淺談電子檔案的整理與保護措施

摘 要：隨著社會的發展，各種信息資源被人們開始重視，檔案就屬于一種信息資源，而為了更好的使用檔案資源，電子檔案開始走入人們的視線，但是在電子檔案的日常整理和保護中，卻存在著不少的問題，文章就關于電子檔案整理和保護進行了相關的探討。

關鍵詞：電子檔案；整理；保護措施

1 檔案信息電子化的現狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

檔案部門雖然都開始使用計算機作為檔案管理的輔助設備，但是因為計算機型號以及軟件不兼容等等一些問題，導致了檔案信息電子化進程的發展緩慢，檔案部門之間沒有形成一套有效的檔案利用機制，特別是軟件系統，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，這樣檔案就失去了其交互的作用，不能夠利用計算機來進行檔案的信息管理工作。

1.2 在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

1.3 標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化進程才只有短短的時間，因此在工作的規范化和標準化問題上仍然存在很大的漏洞，不少的檔案館因為其業務基礎不好，檔案質量不高，檔案不全，加上軟件使用的不規范化和可移植性差，其工作效率不高，檔案信息管理電子化進程緩慢，檔案自動化工作應該有一個標準和制度來約束，在行業內形成一套有效的機制，這樣才能讓檔案信息工作真正實現電子化。

1.4 檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

2 電子檔案的整理

2.1 文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉人檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2.2 科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

2.2.1 基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

2.2.2 設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3 電子檔案的保護

電子檔案的保存通常都是利用電子存儲媒介來進行保存，因此實際中都是通過軟磁盤、光盤等等電子存儲設備。不過在實際保存當中仍然要注意很多問題，不然就很可能導致儲存文件的丟失和失效，相關和對應的保護措施必不可少。

3.1 軟磁盤的保護

3.1.1 在使用軟盤的時候，需要明確其規格，并且進行統一化采用3.5寸的。

3.1.2 對軟盤進行購置的時候，不能夠采用沒有保障的劣質產品。軟磁盤就是電子文檔的生命來源，如果采用沒有保障的劣質產生，一旦發生問題，那么里面的資料將不可能重現，這樣是很大的損失，而且不同質量的軟磁盤使用年限也不相同，好的軟磁盤可以使用10年，而差的也就只能使用幾個月，這對于檔案部門來說也是一種經濟浪費。

3.1.3 規范保管條件。軟磁盤的保存環境雖然不是要求非常嚴格，但是還是要有一些注意的地方，像是避免磁場干擾和震動，溫濕度適宜，少塵無腐蝕液氣體存在。這些都是適宜儲藏軟磁盤的環境要求。

3.1.4 加強病毒防范。各部門在使用這些軟磁盤的時候要確保計算機沒有病毒，并且在使用前進行掃毒處理，避免電子磁盤內有病毒或者將病毒帶到電子磁盤上。

3.1.5 對加密盤的管理。一些電子文檔會有加密或隱藏設置，這些設置都會導致以后的使用者在遺忘密碼的情況下無法使用，也失去了其意義，因此在進行歸檔的時候要將這些加密的文檔進行解密，將設置隱藏的文件進行還原。

3.1.6 在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

3.2 光盤的保護

3.2.1 規范排放和使用。光盤在存放的時候應該要放在光盤架上，避免了光盤之間的直接擠壓，特別是大量的堆積會導致光盤的翹曲和互相摩擦，這樣會有劃痕，造成損傷。

3.2.2 保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃～24℃，相對濕度40%～65%。

3.2.3 注意避光。光盤有一層塑料保護層，這層材料在陽光的長期直射下會失去其保護作用，所以，對光盤的保護不能是受到陽光直射的環境，需要進行避光處理。

光盤和磁盤這些存儲設備都需要定期進行備份和轉儲，因為長時間的放置可能會無法使用，而且計算機設備的不斷更新，使得存儲媒介也在不斷的更新，需要進行更替。

4 檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化處理，目的是讓檔案管理更加的簡潔，提高工作效率和使用效率，因為過去紙質檔案需要有大量的空間來進行存儲，而電子化檔案，則可以節省非常多的空間，提高收藏容積率，在使用上，借助計算機也能很方便的進行調用。

4.1 計算機在檔案管理中的作用是通過檔案信息電子化得以體現的。當前的檔案館在計算機使用方面過于單一，計算機的內在潛力無法真正的發揮出來，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就未免過于大材小用了，不能很好的體現現代設備的快捷方便特性，而檔案電子化則是為發揮計算機潛能提供了條件。

4.2 過去手工對收集的檔案信息進行二次加工，往往費時費力，而且容易出錯，而現在我們改變了這一工作方式，過去的慢工出細活的理念已近不適用于現在了，在檔案信息的二次加工上，通過檔案信息電子化能夠很快的實現，方便快捷。

4.3 檔案信息電子化，可以滿足快速拷貝，方便傳閱的要求，將拷貝的檔案信息送給領導和其他使用者，拓展了其使用范圍，能夠更好的起到服務的作用，檔案事業也能更好的發展。

5 結束語

電子檔案是現代檔案管理的重要手段，也是提高檔案利用效率的途徑，在管理和保護上我們需要有很多注意的地方，這樣才能保證規范的去使用電子檔案，去享受電子檔案信息化給我們的工作和生活帶來的便利性。