充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的管理和利用

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)的真實(shí)記錄，是醫(yī)院建設(shè)、管理的重要依據(jù)。通過(guò)醫(yī)院檔案的形成及內(nèi)容，可以認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，有利于醫(yī)院現(xiàn)代化、科學(xué)化管理，并充分發(fā)揮了檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；利用

檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和信息資源，是歷史發(fā)展與社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記載。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，檔案管理工作正由原來(lái)的邊緣化向醫(yī)院管理的內(nèi)核靠近。由此可見(jiàn)，檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，醫(yī)院檔案工作必須通過(guò)檔案利用來(lái)體現(xiàn)其服務(wù)水平。

1 醫(yī)院檔案管理的形成

檔案工作是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院有機(jī)活動(dòng)整體的綜合反映，是醫(yī)院在各項(xiàng)活動(dòng)中逐步形成和產(chǎn)生的全部檔案的總和，包括黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、設(shè)備設(shè)施、基本建設(shè)等方面的內(nèi)容。是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù)，是第一手的參考材料。醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)工作者的結(jié)晶，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的寶貴資料與物質(zhì)財(cái)富。它不僅記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從中可以看到醫(yī)院演變的歷史過(guò)程，還是醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

2 醫(yī)院檔案管理的基本要求

2.1 檔案要集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.2 檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，是永恒的主題

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院豐富的信息資源，要爭(zhēng)取黨政領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，增強(qiáng)各部門(mén)的群體檔案意識(shí)，明確檔案管理部門(mén)和各部門(mén)的關(guān)系，做到多方聯(lián)系，多方協(xié)助配合，打破傳統(tǒng)檔案管理中只管不用的落后觀念，將“死”材料變成“活”材料，使其在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3 重視開(kāi)發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益，才能達(dá)到更好地推廣應(yīng)用和服務(wù)大眾的目的。

3 檔案利用工作的價(jià)值

3.1 提供利用是醫(yī)院檔案工作的根本目的

我們之所以重視醫(yī)院檔案工作，關(guān)鍵是因?yàn)闄n案對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)有用。因此，便于醫(yī)院各部門(mén)、各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用，是醫(yī)院檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。而整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的的直接體現(xiàn)。

3.2 檔案利用工作對(duì)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展有決定性影響

檔案工作的發(fā)展，取決于社會(huì)及醫(yī)院決策層的重視程度，取決于各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展。利用工作是最實(shí)際、最富有說(shuō)服力的宣傳。通過(guò)實(shí)際發(fā)揮的作用，從而擴(kuò)大醫(yī)院檔案在社會(huì)上的影響，贏得各方面的支持。利用工作對(duì)醫(yī)院檔案工作有著檢驗(yàn)和帶動(dòng)作用。

3.3 檔案利用效果是醫(yī)院檔案獲得的工作結(jié)果

檔案的利用效果，是檔案用戶在利用檔案室提供的檔案信息后，所獲得的工作、生產(chǎn)的結(jié)構(gòu)。醫(yī)院檔案室應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究，作為一項(xiàng)基本的工作來(lái)抓。不但應(yīng)當(dāng)了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而且應(yīng)當(dāng)全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后有沒(méi)有產(chǎn)生積極效果等情況。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價(jià)值，從而為改善醫(yī)院檔案室藏結(jié)構(gòu)與成分，加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。

3.4 醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動(dòng)中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對(duì)于處理醫(yī)療糾紛，保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序等具有不可替代的作用。

4 檔案是醫(yī)院管理工作的重要組成部分

檔案工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，又是知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)，是醫(yī)院資產(chǎn)的組成部分。作為資產(chǎn)，醫(yī)院檔案管理就是可以投入到醫(yī)院管理、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中，并可以把這些活動(dòng)的全過(guò)程完整地記錄下來(lái)，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)院檔案資料中，可以把這些活動(dòng)的全過(guò)程完整記錄下來(lái)，成為推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)與信息，把這些智力資源和無(wú)形資產(chǎn)運(yùn)用到醫(yī)院管理中，就可以最大限度地調(diào)動(dòng)職工的工作積極性，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，特別是醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。

5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的思考

5.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力是檔案創(chuàng)新的必然要求

首先，要求檔案工作者必須具有一定的理論修養(yǎng)、文化功底和專業(yè)水平。如果對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》等法律法規(guī)知之甚少，缺少文化素養(yǎng)，不懂得檔案專業(yè)知識(shí)，要進(jìn)行檔案工作的創(chuàng)新是不可能的。其次，能夠?qū)?chuàng)新與實(shí)踐相結(jié)合，創(chuàng)新離不開(kāi)實(shí)踐，創(chuàng)新必須深入實(shí)踐，新的實(shí)踐催生創(chuàng)新的需求，檢驗(yàn)創(chuàng)新的成果。創(chuàng)新的過(guò)程就是在實(shí)際中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，上升到理性認(rèn)識(shí)，再回到實(shí)踐、指導(dǎo)實(shí)踐的過(guò)程。

5.2 抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

醫(yī)院檔案管理涉及收集、整理、編目鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索與提供利用等內(nèi)容。因此，歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求；檔案的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映醫(yī)院的主要職能，實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

5.3 改進(jìn)和更新檔案信息開(kāi)發(fā)利用的方法和技術(shù)，充分體現(xiàn)新技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)方式與方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求和檔案信息資源加工工作的實(shí)際需要，它們都要求能及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案信息進(jìn)行有效地濃縮和有效地存貯，以便于廣泛地提供利用。因此，要消除檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的障礙，就必須大力改進(jìn)和更新檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的方法和技術(shù)，并盡可能地將已開(kāi)發(fā)研究出的現(xiàn)代高新技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際中來(lái)。

5.4 加強(qiáng)現(xiàn)代高新技術(shù)研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才

現(xiàn)代的檔案管理和利用工作涉及到信息、科技、研究等多元素知識(shí)結(jié)構(gòu)，這就要求檔案信息開(kāi)發(fā)人員拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，成為復(fù)合型人才。只有保證檔案管理人員的高素質(zhì)、高知識(shí)水平、高業(yè)務(wù)能力，才能保證檔案管理利用的深度和廣度，才能為進(jìn)一步的檔案管理利用工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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