論中學(xué)辦公自動化系統(tǒng)

【摘 要】科技不斷發(fā)展的今天，特別是以計算機為中心的現(xiàn)代化教學(xué)媒體，利用自動化的優(yōu)勢，能夠進一步提高工作效率，也得到了廣大用戶的一致認可。而近幾年隨著以計算機為中心的現(xiàn)代化媒體，辦公自動化系統(tǒng)的成功運行，將會帶動其他信息系統(tǒng)的處理需求，使辦公逐漸進入到與時代發(fā)展同步的數(shù)字化。帶動學(xué)校的信息化建設(shè)，提高學(xué)校的管理水平。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；發(fā)展對策；可行性

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，創(chuàng)造出全新的網(wǎng)絡(luò)文化，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，特別是以計算機為中心的現(xiàn)代化教學(xué)媒體，已逐步為辦公所采用，不少學(xué)校順應(yīng)時代需要建設(shè)了校園網(wǎng)。好多學(xué)校利用辦公自動化，辦公自動化是它把生動的動畫圖像、清晰的文字注解和優(yōu)美的聲音有機集成并顯示在屏幕上，在辦公體系中綜合運用現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協(xié)同工作為一體，實現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學(xué)化。辦公自動化系統(tǒng)旨在為中學(xué)建立起一種開放的、網(wǎng)絡(luò)化的、高效的辦公新環(huán)境，以一套完善的支持群體協(xié)作、流程控制、信息查詢及管理功能的信息系統(tǒng)，為學(xué)校內(nèi)部管理和外部交流提供基本信息的傳遞、處理渠道。辦公自動化系統(tǒng)的成功運行，將會帶動其他信息系統(tǒng)的處理需求，使學(xué)校逐漸進入到與時代發(fā)展同步的數(shù)字化校園。

一、中學(xué)辦公現(xiàn)狀及特點

中學(xué)辦公工作作為整個工作全局的一個重要組成部分，是整個中等教育不可或缺的有機組成部分，是充滿生機和活力的中學(xué)生教育管理工作，在中等教育中發(fā)揮著極其重要的作用。特別是學(xué)生全面素質(zhì)教育和大學(xué)生思想教育的重要內(nèi)容。經(jīng)過長期的摸索實踐，辦公室工作逐步形成了自己的特色，著重加強了組織建設(shè)、思想教育、學(xué)術(shù)科技、文藝教育、社會實踐、志愿服務(wù)、權(quán)益保障、濟困助學(xué)、立志導(dǎo)航和校際交流等方面的工作。

二、實現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)勢

（1）能提高辦公事務(wù)工作的效率。減少文字起草、收發(fā)時間，公文電腦寫作一般要比手工寫作的速度提高5～10倍。能減少無效工作時間，如：電話占線或找人不在，查找、辦公文件等，每天要占用大量工作時間，一旦使用自動化工具可使工作效率大大提高。

（2）提高文書處理質(zhì)量。做到文件處理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，可使文書處理大大減少出錯率，還可大大提高編輯、排版、印刷質(zhì)量與速度。

（3）減少手工操作，減輕勞動強度。傳統(tǒng)辦公室中的紙張文件，改用電子文件的形式存儲和傳遞后，收發(fā)室再也看不到堆積如山的印刷品了，搬用、訂正、復(fù)制、歸檔、收發(fā)也全部實現(xiàn)了自動化。文字處理機的使用把人們從繁重的抄寫的手工作業(yè)中解放了出來。

（4）便于協(xié)調(diào)管理。電子通信系統(tǒng)為學(xué)校各部門之間及時協(xié)調(diào)各種關(guān)系提供了方便條件。

（5）降低了辦公費用。電子文件使紙張消耗大量下降，現(xiàn)代通訊及會議系統(tǒng)還減少了工作人員的差旅費。

三、辦公自動化的可行性分析

（1）大量統(tǒng)計類工作交由計算機自動完成。 在日常的工作中，有一些重復(fù)性的工作內(nèi)容，此類工作在錄入和保存過程中，由于人數(shù)眾多。普遍存在勞動重復(fù)性多，容易計算錯誤、信息保存困難、可讀性差等特點。那么結(jié)合自動化系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)的錄入、保存、調(diào)用就非常方便了。

（2）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的宣傳優(yōu)勢。 隨著辦公數(shù)量的不斷龐大，伴隨舉辦的各類活動也此起彼伏，如前幾年國家推行的中學(xué)暑期社會實踐、各類實踐生活。進幾年的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等等，以及新興的網(wǎng)絡(luò)類、戶外類、科技類的活動類型也不斷豐富。而傳統(tǒng)的通過布置開會、海報、廣播等等形式也很難適應(yīng)此類活動的推廣。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺的方便快捷優(yōu)勢，可以第一時間將各類文字、圖片、動畫等新聞宣傳出去。

（3）會議、交流網(wǎng)絡(luò)化。 中學(xué)辦公室工作，其實也是一個上情下達、下情上傳的工作。因此工作中與學(xué)生，特別是學(xué)校之間的聯(lián)系非常緊密。經(jīng)常性的會因為一個通知、一個文件需要召開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子會議等等。

（4） 集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系 統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

四、分析應(yīng)用前景

近幾年中學(xué)的硬件信息化建設(shè)工作一直走在各行業(yè)的前列。因此中學(xué)辦公自動化系統(tǒng)，在硬件成本和人員培訓(xùn)上具有先天優(yōu)勢。

通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資源共享，可以輕松實現(xiàn)：①各個環(huán)節(jié)的無紙化管理。減輕了工作人員的負擔(dān)，提高了工作效率，規(guī)范了管理。②極大地提高了辦公室工作信息的建設(shè)與應(yīng)用，節(jié)約了人力、物力，降低了管理成本，減少了能耗。

因此，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，尤其是Internet的發(fā)展將信息時代的社會細胞（多媒體計算機和掌握了計算機技術(shù)的人）連成了一體，實現(xiàn)了人類智慧的連網(wǎng)，并由此創(chuàng)造出全新的網(wǎng)絡(luò)文化。

五、辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展對策

辦公自動化建設(shè)是一項基礎(chǔ)性、長期性的工程，不可能一蹴而就。我們必須要有充分的思想準(zhǔn)備，堅持“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”的原則，有計劃、分步驟地實施，帶動學(xué)校的信息化建設(shè)，提高學(xué)校的管理水平。

（1）加強協(xié)調(diào)是成功實施辦公自動化的前提。考慮到辦公自動化的推廣應(yīng)用中涉及大量的綜合協(xié)調(diào)工作，應(yīng)確定學(xué)校辦公室作為辦公系統(tǒng)推廣應(yīng)用的主管部門，負責(zé)指導(dǎo)、督促、檢查校內(nèi)各單位的電子公文處理，負責(zé)辦公系統(tǒng)的技術(shù)支持和系統(tǒng)維護，負責(zé)全校電子公文的歸檔、管理和查詢利用等工作。因此，學(xué)校辦公室既是系統(tǒng)管理的主體，又是系統(tǒng)應(yīng)用的主體，必須切實履行第一責(zé)任。一是突出校辦的協(xié)調(diào)作用。學(xué)校辦公室對學(xué)校信息資源掌握最充分，對學(xué)校信息的流向最清楚，不管是系統(tǒng)的總體設(shè)計、還是具體項目的需求分析、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、信息數(shù)據(jù)的采集等，每一步都需要辦公室組織協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，按照自己的職責(zé)承擔(dān)各自的任務(wù)，尤其是涉及到全校公共信息資源系統(tǒng)和公共應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用推進，需協(xié)調(diào)各方共同參與推進學(xué)校辦公自動化的建設(shè)。

（2）隊伍建設(shè)是成功實施辦公自動化的關(guān)鍵。辦公自動化是人、機器、信息資源三者融合為一體的人機信息系統(tǒng)，人在系統(tǒng)中處于主導(dǎo)地位。應(yīng)該清楚地看到，辦公自動化系統(tǒng)的運用及其功能的發(fā)揮，必須在人的干預(yù)和控制下才能實現(xiàn)。為此，必須提高管理人員素質(zhì)，打造一支專業(yè)化教育管理隊伍。隊伍建設(shè)包括兩個層面，一是辦公自動化的專業(yè)隊伍建設(shè)。無論是購買成熟軟件還是自我開發(fā)軟件都要建立和培養(yǎng)自己的技術(shù)隊伍，沒有自己的技術(shù)人員，辦公自動化就很難得到推廣應(yīng)用。要加大培養(yǎng)既會實際操作使用又會維護開發(fā)的人才，選擇從計算機專業(yè)畢業(yè)的人員中培養(yǎng)一支適應(yīng)系統(tǒng)開發(fā)、維護、使用需要的專業(yè)技術(shù)隊伍。二是辦公自動化的應(yīng)用隊伍建設(shè)。重點抓好校級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和部門文秘人員觀念的轉(zhuǎn)變、應(yīng)用水平的提高，加大信息技術(shù)教育培訓(xùn)力度，提高計算機應(yīng)用能力水平，養(yǎng)成每天“觸網(wǎng)”的好習(xí)慣，自動地運用系統(tǒng)提高自己的辦公效率和管理水平，努力造就一支復(fù)合型的管理人才隊伍。只有建好了兩支隊伍，才能為全面實行自動化辦公，建設(shè)教育政務(wù)信息平臺，提高工作效率奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，中學(xué)辦公自動化管理勢在必行，盡管在推廣應(yīng)用中遭遇一些困難，我們要以更加規(guī)范透明的管理，更加有力地推廣應(yīng)用，更加細致周到的服務(wù)，達到人創(chuàng)新實踐軟實力與設(shè)備裝置硬實力的共同提升，堅信中學(xué)辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)必將呈現(xiàn)光明的前景。