淺談人事檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要：隨著當(dāng)今社會(huì)的全面、快速發(fā)展，我國人事檔案管理工作順應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求，管理工作發(fā)生了巨大的變化，使得檔案管理工作日趨規(guī)范化、現(xiàn)代化。但是在具體管理工作中還存在諸多問題，針對存在的問題，筆者提出幾點(diǎn)對策。

關(guān)鍵詞：人事?lián)醢?；管理工作；變化巨大；管理對?/p>

0引言

人事檔案是由本人的原始材料和歷史證件構(gòu)成，它全面地記錄了個(gè)人的政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力，學(xué)識(shí)水平、自身情況、工作實(shí)績等歷史內(nèi)容。為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據(jù)，同時(shí)也為國家積累了檔案史料。人事檔案管理工作作為組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，其管理的內(nèi)涵、標(biāo)準(zhǔn)、方式、手段是隨著社會(huì)發(fā)展和人事制度變革而不斷更新的。

1.人事檔案管理中存在的問題

1.1對人事檔案管理工作不夠重視

這種情況由來已久，總是把人事檔案管理工作看成保管的事務(wù)性工作，對人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，把人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)的影響下，許多單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在檔案工作沒有計(jì)劃，檔案工作沒有安排，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在場所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒有保障的現(xiàn)象。

1.2在人事檔案管理硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的場所。但在實(shí)際工作中，部分用人單位不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，還會(huì)出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀等常有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

1.3 人事檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

在實(shí)際工作中，由于對檔案管理這項(xiàng)工作沒有引起足夠重視，從不配備專業(yè)檔案管理人員，采取人員兼職這種辦法來應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等工作不熟悉，難以適應(yīng)檔案管理工作，從而嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較落后，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.4 人事檔案管理的信息化程度不高。

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及，尤其在現(xiàn)代化辦公中起到了舉足輕重作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

2.改善人事檔案管理的幾點(diǎn)對策

2.1加強(qiáng)人事檔案的程序化管理

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和人事制度改革的不斷深化，給檔案管理工作賦予了新的內(nèi)容，提出了更高的要求。在新的歷史時(shí)期，必須面向未來，用高標(biāo)準(zhǔn)、新觀念規(guī)范干部檔案管理，特別是要依據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，強(qiáng)化程序化管理思路，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)化程序、規(guī)范化思路和規(guī)章制度做好檔案管理工作。要做到這一點(diǎn)，首先，檔案管理人員應(yīng)全面掌握《檔案法》等有關(guān)檔案管理規(guī)定和制度，提高政策業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力。其次，要強(qiáng)化規(guī)范管理意識(shí)，加強(qiáng)各項(xiàng)制度建設(shè)，嚴(yán)格工作程序。做到干部檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案規(guī)章制度，即：查（借）閱檔案制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檔案收集歸檔聯(lián)系制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。

2.2加強(qiáng)人事檔案信息化管理

檔案作為一種信息資源，只有利用現(xiàn)代化管理手段，才能在信息社會(huì)中充分體現(xiàn)其價(jià)值。在信息飛速發(fā)展的今天，它既對檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為充分利用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行處理、管理利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理的信息化，使信息傳遞和信息利用的范圍、速度、方式，效能進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)期。結(jié)合我劇院檔案管理實(shí)際，應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：

（1）加大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用力度，建立人事信息庫，便于隨時(shí)迅速、準(zhǔn)確查詢每位干部職工的歷史與現(xiàn)狀資料，為人事部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。

（2） 建立健全各種人才信息數(shù)據(jù)庫，做好平時(shí)的儲(chǔ)存管理。信息化管理要有創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理人員既要成為檔案技術(shù)操作的專家，又要了解人事教育管理、計(jì)算機(jī)技能，使人事檔案工作更好地為劇院的發(fā)展服務(wù)。

（3）建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時(shí)全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實(shí)檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時(shí)了解掌握和收集職工在各項(xiàng)工作對新知識(shí)、新技能和新理論的培訓(xùn)情況等，及時(shí)補(bǔ)充到檔案中，這是信息化管理的基礎(chǔ)工作。

2.3加強(qiáng)人事檔案電子化管理

硬件設(shè)施的自動(dòng)化，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的技術(shù)保障。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，為提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的科技化含量提供了有力的技術(shù)支撐。在檔案庫房基礎(chǔ)管理中，采用先進(jìn)設(shè)備如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件進(jìn)行信息錄入，配置這些硬件管理的儀器、設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理所不可缺少的條件。

2.4加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍知識(shí)化管理

檔案事業(yè)要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展，離不開高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。要想提高人事檔案管理水平，必須建設(shè)培養(yǎng)一支思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)、肯鉆研新知識(shí)的復(fù)合型管檔人員隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組織保障。因此，最重要的一點(diǎn)就是提高干部檔案人員的素質(zhì)。筆者認(rèn)為檔案管理人員只有通過“愛、嚴(yán)、勤、新”四個(gè)字來提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。要熱愛檔案工作，真正做到干一行愛一行。檔案管理必須樹立牢固的保密觀念，要嚴(yán)守檔案機(jī)密、嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，確保國家利益和個(gè)人權(quán)益不受侵犯。檔案管理需要管理人員增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，即“口勤”、“手勤”、“腿勤”。提高檔案管理者水平，就要努力培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維、提高創(chuàng)新能力。面對新形勢下的干部檔案工作新課題、新任務(wù)，要求檔案管理人員要注重加強(qiáng)新技能、新業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，不斷調(diào)整完善自己，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，提高檔案管理的現(xiàn)代化，使人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在信息時(shí)代為檔案界贏得一席之地。

3.結(jié)束語

總之，在社會(huì)多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天，傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會(huì)的需求，必須以創(chuàng)新的精神改進(jìn)人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實(shí)和踐行科學(xué)發(fā)展觀。加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟、硬件的投入力度，建立復(fù)合型檔案管理員隊(duì)伍，加快檔案資源信息化，檔案保護(hù)現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度，為社會(huì)提供快捷、高速和準(zhǔn)確的服務(wù)。

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