淺析房地產檔案的數字信息化管理

摘 要：隨著網絡的日益普及以及信息技術的不斷發展，房地產檔案管理也面臨著信息化的挑戰。如何利用信息技術的極大便利條件，加強房地產檔案數字化建設，更好的保護房屋權利人的合法權益，為當地經濟建設提供優質服務，是每一位房地產檔案管理人員需要著重關注的課題之一。文章對此進行了探討，以期對相關從業人員有所借鑒意義。

關鍵詞：房地產檔案；數字化管理；信息化

1 房地產檔案信息化管理的作用

房地產行業作為國民經濟的支柱行業，對經濟建設和發展起著關鍵作用。而房地產檔案作為房地產管理中的重要組成部分，是房地產行業未來發展不可或缺的依據。所謂房地產檔案就是房地產行政管理部門對房屋權屬進行登記、調查以及變更過程中形成的重要文字、圖表以及聲像資料等。近年來，隨著社會進步和發展，房地產檔案也出現諸多新變化，房地產檔案登記的產權結構由過去簡單的三種所有制演變成今天復雜的多元化，既有合資、合作、外資性質的房屋產權，也有經濟適用房性質的產權所有制。而且近年來房屋買賣、租賃等活動日趨頻繁，各種以房產使用權進行企業入股、合資、抵押、繼承、財產分割、危房改造、舊房拆遷等等現象日益復雜化，這些變化對房地產檔案管理部門帶來諸多壓力，傳統的房地產權屬檔案管理模式已不適應房地產經濟發展的要求，房地產檔案管理部門迫切需要對檔案管理的服務質量和服務手段進行改變。而信息技術的出現使得房地產檔案信息化管理變得可行，使用計算機技術對房屋測繪、房屋登記、房屋交易、房屋拆遷時的房地產檔案信息進行有效采集和整理，對檔案資料實行更便捷的分類與歸檔，極大的提高了檔案管理效率。檔案管理工作由傳統的手工變為計算機管理，與傳統檔案資料相比可以節約大量人力成本，數字檔案更易于保存、查詢、修改。利用計算機技術的統計功能不僅能夠及時準確的反應出當地房地產市場的變化情況和趨勢，也對房地產信息的使用人包括政府部門、房屋利害人、社會公眾提供更加便利的房地產信息，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。

2 優化房地產檔案數字信息化管理的具體對策

2.1 提高檔案管理現代化認識和技能

房地產檔案數字化管理的操作者是檔案管理工作人員，他們對檔案管理的現代化意識高低對檔案數字化管理的成效具有重要影響。房地產檔案管理人員工作相對沉悶和枯燥，工作積極性和主動性不夠，對新事物的接受也不太積極。首先要讓檔案管理人員更新觀念，了解在信息社會，信息技術已經滲入到各個角落，房地產檔案數字化管理已是大勢所趨，我們要積極迎接數字化時代的挑戰，在思想認識上增強現代化意識和科技化意識，把房地產檔案工作與社會活動結合起來，加快檔案管理工作由封閉型向開放型轉變，由手工管理向計算機數字化管理的轉變，在工作中不斷發掘放房地產信息的價值，使“死信息”變成“活資源”，優化房地產資源，盤活房地產存量資產，這在實際的工作中是也是至關重要的。其次，增加檔案人員計算機技能管理。信息技術不斷更新發展，通信手段也日新月異，房地產檔案管理部門工作人員如果不具備計算機網絡知識和技能，不了解電子計算機化、信息傳遞網絡化等相關知識，將無法適應數字化檔案管理的需要，這些對房地產檔案工作者來說，是新的挑戰。檔案工作者不能滿足于現狀需要不斷的學習，斷提升自己的業務水平，不斷的拓寬自己的知識面，提高文字的能力、綜合分析的能力等，對房地產發展的前沿動態也要十分了解。還需要加強自身計算機網絡技能培訓，在實際工作中可以熟練操作房地產檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等計算機操作十分熟悉，能為相關部門迅速提供方便、快捷、及時、準確的參考信息。做到既熟悉檔案管理的業務知識，又懂得計算機的管理技術，努力使自己成為具有雙重知識結構的復合型人才。同時對檔案管理人員加強責任追究和獎懲考核制度，對在數字化檔案管理工作中有突出表現的個人進行獎勵，對玩忽職守的工作人員要進行責任追究，給予相應的處罰。

2.2 加強房產檔案信息系統建設

加強房產檔案信息系統建設不是純粹的把手工管理模式搬到電腦上，而是以數據的形式，對儲存數據進行合理的存儲、分發和運算，房產檔案信息管理需要構建檔案信息資源共享體系，構建互聯互通、分布共享的檔案信息服務通道，從而使得房地產檔案信息的共享將成為可能。這就需要檔案管理部門要加強對房產檔案信息的采集工作，房地產檔案信息系統要與房地產交易系統有效結合，房地產交易中產生的房產信息可以便捷的進入房產檔案管理系統，保證了全面有效的房產信息資源。另外，對于以往的房地產檔案信息也要采用有效手段，以掃描、手工錄入或者相機拍攝等手段歸入房產檔案系統，海量的房產信息在搜集完畢后，還要進行有效的歸類和組合，建立清晰的房地產檔案信息數據庫。另外，由于房地方市場交易的頻繁變動導致房屋產權不斷進行調整，作為檔案管理部門要及時對新的房產信息進行更新和整理，對檔案管理軟件不斷升級，保持信息與產權變動的同步性，實行房地產檔案的適時管理。

2.3 實行全方位、多元化的服務模式

檔案利用是檔案管理的主要目的之一，房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式，真正體現檔案數字化管理的優勢。首先，優化房地產檔案網站，為房地產檔案信息使用者提供一個交流平臺。在網站上，使用人可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，可以查詢到房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等情況，并可提供打印服務。對房地產交易、房地產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷等工作提供便利。實現房產檔案利用不受時間和空間的限制，多人同時查詢檔案，不發生沖突，幫助使用單位提高工作效率。使用人對檔案管理中有疑問也可以再網站上進行留言，方面檔案管理人員及時了解適用者的需求，解答問題，搞好服務。對于網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等，應為有償服務。對于按照國家相關政策，不能對社會公眾公開的房產信息要設置相應的訪問權限，只能通過上內部局域網查詢、利用。另外，房地產檔案系統還要建立強大的檢索功能，搜索功能要方便使用人進行房屋產權信息的搜集，房產信息數據的每一個要素都要作為系統的檢索點，實現模糊條件檢索的功能，例如搜索產權人、房屋位置、房屋面積、交易時間、產權性質都可以找到有效信息，都可以及時準確找到相關信息，為使用人帶來便利。另外，由于房產使用人主體復雜，有司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務產生的信息搜索，因此在建立檔案檢索功能時，要建立多角度的檢索系統，不僅要滿足產權人產權交易的需要，還要方便有關部門能夠及時根據房產信息對房地產市場發展做出準確預測，保持房地產經濟有效健康發展。

3 結束語

總之，實現房地產檔案管理的新突破，已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。房地產檔案數字化管理對于優化房地產市場信息系統、擴展服務功能具有重要作用。作為檔案管理人員要充分認識到這一點，在實際工作不斷探索和鉆研檔案數字管理化的手段和方法，切實提高房產檔案管理水平。

參考文獻

[1]肖愛娥.房地產產權檔案管理探析[J].檔案時空，2007（5）.

[2]王恩江.房地產權屬檔案電子化的設計與實施[J].城建檔案，2006（10）.

[3]孫緒奇.談房屋產權檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2009（2）

[4]周素蘭，張才榮.淺談城建檔案管理及開發利用[J].山西建筑，2008 （7）.