淺議會展設計項目時間管理

摘 要：加強設計管理對提高會展設計水平，促進會展業積極健康發展具有重要作用。本文對會展設計項目時間管理進行深入的研究，系統分析了會展設計項目時間管理的主要內容、作用和主要影響因素，提出會展項目時間管理的辦法。

關鍵詞：會展；設計；項目；時間管理

引言

會展是剛剛崛起的朝陽產業。大力發展會展經濟能夠促進我國經濟產業結構調整，拉動消費需求，同時會展業對城市經濟發展和城市品牌建設的起著巨大的促進作用。會展設計具體而言，指的是會展活動的展示設計，是以會展場地的空間規劃和視覺形象的塑造為主體，綜合多種設計元素（如空間、展品、道具與陳列、燈光與照明、色彩、演示、平面與多媒體的視覺傳達等），通過多維或超維信息交流，實現產品與相關資訊的有效傳播，達到傳達、溝通與交流的目的的一種設計行為[1]。會展設計的質量直接影響著展會的水平和企業參展目標的實現，會展設計作為會展經濟的重要組成部分，在會展活動中起著不可替代的作用。

設計需要管理，設計管理的運用和研究已經成為企業經營管理的核心問題，設計管理具體在設計工作中的應用就是進行設計項目的管理。為參展商提供會展設計工作可以看作是一個會展設計項目，按照時間和進度要求，優質的完成設計項目是會展設計項目經理的追求的目標。做好會展設計工作的關鍵在于會展設計項目管理的水平和能力。

1 會展設計項目管理的概念

會展項目設計管理的本質是項目管理。會展項目設計管理是指在一個具體的會展項目設計過程中有計劃有組織分階段的對項目流程、工作的時間、實施的進度、設計的質量、評估等等涉及到會展設計項目的各個方面所進行的管理。會展項目設計管理者通過有效的協調、組織和管理完成整個參展商的會展設計項目。

2 會展設計項目時間管理的主要內容

項目時間管理是：合理地安排項目時間是項目管理中一項關鍵內容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發揮最佳工作效率[2]。會展設計項目時間的管理的主要工作是首先會展設計項目的任務和活動進行順序組織和安排，然后對每項設計活動的合理完成的工期時間進行科學估算和制定會展設計項目完整的進度計劃，包括整個會展項目從策劃、設計、制作、布展、展出、撤展的時間進度方案，并且還需制定對設計項目完成的進度的有效監控計劃等方面的內容。從設計項目開始時，首先要有明確會展設計項目的目標、確定會展設計工作的任務范圍，了解的設計任務書的要求，將會展設計項目的工作如策劃創意、效果圖制作、施工圖繪制、平面設計、數碼信息設計等等工作進行分解。然后根據經驗和項目實際的情況制定可行的項目時間計劃，安排會展項目設計進度表，進行合理的時間管理。最后還必須進行有效的進度控制，跟蹤會展設計項目的執行情況，及時做出反應。

3 會展設計項目時間管理的作用

因為會展的周期非常短，會展項目存在設計布展任務時間緊、工藝種類復雜多樣、涉及的部門種類較多的特點，會展設計項目時間管理非常重要，能否按時完成設計項目是判斷設計者能力的一個重要標準。缺乏對會展設計項目的時間管理將對設計造成不良影響。比如影響參展商的參展的計劃安排；如果延長設計時間將會增加設計人力、物力方面的投入，導致設計成本增加；項目時間管理將會導致設計的流程混亂，各種設計相關工作無法協調，直接造成參展者的展覽效果；缺乏項目時間管理依據缺乏對設計時間日程的有效管理將使項目管理者無法及時了解設計各階段進展的真實情況，因而導致管理者缺乏有效的管理依據，引起管理上的混亂，同時也給設計相關的所有工作帶來混亂的情況，影響其他工作的進行。

4 影響時間管理中的主要因素

設計項目在時間上的延誤是時間管理中的主要問題。這對設計品質影響較大，引起這一問題的主要因素有以下幾點：設計、開發人員不足；對設計項目完成期沒有足夠的估計；由于技術上的不確定因素，造成返工等原因；設計者的設計能力不足，引起設計工程延誤；設計項目開始的前期工作不充分，導致設計的反復；由于臨時插入其他新的業務引起管理上的混亂；比如外協給別的設計公司的業務之類的關聯業務延誤；關鍵設計人員中的人才流失，員工積極性不高。

5 搞好設計項目的時間管理方法

第一，事先做好前期的準備工作，明確設計單位自身技術的優勢和薄弱環節。充分了解和認識參展商會展設計項目的特點和性質，明確其設計難度和目標要求，事先做到心中有數，及早防范。必須重視調研和策劃工作，充分收集各方面的信息和資料，制定詳細的設計任務書。

第二，制定合理的項目時間進度控制計劃，使設計能夠在預定的時間內完成。根據設計單位實際情況和設計項目組的人員組織結構來安排完成項目的各項工作，制訂一個合理確切的設計程序及設計計劃表；重視對設計難點和重點問題的管理。重點難點的問題解決了，相應解決其他方面的問題就比較順利；將項目組人員與職責進行合理分配；及時了解設計計劃推進的實際情況，對出現的一些問題及時做出對策；預留緩沖的時間，以防萬一時間拖延。特別是對于本單位不能完成的外協設計工作，必須抓緊跟蹤，確保按時保質的完成任務。

第三，制定對時間管理的監督計劃，做好監督工作。會展項目時間緊張，任務繁瑣，項目的執行過程中不會是一帆風順，對項目的時間進度進行有效的監控是非常必要的。項目管理者應該安排專人監督項目的進度完成工作，對于發生的問題及時作出調整和應對。

第四，做好激勵工作，充分發揮和調動設計者的積極性。在時間管理中，必須充分發揮和調動設計者的積極性以提高設計的效率。設計者看重歸屬感、被尊重和自我價值的實現。個人有了歸屬感才愿意為這個組織獻計獻策，被尊重才愿意表達自己的真實想法，而一旦設計者的創意被采納則是對設計者最高的獎賞。會展設計項目的項目管理者要具備激勵型的領導風格，通過激勵成員完成項目工作。項目管理者應該充分考慮到這個特定的人群的需要，并因人而異地設計一些引導這種需求的激勵方式，從而使個人價值的實現與組織價值的實現統一起來，只有這種需要得到了滿足，才能做好項目時間管理工作。激勵因素是指誘使一個人做出成績的任何事情或事物，可以是物質層面的，也可以是精神層面的，如高工資、舒適的工作環境、有聲望的頭銜，還可以是誘導某些需要的環境，并且管理人員的領導行為、組織的制度等都能對激勵產生影響。

第四，通過一系列的方法來達到加快設計進程。在設計項目開始前盡量解決在設計過程中將出現的一些關鍵技術問題。比如事先做好各種圖塊、模型庫、設計大樣圖、設計資料庫等等，加快設計制圖的進度，加快整個設計項目的進程。設計管理者在明確設計項目的目標、技術要求之后對設計工作的安排要事先進行統籌計劃，對可以平行同時做的工作可同時進行，這樣可以節約時間，加快設計項目的進展；集中力量攻克技術上難關；某一階段工作即將完成前，就預先通知下階段的參與人員，通過早期預告和早期參與以便盡早工作交接。比如在創意設計階段就可以讓繪圖工作人員參與進來，以便繪圖人員能盡早理解設計思路，加快完成圖紙的制作工作。

6 結束語

總之，企業管理者和設計者必須重視會展設計項目時間管理，搞好設計管理工作。項目時間管理是會展設計項目管理的一部分，還必須深入研究會展設計項目管理的其它方面如流程管理、質量管理等才能更好的提高會展設計管理水平。

參考文獻

[1]任仲泉.會展設計的應用研究[J].設計藝術，2007（3）.

[2]百度百科.[EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/1048934.htm，2013-0

3-25.

作者簡介：李春林，男，湖北工業大學工業設計工程碩士，現任深圳職業技術學院 藝術設計學院講師。