理制度，高校的學術交流活動需要一定的制度基礎，為了實現這種交流，可以靈活地聘請一些高層次人才進行學術講學、交流活動，甚至是采用虛擬管理的辦法，讓優秀教師通過各種現代化信息交流工具進行交流。

第二，人事的穩定性與流動性相結合。一方面，高校學術研究具有繼承性，研究方向有一定的穩定性，但另一方面，高校學術研究具有創新性的需求，因此在用人制度上，既要穩定從而保證研究的延續性，同時也要保證有“新鮮血液”輸入到組織中從而帶來新的知識、技術和思路。

第三，建立教學內部流動機制。由于教師們所屬學科、專業不同，學科交叉有可能產生新的思想和創新的火花，所以可以嘗試打破專業、學科界限，在高校內部鼓勵教師進行流動，從而帶動知識的交流、共享和創新。[14]

3.2.3 知識管理的相關機制重建

第一，建立知識共享的激勵機制。高校要順利實現知識管理，必須建立知識共享激勵機制。學校就要把知識共享作為貢獻與考評、晉升、評優、培訓等獎勵措施相聯系，對于積極進行知識共享的高校員工和群體給予物質獎勵或者精神獎勵。比如，實施“知識貢獻”分配制度，建立“知識積累貢獻”獎勵機制，獎勵對于組織知識積累有貢獻的教師和群體；還可以建立“能位匹配”的目標激勵機制，以滿足教師的創造欲、成就欲和尊重欲。[14]

第二，建立知識共享收益機制。要實現知識的共享，必須要讓知識所有者在知識分享過程中受益。在確定利益分享的原則時，首先要對知識按用途進行分類，不同類別的知識，共享收益的數量和獲取渠道都不同。一般按照用途可以將知識分為理論前沿知識、實用知識、公益知識、稀缺知識。對于理論前沿知識的研究成果，由于其對社會發展起到奠定理論基礎的作用，因此學校應該重點扶持。實用知識是那些為了改善生活品質、提高生產效率與管理水平的實用技術和知識；實用類知識只有與社會結合才能有效地發揮其作用，在共享過程中要尋求社會的經濟支持。公益知識是服務于社會的知識，包括德育知識、學校規章、機構設置、組織職能、辦事程序、人才培養目標、教學要求；這類知識在共享過程中學校要重點扶持。稀缺知識是我們生產、生活中需要但是卻供給不足的那部分知識和技術，比如一些新興產業的知識和技術，稀缺知識應該通過市場去實現其共享價值。[14]

第三，建立限制知識壟斷的機制。要實現高校知識的共享有時還需要采取一些強制措施，尤其是在共享文化還未形成之前。例如，通過行政命令打破知識壟斷，實現知識共享。高校可以借鑒貝爾實驗室的做法：當組織的一個部門需要新的知識時，決策者可以把知識需求傳遞給研發部門，由他們免費提供針對所需知識的研究成果；這種做法是將知識作為產品在組織內部進行生產，員工只是這個產品的生產者，他們的收入和研究行為脫鉤，知識的個人擁有沒有意義，因此他們自然而然會進行知識共享，這就真正實現了隱性知識外部化和知識共享。[14]

第四，完善知識產權保護機制。高校還應該積極保護知識原創者的權益，加強知識產權制度建設，減少知識創新的不確定性，校際間、校企間通過合作發揮各自的優勢，實現知識成果的有效轉化并通過明確知識產權避免知識和技術的重復開發。更重要的是知識產權制度能夠使知識創新主體保持創新積極性，不斷推進創新活動，使知識管理流程不斷向前推進。[14]

3.3 高校知識管理系統流程重構

我們把學校的知識管理流程分為3個部分：知識的獲取與儲存、知識的交流與共享、知識的創造與更新。

3.3.1 高校知識的獲取與儲存

高校知識的獲取與儲存是知識管理流程的起點。從知識獲取和存儲兩個維度進行考慮：一方面以人為主。即在知識的獲取與儲存機制設計方面考慮如何通過持續追蹤與更新機制來保持教師的專業特長和競爭優勢。另一方面，以系統為主。即在知識獲取與儲存機制的設計方面以校園網上的知識庫為中心，需要重點考慮的是如何將教師的智慧、經驗等隱性知識轉化為可以顯示的電子文件，并分類存儲進入文件管理系統。[15]

3.3.2 高校知識的交流與共享

知識的交流與共享是高校知識管理流程的核心。知識共享讓學校每一個有意愿使用知識的教職工得到他們需要的知識，知識交流則是實現知識共享的重要環節。然而，知識共享不是絕對自然產生的行為，因為自我保護是人的天性，為了不喪失競爭優勢，我們會產生不愿分享知識的動機。因此，高校的管理者要通過外部刺激來促進知識共享，比如高校的內部和外部網絡建設，可以加快知識的傳播和流動。為實現知識交流與共享，學校應該鼓勵教師進行教學反思，教學單位要成為微觀的學習型組織，從學校層面來看，要建立開放性的網絡學習和知識傳播機制。因為知識經過高校知識管理平臺大量傳播后，才能產生極大的價值。[15]

3.3.3 高校知識的創造與更新

高校持續的競爭力需要具備知識優勢來支撐，為了實現這種知識優勢，建立不斷更新的知識庫和虛擬知識社區是重要的手段。另外，基于虛擬網絡的高校組織行為管理以及人力資源管理可以實現對高校教師和管理者行為（包括校外知識源）的引導和規范，并最終實現在知識交流與共享中創造與更新知識。作為知識管理重點的知識創新，一方面強調創造新的價值，使知識能夠自生長；另一方面強調實現知識的自我更新，淘汰掉那些舊的并失去使用價值的知識。高校的管理者們為了實現這種創新應該致力于：持續不斷地改進學校所做的每一件事情，即關注“改善”的過程；然后要學會真正利用自己擁有的知識，也就是要從自己的成功中開發下一代的應用；同時還需要學習將今天的創新作為一個系統的一部分。隨后，又使創新的流程重新開始。[15]

3.4 完善高校知識管理系統的技術支持

從操作實施角度來看，高校知識管理缺乏一定的技術支持，知識管理的實現需要現代信息技術和知識管理工具的應用。知識管理涉及知識的識別、獲取、組織、存儲、共享、應用等環節。這些環節必須以專門的信息技術手段為支撐。

3.4.1 建設數字化校園奠定高校知識管理系統的基礎

實施知識管理必須先建立基于網絡技術的知識管理系統，建立知識交流的平臺。其中校園網及其相關的數字化設備，就是數字化校園建設的基礎設施。要實現知識管理，首先要有一個高速、可靠、安全、寬帶、有線與無線結合、遍布高校各個角落的多媒體網絡平臺。同時，還要有良好的接口，這樣才能實現與外網的鏈接，這樣才能更有效利用國內外的信息資源，真正實現知識的流動。

校園信息網為顯性知識和隱性知識的交流奠定了物質基礎。對于顯性知識交流而言，由于顯性知識可以信息化，并以圖書、論文、報告、電子文件等形式存儲于圖書館、數據庫和信息庫中，它們可以通過網絡被人檢索、查閱和利用。對于隱性知識而言，校園信息網絡為學者、專家的交流討論提供了平臺，他們可以在網上針對某個問題進行討論、交流，在這一過程中隱性知識會發揮作用，并在某種程度上被共享。另外，專家們擁有大量的know-who類、檢索類知識，因此他們對于知識的獲取途徑更了解，這也有助于不同類別知識的交流。

3.4.2 建立規范方便的知識共享操作方式

知識交流的便利性和規范性決定知識共享的程度，所以對于高校員工而言，如何能夠方便、準確、快速地獲取知識很重要。高校師生內部交流、知識的匯集與檢索、學校與外界的信息系統的建立都需要規范、便利的軟件技術、硬件技術和管理技術來支撐。主要包括：網絡技術、計算機管理軟件技術以及教學、科研、專利等高校知識管理制度。

3.4.3 發展校外知識網絡

由于高校與外界邊界的模糊化，高校原本就應該是思想開放的，對于外部的新的知識應該采取包容和歡迎的姿態，因此知識管理的重點應該是知識和人才的更新與互動，而不是獨占。高校知識管理的實現也應該借助外部知識的力量，建立外部知識網絡，通過與外界的交流實現外部知識的內部化。這種內部化就是要考慮如何將存在于本校之外的知識吸收到本校的知識管理系統之內來，使其成為學校知識存量的一部分。[14]

3.4.4 引進先進適用的技術手段和方式

知識管理的不同流程階段具有不同的功能，需要不同的技術手段作為支撐，高校應該根據自己的流程設計需要來進行選擇，如互聯網、企業內部網與外聯網、數據挖掘技術、信息查詢與搜索引擎技術、檢索技術、元數據技術和網絡通訊技術。這些技術讓知識的獲取和傳遞更加便利，它們使知識和信息的采集從速度和寬度上都被提升了；這些技術使知識和信息的獲取范圍變寬了；同時這些技術使得知識和信息的分類、加工、處理等過程變得更加有序和規范；它們也能更好地利用這些知識和信息。又如傳播技術、共享技術、群件技術、多維度分析技術、工作流技術、數據處理技術和聯機分析處理技術等技術的出現，這些技術使知識的交流、共享有了更有效的途徑。數據庫管理系統、文獻管理技術、存貯結構技術為知識倉庫的建立奠定了基礎，這些技術使信息和知識的存儲、訪問和傳播更有效，信息和知識被編碼后以某種方式儲存，當相關人員需要時可進行訪問，并按照某種形式傳播出去。另外，現代信息技術既是知識和信息交流的手段，也是保護知識產權的手段。因為，我們可以利用信息技術手段設置不同的訪問權限對于不同的知識產品進行保護，這樣既使得知識能夠被利用，同時也使知識擁有者獲得正當的權益保護。此外，信息技術還能提高人力資源管理效率，例如可以改進信息采集速度，加速數據處理效率，提高校內外溝通效率等。[16]

主要參考文獻

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[5] 米靖. 論大學知識管理[J]. 清華大學教育研究，2004（12）：47-53.

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