某公司檔案管理系統實施和應用淺談

摘 要：隨著信息化的發展，用信息技術提升企業檔案管理能力已成為必要手段。如何應用好檔案系統，更好地發揮其功能作用，是檔案部門的重要工作。某公司是中石油下屬的煉油化工企業。本文通過介紹該公司檔案管理系統的實施和應用中存在的問題，提出了在檔案管理和系統應用方面的一些建議，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；實施；應用；措施

前言

檔案工作是企業管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展，原有的檔案系統在管理和應用等方面存在著諸多問題。例如檔案借閱只限于紙質文件，數字化程度很低；檔案檢索效率不高，檢索結果質量不佳；檔案管理人員綜合素質不高等。這些問題制約了企業的檔案管理，無法滿足企業長遠發展的需要。因此建立一個統一、規范、完備的檔案管理系統是必須之舉。檔案管理系統是中石油統一推廣的檔案管理平臺。通過該系統能夠實現公司檔案管理的規范化、數字化，促進公司檔案管理水平的提升。

1 系統簡介

檔案管理系統是由整合收集、科學保管和開發利用三個方面構成，實現了檔案業務的收集、整理、保管、鑒定、檢索和利用等功能。公司現有包含文書類、會計類、建設項目類、設備類等全部歷史檔案將全部電子化進入系統。實現了電子檔案和實體檔案的雙軌管理。用戶根據自身的權限登錄系統，即可實時瀏覽檢索其所需的電子檔案，改變了以往只能借閱實體檔案的限制，實現了對檔案內容的整合和利用，真正實現了檔案的數字化。

2 系統實施和應用

2.1 數據整理

基礎數據整理。按照統一要求，檔案部門對本單位組織機構、用戶權限、操作流程及業務數據等基礎數據進行收集整理。信息部門配合檔案部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。

歷史數據整理。信息部門協助檔案部門把歷史數據從舊系統中導出并整理成樣例表的格式。檔案部門根據檔案管理規范，按要求對檔案進行數據整理，對于有錯誤或不規范的內容進行修改，并按照類別進行分類梳理，確保檔案遷移和數字化的質量。

2.2 系統配置

信息部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。兩個部門共同檢查確認用戶權限和單位設置。檔案部門設置好系統流程、檔案類型、著錄項等項目。信息部門再配置電子公文系統與檔案系統接口。經過測試，系統實現了中油電子公文系統內已辦結公文自動流轉至檔案系統，再由檔案管理人員操作后，實現了檔案的借閱，系統具備了上線條件。

2.3 系統培訓

公司積極做好系統推廣工作，派人參加關鍵用戶培訓班。關鍵用戶學成后，對檔案部門管理人員進行了包括系統功能、系統管理、應用管理及系統操作等方面的培訓，使檔案管理人員熟悉系統的使用。針對下屬各單位的檔案最終用戶也對其進行包括制度在內的系統操作培訓。

2.4 數據遷移

數據遷移前，按照誰產生誰定密的原則由原歸檔部門進行定密。定密后再進行數據遷移。歷史數據遷移是系統應用的基礎，是一項非常繁重而綿長的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序進行。

2.5 應用中存在的問題

目前，檔案管理系統已在公司內部得到廣泛應用，成為企業管理的重要系統之一。但是在檔案管理和應用方面還存在一些不足，主要體現在下屬單位檔案收集整理不及時；缺少即懂檔案業務又熟悉信息技術的骨干；檔案的數字化進度緩慢；已辦結電子公文自動流轉至檔案系統，有時存在數據不暢等問題。這些問題制約了檔案系統的應用，因此如何改善成為檔案管理人員的重要工作。

3 檔案管理的幾個改善措施

3.1 建立健全公司內部檔案制度，規范檔案管理。

按照中石油統一的檔案管理標準，結合本單位實際情況，建立健全企業內部檔案制度，完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作的各個環節和步驟，同時劃清各類管理人員的職責，使各項工作做到有章可循，促進了檔案管理工作的規范化、制度化，確保了檔案工作的及時、準確和完整。公司下屬單位的檔案管理人員按照公司要求及時做好檔案的收集整理和歸檔，避免材料遺失。公司檔案部門的管理人員，則嚴格按照統一的檔案規范，做好實體和電子檔案的收集、整理等工作。

3.2 加強系統安全的監管和維護，做好信息安全。

檔案是企業最重要的材料之一，反映了企業不同時期的生產經營和管理情況，因此保證檔案數據的安全是重中之重。檔案管理系統在設計和開發時就做好了系統內安全防護，檔案數據在系統內的安全由總部統一部署和保證。各下屬單位在使用檔案系統過程中，也要注意信息安全和保密。

配備專用計算機，通過專網保障數據的安全運行。用作檔案管理的計算機應專機專用，專人管理。禁止該機器上互聯網或安裝其它非涉密信息系統。定期做好操作系統的優化和升級，經常清除系統垃圾，清除惡意軟件。安裝可靠的防火墻、防病毒軟件。嚴格U盤使用制度，關閉無用的端口。系統賬戶、口令的設置必須符合規范。切斷一切與計算機有關的風險因素，通過中油內部網和統一的身份認證平臺登錄系統，就可以確保數據的應用安全。

強化意識，加強系統用戶的監管力度。隨著檔案管理系統的逐步深化應用，系統用戶將大幅增加，系統安全運行的風險將加大。只有通過制度約束，加強對系統用戶的監管，才能防患于未然，確保系統的安全、可靠。強化表單管理，細化用戶權限表單內容。公司屬各單位用戶權限變更，由各單位領導做好把關工作。檔案管理人員收到用戶服務申請表時，做好用戶信息核對和審批，必要時可進行電話核對，確保系統中用戶信息和權限的真實有效。下屬各單位還要明確檔案工作的職責分工，由專人負責，明晰檔案的各項制度和規范。禁止多人使用同一用戶名和密碼登錄，禁止使用他人用戶名和密碼進行系統操作。

3.3 建立健全應急機制，提高處置突發事件的能力。

結合檔案工作特點，建立健全應急機制。制訂符合客觀實際又具有操作性的應急預案，預防突發性事件的發生，做好應對突發事件引起危害的應急措施準備。規范應急管理機構，加強應急隊伍建設。明確職責，確保發生突發事件時，能夠有效組織、快速反應共同應對和處置。檔案管理員更要提高自身的業務水平，特別是負責借閱的工作人員要十分熟悉館藏，保證在不利用計算機檢索的情形下，找到用戶所需檔案。同時對檔案管理人員開展應急培訓和演練，保證其在面對突發事件時，能夠快速反應、有效控制和妥善處理，提高處置突發事件的能力。

4 總結

檔案管理系統在該公司已上線運行一年多的時間，目前系統運行平穩有序，取得良好的效果。檔案工作人員還應充分利用系統功能，完善檔案信息化基礎設施，加大檔案數字化的力度，同時配合總部做好系統深化應用工作，力爭通過系統的應用更好地提升公司管理水平，為用戶提供更實用、更有效、更準確的檔案服務，實現檔案管理工作向新高度邁進。

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作者簡介：

郭麗敏，大慶煉化公司信息管理部，工程師，主要負責門戶建設與運維以及應用系統實施和維護等工作。

收論文地址和電話號碼：黑龍江省大慶市馬鞍山大慶煉化公司信息管理部，郭麗敏，13936899255，郵編：163411