試論電力企業檔案管理與創新中的幾個關鍵點

摘 要：近些年來，我國的電力事業得到了長足的發展與進步。為了不斷的適應現代經濟對企業檔案管理的要求，電力企業相關的檔案管理工作的開展顯得更加關鍵且迫切。如何組織開展和管理好檔案工作成為當下電力企業關心和關注的主題。隨著社會經濟以及電力事業的發展與進步，相應的檔案管理工作也應該登上一個新的臺階。只有使其緊隨時代發展的趨勢與潮流，才能充分發揮其作用與優勢，更好的為電力企業的發展服務。文章主要剖析當前電力企業檔案管理中存在的諸多缺陷與弊病，并具體地、有針對性地提出相應的措施與建議，進而對電力企業的檔案管理提出了一些稍有借鑒意義的創新想法與思路。

關鍵詞：企業；檔案管理；創新

1 目前電力企業檔案管理工作中存在的問題與不足

1.1 電力企業對檔案管理的重要性認識不足

通常，電力企業主要將精力放在增加電力工程建設上，對檔案管理的工作不會投入過多的精力甚至會忽視這些工作。同時，即使有專門的檔案管理人員，其中也有很大比重的人對檔案工作不能加以重視與關注，往往在工作中不負責任，在檔案管理工作中檔案不全的狀況時時發生，導致電力企業在存的檔案資源不充足夠，不利于其載體作用的充分發揮，在企業需求檔案支持是不能提高足夠的或者全面的檔案資源，也就達不到其應有的利用效果。

1.2 企業檔案管理與電力技術發展還不能有機融合

為實現管理需要，電力企業一般都會有成系統相對精銳的專業性比較強的電子管理設備，其系統設備內存儲大量的電力管理的相關數據與信息，它們隨著電力企業的不斷發展而隨時更新進步。但是其在設計應用之時，并沒有想到將其與檔案管理工作有機的結合起來，所以檔案管理人員要整治了解企業核心的內容與部分必須能夠接觸并進入此系統。

1.3 針對檔案管理沒有形成系統的制度與體制

一般情況下，電力企業各部門以及人員的分工相對細致且明確，但是并沒有形成檔案管理部門與其他各部門的積極互動與協調，導致檔案材料的搜集過程變得過于艱難，從而使電力企業的檔案管理工作遠遠的落后于其他部門的實際工作進展。

2 利于檔案管理發展與進步創新思路與對策

2.1 工作平臺創新

應用相對進步的自動化辦公系統，使整體的辦公變得更加順暢且有章可循。

2.1.1 通訊便利且快速。建立內部通信網絡系統，經由電子郵件形式傳遞信息，保證通訊的高效與順暢。

2.1.2 形成部門之間的交互與協作。打破傳統的垂直領導型的部門管理模式，使相關不能可以圍繞某個項目或者問題加強協作，從而提高整體工作效率。

2.1.3 紙質公文向電子公文的轉變。企業內外，收發、審批以及歸檔管理的文件最好都用電子形式傳送與流轉，順應無紙化辦公的新趨勢。

2.2 流程創新

文檔一體化流程的創新點

信息系統中文檔一體化流程的創建過程，是一個將系統、協調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創新的內涵，在流程創建過程中，主要通過以下內容體現創新點。

（1）有關文件管理環節的創新

a.對于工作規程以及操作平臺的提供，要對不同類型的用戶做不同的安排與設計，保證服務的多層次與全方位。

b.對文件質量進行監管與控制。保留收件簽署單和發文申請單等對文件實現管理與控制，使文件質量得到保證，在申請和批準、收件和發件以及同一工作主題和項目涉及的文件要形成一個系統的文件群，保證文件的聯系性。

c.形成文件流轉監控機制。通過對文件督辦、催辦的監控，對文件的辦理狀態進行跟蹤和監控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節點。

d.形成文件歸檔機制。在信息系統中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環節。

（2）檔案管理階段

a.建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息檢索、利用平臺，工作流程中更多體現的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b.建立現代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現的重點是要符合檔案的規范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數據進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

c.建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。

2.3 管理創新

2.3.1 政策管理要到位，明確職能分工，做好各自工作。

2.3.2 制定應急保護方案，定期進行信息的安全檢查，提高人員處理安全事故的綜合素質能力。

2.3.3 培訓和教育工作一定要做好，這是提高安全教育的一個重要途徑，要定期不斷進行業務上的培訓，從根本上提高相關信息工作人員的綜合能力水平。

2.3.4 建立完善的管理機制，從管理上防治漏洞的發生。

2.3.5 在信息的轉移加工方面，對于相關的程序，一定要嚴格，做好專門人員的管理，應從多個角度進行考慮：面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉、查詢的通道；面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

2.4 服務創新

在新時期，文件與檔案工作跟傳統的相比，在服務方面發生了很大的轉變，為創新服務提供了更加優越的創新條件。主動服務是信息化時代的一個主要特征，檔案部門要格外引起重視，對于信息的來源要時刻保持高度的敏感，對于收集的途徑和方法要不斷的擴展。在服務的內容和形式上，要不斷從客戶潛在的需求出發，有針對性的進行設計與策劃，同時要對電子文件的信息進行加工轉化，形成最終的信息產品，滿足客戶的不同需求。

信息服務方式的選擇非常重要，一方面要從用戶自身的需求出發，制定設計出滿足用戶利用的信息平臺，尤其是信息文件與檔案的管理要進行充分的考慮，一定要保證信息的多功能性；另一方面，做好調查工作是基礎，在對信息進行廣泛、嚴格的收集之后要進行更深層次的加工，利用當今先進的科學技術，把相關信息制作成產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三，遠程信息，針對需要遠程信息的用戶，時間和空間方面是問題的關鍵所在。對于長時間積累的大量信息，業務部門如何對其進行有效合理的利用，是要解決的一個關鍵性的問題，對于檔案部門來說，有足夠的經驗把事情解決好。提供全面有效的信息數據解決方案，對于信息系統建設單位來說，是一種更好檔次水平的創新服務。

總之，隨著社會的不斷進步發展，這對電力企業的檔案管理提出了新的挑戰。檔案管理人員要緊跟時代節拍，勇于創新，積極探索新的管理方法，建立健全檔案管理機制，增強事業心和責感，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，為企業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務。

參考文獻

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