淺談電子文件之風險管理

摘 要 以新鄉市凌志電梯貿易有限公司的電子文件為實例進行有關風險方面的考察，從電子文件風險因素、風險問題、風險管理必要性及動因、風險評估及具體的改進方法等幾個方面入手，運用以小見大、理論結合實際的分析手段，提出自己的認識，探究電子文件風險管理。

關鍵詞 電子文件 風險管理 實例分析

中圖分類號：F272.93 文獻標識碼：A

Discussion on Risk Management of Electronic Documents

——Taking He'nan Xinxiang Lingzhi Elevator Company， For Example

JIN Fan， YANG Qi

（Department of Information Management， Zhengzhou University， Zhengzhou， He'nan 450001）

Abstract Taking Xinxiang Lingzhi elevator trade co.， LTD. Electronic files for instance about the risks， risk factors， risk from the electronic file problem necessity and motivation of risk assessment and risk management specific improvement methods and so on several aspects to obtain， by means of view theory combined with the actual analysis， put forward his own understanding， to explore the risk management of electronic documents.

Key words electronic documents； risk management； instance analysis

近年來，電子文件管理成為國內外研究的熱點項目，且電子文件管理理論與應用日趨成熟。然而由于電子文件管理的普遍性與特殊性，在現實應用中可能造成導致各種風險問題的出現，使得電子文件的完整性、可靠性、通用性、及時性、準確性受到破壞。因此迫切需要在電子文件管理中引入風險管理。此外隨著風險管理的研究范圍不斷擴展，且不斷進入信息安全領域，風險管理最終會成為電子文件管理的重要管理機制。目前國內的學者更關注電子文件風險管理的理論研究，而筆者以實地調查的角度，來查考風險理論與實際的結合。本次即以新鄉市凌志電梯公司的電子文件為對象進行實地考察，對其風險管理剖析評估、提出建設性意見。

1 風險因素

電子文件發生風險的種類各式各樣，這決定了風險出現的成因的多樣性。對于成因因素的探究我們應該運用逆向思維的邏輯。一般風險因素是指導致風險存在的外在原因，按來源劃分為自然因素、社會因素和人為因素三方面。①

顯然，社會因素、人為因素造成的風險影響最嚴重。首先，整個社會對電子文件風險管理還缺乏系統的認識與良好的標準化的管理措施，其次，公司規模較小，企業資金無法提供建立完善全面的電子檔案信息管理系統，信息管理設備及相關技術相對滯后。另外，少許人員檔案管理意識淡薄，管理人員不足，整個公司電子文件管理者僅有四位，其中具有檔案專業技能的工作人員更是只有一位。而自然因素對其電子文件造成的風險最小，地處中原，氣候適宜，自然災害較少。

從電子文件管理流程來看在管理中出現風險的成因。數字環境下文件管理的最大特征是以數碼化的信息作為處理對象，對傳統文件管理流程進行重新整合，各業務流程之間的界限將變得模糊。電子文件的管理流程由文件的產生、對文件的編號、登記、歸檔、鑒定、著錄、整理、存儲備份、統計、提供利用組成，管理環節復雜，此外不同于紙質文件的階段性、線性、單向性特性，電子文件還具有立體性、連續性、多向性的特點，這些都導致了電子文件管理的難度增加，可能在文件管理過程中出現失誤的機會就增多。以凌志電梯公司為例，在整個復雜的管理流程中探求電子文件管理中的各種風險及應對措施。

2 風險問題

凌志電梯公司的形成的電子文件種類較多，圍繞電子文件管理涵蓋了公司的各個環節和部門：行政部門、銷售部門、工程技術部門、財務和售后服務等部門電子文件管理。

我們以公司行政部門的電子文件管理路徑，來探究電子文件風險管理及其實現。行政部門的電子文件管理以公司人事檔案管理為主要部分，在人事檔案管理中公司在文件的現行效用和運行效率方面給予了大量的關注，管理人員很注重文件是否及時歸檔，在這些方面凌志電梯公司做得比較規范。但在管理中也存在一些問題：片面管理和管理過粗，部分管理者缺乏系統的整體的意識，沒能夠從全局、全程、基于面向未來的角度防范和控制風險因素的威脅，恐怕當后果出現時，才意識到電子檔案管理面臨的種種風險。從該公司的具體情況中可以找出目前電子文件風險管理存在的問題。

（1）電子文件管理人員沒能按照電子文件鑒定的規定鑒定電子文件的價值，使本該歸檔保存的電子文件沒有歸檔，造成有價值的電子文件的的缺失，導致電子文件保管不齊全，降低檔案的實用性和利用效率。（2）電子文件載體本身存在的風險，造成電子文件保管中的載體自身風險。由于錄像機、電腦等電子文件載體設備的更新換代，部分過時版本的軟盤、磁帶等記錄的電子文件很難打開。（3）電子文件管理的技術水平相對較低，對管理中出現的垃圾文件、木馬等有毒程序識別能力不強，處理過程中容易出現錯誤，如漏刪、誤刪等。

正因為有了對電子文件風險的識別，才能夠為檔案工作人員進行電子文件風險的監控與應對提供必要的基礎。

3 風險管理的必要性

3.1 從電子文件的特點來分析

隨著信息化時代的不斷縱深發展，文件數字化是一個必然的趨勢。電子文件也必定會成為未來文件的一個重要的形式載體，其具有傳輸快捷性、可復制性等優點，使得無紙化辦公成為現實。電子文件是由電子計算機生成和處理，其失去了傳統紙質載體，所以較紙質文件，其伴隨著網絡信息化的風險而具有風險。

所以，實施電子文件風險管理不僅是必要的，而且可以針對電子文件的特點來保護電子文件，從而最大限度地發揮電子文件的價值。

3.2 從電子文件生命周期特點來分析

依據電子文件的生命周期，可將電子文件風險分成三個階段，即形成階段、現實使用階段和保管階段的風險。② 并且電子文件的數字代碼結構變化、流動性大，受環境影響大，所以也便決定了電子文件的整個生命周期中風險存在的普遍性和特殊性。

在電子文件的整個生命周期內，電子文件和電子文件的產生者，電子文件的利用者，電子文件的管理者和電子文件的載體之間都有著密切的聯系。所以，電子文件的風險也和這些聯系體之間的不足和風險有著密切聯系。

3.3 從電子文件風險管理的內容和特點來分析

電子文件風險管理包括制定風險計劃，風險識別，風險評估，風險控制，風險監控和風險報告六個方面。企業通過風險識別，風險估測，風險評價等來優化組合各種風險管理技術，對風險進行提前的監測，有效的應對和妥善的處理，從而實現以最少的成本獲得最大安全保障的目的。

新鄉市凌志電梯公司需要完善本企業內部的風險識別，風險評估和風險評價等的風險管理技術和意識，提高自己的重視程度和風險意識，從而更好地應對和解決風險。首先管理者和員工之間應該明確文件的重要作用，并且了解電子文件的特點和存在的風險。從而在主觀上首先提高風險管理的意識，并且不斷提高自己的風險管理的技能。在客觀上，應該提高公司電子文件風險管理的軟硬件措施，加大自己在電子文件風險管理的投入。這些可以通過對員工進行專門的培訓，也可以借鑒其他比較成功的企業和在電子文件管理方面成熟的企業的經驗。

4 風險管理的動因

正因為在電子文件管理中可能出現的風險眾多，我們更要強調風險管理體制的建立。俗話說“三分技術，七分管理”，充分說明在電子文件中風險管理占著重要的地位。風險管理的動因受各方面要素的影響，但主要歸因于其自身的內在因素和外在因素，內在因素是電子文件。具體動因有：（1）相關法律法規不斷完善驅使電子文件管理的成熟，風險管理作為重要的管理機制受到重視；（2）技術領域的不完備，網絡信息傳播的不安全性，易攻擊性都潛在風險威脅要求加強風險管理體系建設；（3）電子文件自身特征要求，載體類型、保管年限及方式要求風險管理的開展；（4）現代化管理的要求提高風險管理的意識；（5）因電子文件管理不當造成的巨大經濟損失也是重要動因；通過風險管理，電子文件的產生和保管機構將會受益匪淺。

5 風險評估

風險評估是風險管理過程中的核心環節。風險評估就是以定性或定量的方法對識別出的風險進行測量，給定某一風險的概率。它通過對風險分析工具、技術以及風險表現類別的掌握，對風險的影響和損失、風險級別加以分析，來決定是否需要采取相應的應對措施。③ 綜上，評估得出凌志電梯貿易有限公司的電子文件的風險級別為中級，整個企業專門設立部門保管人事、商業、行政等方面的檔案，給予資金購買電子文件管理系統，建立較嚴謹的管理規范和標準，擁有受過專業素養的管理人員，但是在電子文件管理方面還存在著一些問題，如：對電子文件及管理屬性造成危害的風險，一些人員調動、銷售維修記錄不完整，記錄項目較少，更新速度較慢等。

6 風險管理措施

（1）對公司電子文件實行分析層的優化管理措施。在電子文件歸檔過程中細化分類，對比較重要的電子文件有意加強保護措施。（2）實行多人負責，互相監督的管理辦法。多人負責工作互相監督，相當于對電子文件實行雙重保護，最大程度地避免因人員失職造成的電子文件風險的出現。（3）注重備份文件的歸檔保存。對備份的電子文件提高認識和風險警惕，實時備份，并按要求整理、歸檔、保存，主要防范備份文件調用時的風險。（4）對電子文件的保管壽命進行詳細的明確說明。按期銷毀保管到期的電子文件，對要銷毀的電子文件也要有風險意識。（5）提高設備和操作技術。強化查殺病毒和木馬的能力，防止因病毒和木馬入侵造成的電子文件風險。

電子文件是信息系統的產物和載體，隨著信息技術的發展和信息產品風險的日益增多，電子文件的風險管理也迫在眉睫。其實現有的電子文件管理凌亂和實踐中已有不少風險管理的因素，如前端控制、全程管理、動態管理原則、元數據管理、文件管理流程重組策略等都是例證。④ 類似新鄉市凌志電梯有限公司等現代新型企業，需要不斷強化風險管理意識，從技術、管理及人員角度，提升電子文件風險管理的水平，使得公司的電子文件最大程度為企業自身和用戶創造更大價值。

本文為2012年度河南省檔案局科技項目計劃“數字檔案信息安全風險及危害評估研究”的階段性成果，項目批準號為2012-X-46

參考文獻

① 瞿楠香.檔案風險管理機制研究[J].湖北檔案，2010（7）.

② 楊高敏.國內外電子文件風險管理研究現狀分析[J].浙江檔案，2010（9）.

③ 陳云國.檔案信息化建設的風險管理[J].檔案管理，2008（1）.

④ 馮慧玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）.