對產品銷售數據進行有效管理和分析的實踐

摘要：產品銷售數據記錄的存檔備查只是其檔案價值的體現，存檔的主要作用是幫助檢查銷售數量、價格是否正確。銷售記錄的最大價值應是應用價值，即按要求進行實時統計分析的價值，根據銷售分析的綜合數據，找出薄弱環節，制定相應的銷售政策，促進銷售任務的完成。筆者通過實際的工作經驗，闡述有效的利用銷售數據進行分析的方法，滿足統計分析的需求。

關鍵詞：銷售數據數據管理信息管理

1銷售數據不能有效利用的原因

1.1缺乏適合的銷售軟件 計算機應用軟件具有通用性，但同時也缺乏個性化應用。通常是作為歷史記錄查詢。有些還可以通過輸入匯款查詢余額。但不能按使用者需求進行數據分析、進度分析等高級查詢。雖然有些銷售軟件具體統計功能，但功能單一，不能滿足管理者定制分析的需要。

1.2需要專業統計人員由于缺乏專業的數據分析工具，從應用軟件得出的初始數據往往還需要進一步處理。例如：要對比銷售計劃與實際銷量超欠情況，由于缺少專業工具，就需要計劃員把這些數據轉移到EXCEL表中手工計算，無形之中增加了工作量，降低工作效率。

1.3缺乏量化意識，工作標準化程度不夠一些銷售單位缺乏量化概念，缺乏系統的分析。產品銷售只是跟著感覺走，了解生產情況，車間庫存等基本的產品銷售狀態，缺乏對產品銷售進行深層次的分析。

1.4安于現狀，缺少超前意識銷售人員工作標準不高，缺乏對市場深入的分析，根據庫存等因素進行分析比較滯后。要把握銷售主動權，必須掌握銷售進度。從多種角度進行統計分析。

2常用銷售數據管理方法

有些企業產品單一，銷量不大，銷售數據不復雜，通過記賬及EXCEL電子表格進行記錄便可滿足對銷售情況的掌握。對于大型公司來說，每天平均銷量較大，產品種類也比較多，將銷售數據進行系統管理是重要且難度較大的工作。

2.1銷售信息管理軟件這類銷售公司自己開發或購買，一般由DEPHI或 POWERBUILDER開發工具制作。使用C/S （Client/Server客戶機/服務器）結構，有專用的服務器，客戶機必須安裝管理軟件。這類軟件最便捷的功能就是，通過客戶端輸入銷量，查詢臺賬很容易，但不方便進行統計分析。ERP系統上線后，這類管理軟件逐漸被取代。

2.2 ERP系統我公司2009年開始使用，目前世界500強中80%的公司都在使用ERP系統。ERP系統在總部設有服務器，各地各類型公司（煉油、勘探、銷售、辦公、工程等）實現了計算機軟件使用的統一。使用C/S結構。ERP流程規范，準確、詳細地記錄銷售記錄。但該系統在應用方面也有其缺點，不能按用戶需求定制報表和打印、統計時間較慢、在統計方面也有局限性等。

2.3產品出廠計量系統B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器）模式，有專用服務器，客戶端不必安裝軟件，只要通過瀏覽器就能使用。它的優點是，有汽運、鐵運等更多的部門參與進來，本地化系統帶有與ERP、實時數據等應用程序的接口，方便數據引用。所有的數據有相關人員直接錄入，管理者可直觀了解產品銷售情況，甚至裝車查詢的實時數據。它的優點是統計速度快，對當天開票量、出廠情況、歷史銷量查詢非常方便，缺點是由于流量計、檢斤衡等儀器的偏差，個別數據不能與ERP系統完全一致；不能進行統計分析。

2.4綜合運用EXCEL電子表格等工具，有效管理銷售數據 使用EXCEL的自動計算功能，將數據按需求進行分類計算，得出各種統計表的數據。

應用軟件如需修改，需要重新修改源程序，并對源程序重新編譯，在客戶端重新安裝。EXCEL表在做好后，可根據工作需要可以調整其內容，將自動計算公式的單元格進行鎖定，防止產生錯誤數據。

目前銷售統計軟件較多，但各有其不足。最實用的管理方法，是吸取這些軟件的優點，再利用EXCEL電子表格的函數及引用功能，就能根據自己的需要定制各種分析及報表。這種EXCEL管理數據方法是實踐證明最好的管理方法。

3使用EXCEL管理銷售數據的方法

將ERP、本地化系統的基礎數據取出，錄入到基礎數據表中，再通過綜合分析表統計基礎數據表運算，形成最終分析數據。

3.1定制自己需要的EXCEL基礎表格如果銷售的數據量較大，每天錄入，會造成單個文件數據量太多，也不利于篩選。把銷售的產品分類到不同的電子表格，會給工作帶來很大方便。一是記錄少，方便查找；二是可以由不同人員負責，可以多人同時對不同文件操作保存，避免單人占用。

本人在工作中，制作輕油表（汽柴油等）；化工表（液化氣、丙烯等）；重油表（石油焦、重油）等“基本表”。為了方便分析匯報的計算，必須對基本表中的工作表及列名進行合理設計，以輕油表文件為例，可在工作簿內建3個工作表（品名序列表、計劃錄入表、日銷售錄入表）。

品名序列表主要作用是定義固定序列，如：類別、品名、運輸方式、流向等，方便錄入時直接選取。在EXCEL中通過菜單的“插入-定義-名稱”錄入相應名稱后，選取相應范圍來實現。

計劃錄入表輸入每月銷售計劃，便于統計。可分4列，分別為品名、計劃量、計劃額、日期。

日銷售錄入表里面包含最重要的基礎數據，其中，類別、品名、運輸方式等字段（列），可通過EXCEL的數據有效性功能，通過下拉箭頭選擇相應的在品名序列表中定義好的序列，方便在錄入信息時直接選取。菜單使用自動篩選功能，方便通過各列高級篩選。

3.2定制適合自己的數據分析表這些數據分析表基本數據直接得到，它可以預先設計好瀏覽及打印的模式，只需要打開基本數據表，運用公式自動計算就可做到。它的原理有些類似程序設計中的視圖功能，通過基本數據，顯示各種統計結果。

銷售計劃完成情況表：綜合了解每天各產品出廠情況，各品種及總量對比銷售計劃超欠情況。靈活使用EXCEL的函數進行自動計算，將統計后的數據填寫到對應的表格里。最后達到自動生成一張匯報表格的目的。如：某一單元格的公式為：{=SUM（IF（'輕油表.xls'！方式=\"火運\"，IF（YEAR（$G$2）=YEAR（'輕油表.xls'！時間），IF（MONTH（$G$2）=MONTH（'輕油表.xls'！時間），IF（DAY（$G$2）=DAY（'輕油表.xls'！時間），IF（'輕油表.xls'！品名=A9，'輕油表.xls'！重量_噸））））））}，含義是自動對輕油表中，火運、年月日相符的銷量統計求和，填寫到相應的表格中。

銷售進度完成情況等數據表：可以分析產品銷售完成進度、銷售收入完成情況，銷量及價格的影響因素。對各品種銷售狀況、影響因素一目了然。如：某一單元格的公式為：{=D9-B9/打印時間錄入！$C$2*DAY（$G$2）}，含義是按進度的計劃量與實際銷售量的對比。

日會議匯報表：使用EXCEL表格數據的鏈接計算功能，可以將多個數據表的數據整合到一張表上，隨著用投影儀進行會議匯報的廣泛應用，EXCEL的計算統計功能得到有效利用，只要規劃創建多個EXCEL基礎數據表和匯報表并定義好公式，使用EXCEL的自動計算，就能輕松得到最終匯報所需要的效果。比如：鐵路運輸情況（承認車、待裝車、完成車、正裝車、點后承認車）；各產品的庫存情況；汽車零售出廠情況；港口動態；晚班安排；剩余計劃情況等等。

庫存表：生產車間在MES（生產執行系統）每天提供很多生產罐存數據，但部分半成品對銷售部門用處不大。如果人工摘錄，費時費力，還容易出錯。我們可以將MES數據導出，用EXCEL的函數直接調用和計算數據。將有用數據集中在一張表上，又快又準。如：函數{=IF（ISNA（VLOOKUP（A1，STOCK，5，0）），\"\"，VLOOKUP（A1，STOCK，5，0））}表示查找A1列在序列STOCK里面第五列的值，如果無效返回空值，如果有效填入相應數據；函數{=IF（ISNUMBER（SEARCH（\"滬Ⅳ）\"，VLOOKUP（A2，STOCK，3，0））），\"汽油\"，\"OTHER\"）}，在制定字符串查找字符，根據結果返回不同值。

4使用EXCEL電子表格進行綜合統計分析注意問題

4.1保存好應用表格，防止更改EXCEL表格在設計、打印預覽并保存好后，使用菜單中“工具”-“保護工作表”的功能，并將需要保護的單元格的屬性設為鎖定，防止他人無意修改后造成數據引用錯誤。

4.2對匯報材料進行復核，并進行數據校驗為了防止公式錯誤，應該使用不同計算方法計算同一計算數據，比如：要計算累計銷售數據，一方面通過計算每種產品分運輸方式的銷售數量，再對這些數值求和；另一方面，通過對三個基礎表一定時間范圍內的銷售量直接求和。如果二者不一致，就應該查找錯誤原因。

4.3共享資源文件，進行信息共享將需要的EXCEL電子表格組織到服務器上，設定共享文件夾及訪問用戶權限。除管理者可以進行讀寫操作外，其他用戶只能進行只讀操作。增加信息的安全性。客戶端只需要有OFICE軟件，就可進行銷售數據及報表的訪問。

4.4定期進行數據備份直接手工進行物理拷貝進行備份，或使用數據備份及恢復軟件定期自動進行文件備份。保證該統計匯報系統順利工作。

5結束語

本文所闡述的方法是在實際工作中反復比較并最后采用的方法，具有較強的實用性。沒有依靠某一特定銷售應用軟件的原因是，沒有哪款完美的應用軟件能滿足使用者的特定要求，并根據需求做適當的修改。雖然EXCEL電子表格只是辦公軟件，但是通過它的函數及鏈接功能完全可以滿足使用者的需要。本文無意放棄銷售應用軟件，如果將這些軟件與EXCEL結合使用，形成一套完整的銷售管理工作系統，就能大大提高銷售統計的工作效率。

個人簡介：劉錦（1971。10）、男、大學；中國石油錦西石化分公司 產品銷售部、遼寧葫蘆島市新華大街46號、125001、18042910816、l3504291971@139.com