水利工程檔案數字化建設探析

摘 要：隨著社會的不斷發展，我國也加強了水利工程的建設，水利工程作為一種關系民生以及影響社會的工程建筑，其重要性不言而喻。而水利工程檔案數字化建設在水利工程中起著十分重要的作用，能進一步確保水利工程的質量?；诖耍恼乱浴端こ虣n案數字化建設探析》為題，首先對水利工程檔案數字化特征進行了概述；其次對水利工程檔案數字化存在的問題進行探析；然后對水利工程檔案數字化建設要求進行了探析；最后對全文進行了總結。旨在加強與同行的業務交流，提高水利工程質量。

關鍵詞：水利工程；檔案；數字化建設

作為新時期背景下的水利企業應對水利工程檔案數字化建設情況有充分全面的了解，并對水利工程檔案數字化建設存在的問題進行認真分析，從而提出針對性強的措施，以保證檔案管理做到規范化、系統化，確保水利工程檔案數字化建設工作的順利開展。基于此，筆者結合自身工作時間對水利工程檔案數字化建設作出以下分析。

1 水利工程檔案數字化特征

1.1 數字化

數字檔案的基本特征就是數字化。數字化檔案就是把傳統檔案里十分重要的檔案信息轉換成數字化信息，而后通過數據壓縮技術、過數據庫技術、數字掃描技術把收集的電子文件和需要歸檔的文件共同進行統一管理和存儲，然后組建成數據資源庫，從而為改進信息的組織方式、提高檢索速度、壓縮存儲空間、方便工程監督管理等奠定堅實的基礎[1]。

1.2 標準化

數字檔案標準化的基礎便是對計算機的應用，應用計算機能對檔案信息進行直接存取。在數字檔案標準化中，數字檔案的檔案信息組織形式發生了變化，其直接的、網絡狀的組織形式已經全面代替了原來的紙張順序形式。為實現數字檔案的高效檢索，應充分運用數據庫技術。

1.3 網絡化

網絡和通訊系統在數字檔案有著至關重要的作用，是數字檔案的重要基礎。網絡系統的不完善，將導致數字檔案變的無關緊要。數字檔案的網絡化將讓檔案的查閱更隨意、更簡便、更清晰，從而減縮檔案檢索時間，保證了數字檔案的有效性和可靠性。

2 水利工程檔案數字化存在的問題

2.1 局限性

據庫即是“按照數據結構來組織、管理和存儲數據的倉庫”，完善數據庫管理系統是水利工程檔案數字化建設的根本基礎。由于水利工程數字化的標準不統一，按照不同數據結構組成數據庫管理系統常常存在巨大差異，而按照相同數據結構組成的數據庫管理系統，卻又無法實現全面共享數據。

2.2 滯后性

水利工程檔案的形成其過程是動態的，是在工程建設的各階段生成的。而較多的檔案數字化建設往往在選取時間節點時都是選擇工程竣工時，對檔案的整理和數字化都是利用竣工前的資料進行驗收的，這將導致工程建設超出數字化的進程，造成數字化進程滯后，從而對工程的全面控制產生嚴重影響，導致檔案數字化管理的意義變的無關緊要。

2.3 安全性

只有在存在網絡的環境下，才能進行對數字化檔案的產生、歸檔、管理和利用。數字化檔案的數據安全必須依靠網絡，若沒有網絡數字檔案的數據安全也就失去了保障，因而必須加強對網絡的監督管理，從而確保檔案數據的安全[2]。

3 水利工程檔案數字化建設要求

3.1 完善組織建設

3.1.1 組織機構建設

組織機構的存在能很好的保障組織系統的正常運行使用。由于水利工程項目的參與方較多，其包括有相關政府行政管理部門、業主方、監理部門、施工企業和設計單位等，為了數字化管理能夠更好得到實現，各參與部門就應明確自身在數字化建設里的指令關系，并結合水利工程的特征，對職能組織機構、矩陣組織機構進行選用，而后對項目結構圖、合同結構圖、組織結構圖等進行繪制。

3.1.2 數字化建設中的工作任務和職能分工

項目的各參與部門在檔案數字化建設中各自的任務也都不盡相同。因而，各部門應明確在組織協調、投資控制、質量控制、進度控制及合同管理等方面的職能和分工。檔案數字化管理職能由五個環節組合而成，分別是提出問題、籌劃、決策、執行和檢查。因此，各部門應結合各自的職能分工參與到以上五個環節中[3]。

3.1.3 工作流程數字化建設

水利工程的工作流程較多，投資控制、進度控制、設計變更、合同管理和付款等流程都包括在其中。工作流程的數字化能將多種信息通過納入計算機實行管理，從而通過數字化對納入信息進行控制，促使工程建設過程整合成一個系統，進一步實現檔案管理同工程建設的有機結合。因此，必須配備專業的工作人員進行數字化工作流程的應用，確保其作用能得到最大限度的發揮。

3.2 完善檔案數據庫管理系統

3.2.1 開放性的檔案數據庫管理系統

開放性的檔案數據庫管理系統，能有助于檔案數據庫管理系統的完善，其主要表現為以下兩個方面：一是應開放水利工程檔案數據信息的收集過程。檔案工作的基礎與起點就是收集工作，工程檔案價值體現就是收集工作的及時、完整和準確。水利工程的各參與方應按照相關職能分工要求完成收集工作，還應結合工程實際適當擴大收集面，從而豐富檔案數據庫內容。二是應開放水利工程檔案數據應用。隨著水利工程檔案數字化建設的加深，其工作重心也發生了轉變，由注重檔案實體管理轉變為對檔案內容的開發應用。

3.2.2 建立檔案數據庫管理系統標準體系

被普遍應用的標準應在檔案數據庫標準體系構建時優先考慮并采用。標準體系的建設時間較長，組成標準體系的各標準應組成統一的系統，且各標準間應相互聯系、補充和約束。標準是隨著情況發展而變化的，當原有的標準不在滿足新的要求時，應對其實行可持續的維護。

3.2.3 檔案數字化建設應實現可持續管理

水利工程檔案的數字化管理是動態的過程控制，而不是靜態的成果體現，通過建立并完善檔案數據庫管理系統，將水利工程建設過程進行全面控制，將整個工程的質量、安全、進度等進行數字化，進而成為一個完整的系統。檔案的數據庫管理系統不僅應為水利工程建設的全過程服務，還應具備工程竣工后的數據處理、資源共享、信息交換等功能。只有先做到數據庫管理系統的穩定性管理，才能做到檔案管理工作的可持續管理，從而實現各階段檔案數字化標準相統一及新舊數據連續與繼承。

3.2.4 數據庫安全建設

應對檔案信息實行嚴格的安全保密措施，應制定相應的計劃，然后有步驟的、分階段的對檔案實行數字化共享。為了最大限度的確保網絡安全，應分類已經存在的檔案信息，并將機密檔案做好備份后盡量轉移出網絡服務器，存放到另外安全的地方。建立檔案信息保密等級和建立檔案信息共享制度，而后對數據的訪問控制應結合檔案數據的保密等級來實行[4]。

4 結束語

總之，對水利工程檔案數字化建設進行探討和分析具有十分重要的意義。作為新時期背景下的水利企業，必須注重企業檔案管理，提高自身核心競爭力。水利工程檔案的數字化建設是順應時代發的需要，通過加強檔案數字化組織建設及完善檔案數據庫管理系統建設，將使數字化檔案更好的服務于水利工程建設，為工程的各項決策和依據和快速便捷、安全高效的途徑。從而提升水利企業的經濟效益，提高水利工程質量，促進我國水利工程建設的可持續發展。

參考文獻

[1]侯朝陽.檔案數字化建設的發展研究[J].考試周刊，2012，90：110-112.

[2]理明.刻不容緩：檔案數字化建設中的信息安全-讀《關于加強涉密檔案登記備份和數字化管理的通知》有感[J].浙江檔案，2012，09：8-9.

[3]王倩.檔案數字化建設的可行性分析[J].華章，2012，11：286.

[4]林澤南.檔案數字化建設的實踐與思考[J].華章，2012，28：303.