淺談更新大學生檔案管理理念

摘要：本文分析了新時期大學生檔案管理工作的現狀、存在的問題以及解決辦法，立足于陳舊的大學生檔案管理理念和繁瑣的大學生檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時期工作要求的大學生檔案管理理念，對于加強大學生檔案管理工作的效率，實現其科學化、制度化、規范化，更好地適應現代社會的需求具有一定的現實意義。

關鍵詞：大學生檔案管理 科學化制度化 規范化

隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，社會各項制度的改革日益加深，大學生檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，大學生檔案管理工作的改革顯得尤為重要。大學生檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的大學生檔案種類和數量，更加適應新時期大學生檔案管理工作的要求，已經成為每一位大學生檔案管理工作者面對的首要問題。

一、大學生檔案管理工作改革的困難和重點

1.大多數人對大學生檔案管理工作的重視不夠

許多人認為大學生檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把大學生檔案放在大學生檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對大學生檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為大學生檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了大學生檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實大學生檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。大學生檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。

2.大學生檔案交接制度不嚴謹

每年，巨大的大學生檔案變動、更新、調取和維護工作確實是大學生檔案工作的重點和難點。大學生檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是大學生檔案交接時。現如今，大多數單位的大學生檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多大學生檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為大學生檔案一旦錯亂和丟失就代表著大學生檔案管理工作失去了大半意義，而且大學生檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強大學生檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待大學生檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。

3.許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務

很多人由于缺乏對大學生檔案的重要性認識，在面對大學生檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的大學生檔案都不夠重視，沒有充分考慮到大學生檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要大學生檔案時，才發現大學生檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給大學生檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明大學生檔案管理人員對大學生檔案的重要性宣傳不夠，許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務。

4.當前的大學生檔案管理工作不夠現代化和信息化

這么多年來，大學生檔案管理工作依然是以紙質做為大學生檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。大學生檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。大學生檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類大學生檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。大學生檔案的存儲需要大學生檔案室，大學生檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的大學生檔案發霉或發潮，導致大學生檔案失真，大學生檔案室需要密閉，并且要防火防潮。

二、大學生檔案管理工作的對策及思考

1.強化大學生檔案管理意識，嚴格大學生檔案管理程序

強化每一名大學生檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善大學生檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的大學生檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、大學生檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強大學生檔案信息化發展，應在大學生檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立大學生檔案的信息存儲和檢索系統。

2.大學生檔案交接嚴格按程序進行

大學生檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致大學生檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。大學生檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的大學生檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的大學生檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行大學生檔案交接工作，才能確保大學生檔案交接工作的順利完成。

3.健全大學生檔案管理制度

健全大學生檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕大學生檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強大學生檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使大學生檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位大學生檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。

4.建章立制，有章可循，規范操作

現如今，不同的單位在大學生檔案管理工作上的規定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了大學生檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、大學生檔案質量參差不齊的現象，這大大減弱了大學生檔案的存取與調配的效率，也影響了大學生檔案管理信息化發展進程，更降低了大學生檔案的應用。

總而言之，大學生檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新大學生檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規范化。每一位大學生檔案管理工作者應自覺肩負起自身的責任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應該加強宣傳，告知大學生檔案持有人大學生檔案工作的重要性。大學生檔案管理工作人員應加強自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術，將電子信息技術有效的應用到自身的工作之中，提高工作效率，完善大學生檔案管理的安全性和熟練性。在大學生檔案管理的改革路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強信心，不斷進取，總結經驗，提高水平。