淺談學籍檔案的特點、作用及管理途徑

摘 要：學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校檔案管理工作中的一項基礎性工作。學籍檔案管理有其自身的特點，文章結合學籍檔案管理的體會從學生個人、學校和社會三個方面進行了探討。

關鍵詞：學籍檔案；特點；作用；管理途徑

檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校教育教學活動的真實記錄，全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”。學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，是檔案管理工作中的一項基礎性工作。加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化，對規范學校的教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成起著重要的作用。本文根據幾年來的工作實踐，對加強學籍檔案管理工作探討如下。

1 學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學校檔案管理的一項基礎性工作。既然是學校，就離不開學生；有了學生，就產生了學籍檔案。學籍檔案主要記載和反映了學生在接受教育期間的思想道德、行為表現、學習經歷、學業成績等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。它是證明學生自身學歷、品德、知識、能力的原始憑據，是用人單位考察、選拔使用員工的重要依據，是做好學生教育管理工作的基礎資料，主要包括新生入學備案登記表、學生學籍卡片、學生考試成績卡、學生學籍變更（休學、復學、轉學、轉專業等）、學生獎懲、畢業生匯總表等材料。這類檔案是一個不可分割的整體，我校把它們按學年和班別進行了系統整理，主要分為永久卷和長期卷，案卷標題言簡意賅，一般控制在幾十個字以內，它們共同構成了學籍檔案開發利用的信息資源。學生查閱時按畢業年份和入學年份進行查找，非常方便。

2 學籍檔案的作用

檔案管理的最終目的和作用就是在于服務，學籍檔案的作用主要體現在對學生個人、學校和社會而言三個方面。這幾個方面也體現了檔案管理的價值，體現了檔案工作人員的價值。

2.1 從學生個體角度來看，學籍檔案給出了學生在校期間受教育過程及效果的綜合依據。學籍管理制度對于學生來說就是方向，就是操作規程。在學籍檔案的學習過程中，可以指導哪些行為是允許和禁止的，還有哪些行為是學校倡導的。對于學生良好學風的培養，學籍檔案也起到了積極的規范與約束作用。學籍檔案是學生在學校受教育狀況的一個綜合性考核與評價，是學生走上社會參加工作的社會性判斷的標準。學?？蓳藶閷W生開具相關證明。例如：我校近幾年來的檔案查閱記錄簿，畢業證丟失人員居多，他們為證明自己的身份，到學校來開具證明，最早的一位是七六級的畢業生。因為檔案管理人員和了解情況的老師發生變動，為確定學生身份的真實性，檔案工作人員就要查閱有關的學籍檔案。

2.2 從學校的日常教學及管理來看，學籍檔案的建設是教學及管理必不可少的階段。學籍檔案的日?；梢越o教學帶來質的飛躍。教學中可以用學籍檔案來監督導學，從而降到學校的管理成本。學籍檔案的真實性，規范化，指導性都能在教學中得到有效的運用。例如：上級主管部門史志辦要求各單位將建校以來發生的大事以翔實的數字、文字編寫上報。這項工作必須真實準確，不能絲毫紕漏。學籍檔案作為學校的重要組成部分，每年的專業、招生人數、班級人數、畢業生數量等變動情況無法確定，檔案管理人員為此查找了歷年來的檔案，提供了大量的文件資料，配合完成了編寫上報工作，并借這次機會完善了學校的大事記、校史，反映了學校發展的歷史過程。

2.3 對社會而言。學籍檔案是用人單住挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響著單位對學生的評價。用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬訂人才培養方案提供重要依據。例如：我校畢業的學生參軍人伍，對他們的情況進行政審，到學校了解學生在校期間的情況，學籍檔案為他們提供了真實、完整的材料。

3 學籍管理的途徑

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用，主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔及利用等階段。對學籍檔案進行科學的管理是非常必要的，要正確認識檔案管理和檔案利用的關系。檔案管理和檔案利用是辯證統一的關系，檔案工作的最終目的是提供檔案的有效利用，檔案管理必須緊緊圍繞檔案利用工作。檔案部門要轉變觀念，變被動服務為主動服務。

3.1 加強領導，增強檔案意識。加強檔案法的宣傳，增強職能科室及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是學校教育工作的一個重要部分。領導應重視檔案管理，把檔案工作列入學校重要工作議事日程。不要在需要查閱檔案資料時檔案是重要的，不用時就漠不關心。要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。

3.2 要不斷加強檔案的管理能力。作為檔案管理工作者，一定要不斷提高自己的業務水準，強化自己的職業素養。從某種程度上來講，檔案管理工作者的素質高低直接影響這檔案管理工作的質量及效能。檔案管理工作者要加強思想政治理論的學習，樹立高尚勤謹的職業道德。要積極參加檔案理論知識的理論培訓，同時，采取一切有力措施參與檔案管理工作的實踐。在現代化、信息化管理的潮流中，積極進取，求真務實，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。

3.3 增加檔案收集意識，并及時存放。學籍檔案的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，并指定專人負責，實行統一要求。在檔案整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要填寫完整、規范，并且保持內外一致、順序一致，具體材料以時間先后為準。我校的學籍檔案是在學生畢業時有關職能科室一并上交檔案室（包括學生入學備案表、學籍卡、成績單等），進行立卷歸檔，所以對學生和班級的任何材料要有強烈的收集意識，不要怕麻煩。有時看似無用的材料在關鍵時卻能派上用場，不要隨手將“廢物”扔掉，放一放再看是否有價值。對材料尤其是關于學生的一些獎懲材料要及時記錄、及時存放，以免事后遺忘。

3.4 大力開發利用學籍檔案信息資源，強化服務功能。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。要強化學校檔案室的服務功能，尤其是做好學生檔案的查閱、借閱等服務環節。要嚴格制定查閱、借閱制度。借閱人員要遵守保密制度，不得私自復印、拍照，不得在材料上亂涂、亂畫。

總之，學籍檔案是學校檔案管理工作的重要組成部分，我們在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案管理人員更要熟悉檔案室檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，以科學的態度把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。

參考文獻

[1]李爾東.高校學籍檔案管理存在的問題及解決辦法探析[J].延安職業技術學院學報，2012.

[2]謝秀宏.加強高校學籍檔案管理工作的策略研究[J].湖北函授大學學報，2012.

作者簡介：褚海燕（1964-），女，濰坊工程職業學院副研究館員，主要研究方向：檔案管理。

賈樹行（1966-），男，山東省民族中等專業學校中學高級教師，主要研究方向：電子與信息技術。