關于績效改進計劃的探討

績效改進計劃，是指根據員工有待發展提高方面所制定的，一定時期內完成有關工作績效和工作能力改進與提高的系統計劃。許多人認為，績效評估是績效管理最為重要的環節，我個人認為，實際上績效改進比績效評估重要得多。究其原因，主要在于績效評估類似于轎車的后視鏡，是用來看后面的情況，而績效改進計劃是往前看的，是為了在不久的將來能獲得更好的績效，而不是關注那些過去的、無法改變的績效。因此制定與實施績效改進計劃是績效評估結果最重要的用途，是績效管理成功與否的關鍵。

一、制定績效改進計劃的基本原則

在制定績效改進計劃之前，主管和員工應該對一些問題達成共識，把握住五個基本原則：

1.平等性原則：主管和員工在制定績效改進計劃時是一種相對平等的關系，他們共同為了員工業績的提高而制定計劃。

2.主動性原則：由于員工是最了解自己所從事的工作，因此在制定績效改進計劃時，應該更多的發揮員工的主動性，更多地聽取員工的意見。

3.指導性原則：主管應從組織目標出發，結合員工個人實際，給員工績效改進提出中肯的建議，實施輔導，并提供必要的資源和支持。

4.“SMART”原則：績效改進計劃是指導績效改進實施的標準，因此一定要有可操作性，即做到具體的、可衡量的、可達到的、現實的和有時限的。

5.發展性原則：績效改進計劃的目標著眼于未來，所以在制定與實施計劃時要有長遠的、戰略性的眼光，要把員工個人的發展與企業的發展緊密結合起來。

二、制定績效改進計劃的準備工作

1.選擇合適的時間

選擇什么時間制定績效改進計劃是非常關鍵的，不合適的時間，會影響制定計劃的效果。要選擇主管和員工雙方都有空閑，能夠全身心地投入到制定計劃中去的時間，這段時間不要被其他事情打斷。例如，主管馬上要去參加總經理召集的會議，或員工馬上要去見客戶，在這種情況下，制定績效改進計劃往往心不在焉，草率收場，無法展開細致的討論。要注意時間不能安排得過于緊湊，有些主管總是在人力資源部門催交績效改進計劃表的時候，才抽出半天時間，與部門中員工走馬燈般地進行此項工作，這樣就無法保證績效改進計劃的效果。

2.選擇適宜的場地

雖然在通常情況下，主管的辦公室是最常用的制定績效改進計劃的場地，因為辦公室給人一種嚴肅、正式的感覺。但是辦公室作為制定績效改進計劃的場地，也存在一定的局限性，首先，辦公室經常會遇到各種各樣的打擾，例如電話、來訪的客人等等；其次，辦公室的情境會給人明顯的上下級感覺，容易給員工造成層級的壓力。因此主管應選擇遠離電腦、電話和成堆的文件，到類似于咖啡廳、茶館等地方，與員工坐在一起，喝一杯茶或咖啡，這樣更容易充分表達真實的感受。

3.相關資料的準備

在制定績效改進計劃之前，主管和員工都應準備好制定績效改進計劃所需的各種資料。主管需準備的資料包括：職位說明書、績效計劃、績效評估表、員工日常表現記錄等，主管必須熟悉資料內容，當需要的時候可以隨時找到相關內容。員工需準備好個人發展計劃，主管除想聽到員工對個人過去績效的陳述和總結外，更希望了解員工對績效考評中不足的方面，以及如何進一步改善和提高的計劃。能夠自己提出發展的目標和計劃，而不是等待主管為自己制定發展計劃，這樣的做法本身就能夠得到主管的贊賞，是應該鼓勵員工具備的行為。

4.主管的心理準備

在制定績效改進計劃之前，主管除了準備時間、場地和資料外，還要對制定計劃的員工有所準備。這種準備是一種心理上的準備，也就是要充分估計到員工制定計劃時可能表現出來的情緒和行為。要做好這一點，就必須考慮員工的個性特點，既要考慮本次評估對其的影響，又要考慮員工對本次績效評估可能表現出來的態度等等。在實際中還經常會出現主管與員工意見不一致的情況，對于這種情況，主管應事先考慮好將如何解釋和對待。

三、制定績效改進計劃的步驟

1.回顧績效考評的結果

每個人都有被他人認可的需要，當一個人做出成就時，非常希望得到他人的承認，所以，首先應肯定員工在績效期間工作的成績和優點，從而對員工起到積極的激勵作用，接下來要對員工績效中存在的一些不足之處，或者目前績效表現尚可但仍有需要改進的方面，提出較為中肯的意見和建議，在雙方充分進行溝通并達成一致意見后在開始制定績效改進計劃。

2.找出有待發展的項目

有待發展的項目通常是指在工作的能力、方法、習慣等方面有待提高的地方，可能是現在水平不足的項目，可能是現在水平尚可但工作需要更高水平的項目，這些項目應該是通過努力可以改善和提高的。一般來講，在一次績效改進計劃中應選擇最為迫切需要提高的項目，因為一個人需要提高的項目可能很多，但不可能在短短半年或一年時間全部得到改善，況且，人的精力有限，只能對有限內容進行改善和提高，所以應有所選擇。

3.確定發展的具體措施

將某種待發展項目從當前水平提升到期望水平，可以采取多種形式，通過多種方法來實現。例如培訓，征求他人反饋意見、工作輪換、參加特別任務小組、參加某些協會組織等大部分不需要額外投入費用的方法。

4.列出發展所需的資源

“工欲善其事，必先利其器”，落實績效改進計劃，要有必要的資源支持。這些資源包括工作任務的分擔、學習時間的保證、培訓機會的提供、硬件設備的配備等等，作為主管，一定要統籌安排，盡量提供幫助，為員工績效的改進創造良好的內外環境。

5.明確評估期限

工作能力、方法、習慣等方面的提高是一項長期的任務，須在一個較長時間斷中才能得到準確評估。如果評估周期過短，可能造成員工的逆反心理，既分散了員工的精力，又影響了工作進度，還有可能使員工疲于應付評估，使評估效果適得其反。通常將評估周期設定為半年到一年，這樣的安排也可以與企業半年或年終總結相銜接。

6.正式簽訂改進計劃

簽訂非常正規的績效改進契約，也就是讓員工感到自己對績效改進計劃中的內容是做出了公開承諾的，這樣他們會傾向于堅持這些承諾，履行自己的績效改進計劃。如果員工的計劃只是口頭確定，沒有進行正式簽字，那么就很難保證他們堅持這些承諾的計劃。

四、編制績效改進計劃案例

劉先生是公司的一名銷售主管，在2011年績效考核中，他

順利完成了公司給他下達的銷售業績指標，但工作中還存在著一些問題：一是對銷售領域的專業知識還不夠熟悉，有時客戶咨詢相關問題時難免捉襟見肘；二是與客戶溝通時不太善于傾聽，對客戶深層次的需求理解不夠；三是對自己的崗位角色認識不夠清晰，常常事必躬親，不善于向下屬授權；四是在處理事情的輕重緩急方面不太合理，常常忙得一團糟而任務還是積壓。據此現狀，劉先生在上級領導的幫助下制訂了如下績效改進計劃表。

績效改進計劃表

被評估者：劉×× 職位：銷售主管 所屬部門：銷售部

直接領導：王×× 制定時間：2012年1月5日

有待發展項目目前水平期望水平發展措施所需資源評估時間

專業 知識6分8.5分1、閱讀有關書籍、資料

2、參加產品舉辦的培訓班

3、多向他人請教專業書籍

產品介紹

培訓時間2012年6月

客戶溝通技巧7分9分1、參加“有效的客戶溝通技巧”培訓

2、注意體會和收集客戶的反饋

3、與優秀的銷售主管一同會見客戶，觀察并學習他們與客戶溝通時的好做法

4、閱讀相關的書籍培訓時間

其他部門支持

管理書籍2012年12月

下屬 管理6分8分1、參加相關培訓班

2、學習上級和其他部門主管管理下屬的經驗

3、請上級和下級監督管理書籍

其他部門支持

培訓時間

2012年12月

時間 管理7分8.5分1、參加“時間管理”培訓

2、學會使用排序表格

3、利用外部資源滿足急件的需要培訓時間

管理軟件

其他部門支持2012年6月

五、實施績效改進計劃的要點

1.保持持續的溝通

員工與主管通過溝通共同制定了績效改進計劃，達成了績效契約，但這并不等于后序的計劃實施過程就會完全順利，主管就可以高枕無憂了。在績效改進計劃實施過程中，主管與員工必須進行持續的溝通，一方面是計劃有可能隨著環境因素的變化而變得不切實際或無法實現時，就需要對計劃進行調整，使之更加適應內外環境變化的需要；另一方面，員工在改進過程中也會遇到各種各樣、層出不窮的困難，他們希望在處于困境、孤立無援的狀態下，能夠得到主管的幫助，有效的溝通有助于問題及時得到解決。

2、注意正強化的運用

正強化是指給予一種愉快的刺激，促進一些符合期望的行為發生或增加發生的頻率，減少或消除不期望出現的行為，以達到績效改進的方法。按照行為強化原理，人們會根據對行為后果的判斷來決定是否采取某個行為，而且人們可以從過去的行為結果中得到學習。在績效改進過程中，對員工行為改善應及時給予認可和稱贊，以鼓勵員工取得更大的進步。

3、適當采取處罰措施

在實施績效改進過程中，如果不是因為外在的因素如工作任務、沒有得到應有的資源保證等，而是因為員工個人主觀因素對工作改進不積極主動，主管采取幫助措施仍不能奏效時，應考慮采取一些必要的處罰措施，如崗位調整、取消獎金等。但處罰只是手段不是目的，最終目的是促進員工績效改進，采取處罰措施時要注意幾個問題：一是采取處罰措施之前要事先與員工溝通，讓員工了解為什么要采取措施，措施是怎樣的；二是采取的處罰措施是否合理，輕重程度如何，不要過于嚴苛；三是采取措施后要注意監控和評估處罰后的結果。