如何做好文書檔案工作

摘 要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，是一項繁瑣、嚴(yán)密的工作，檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。在文書檔案已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要，也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；制度

檔案是歷史的真實記錄，匯集著大量的信息。文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分。文書檔案管理的好壞，不僅直接影響到一個立檔單位整體檔案管理的質(zhì)量，而且也關(guān)系到整個單位檔案管理的水平。如何更好利用檔案資源為領(lǐng)導(dǎo)決策、為基層生產(chǎn)服務(wù)提供依據(jù)，產(chǎn)生最大效益，是擺在我們文書檔案人員面前的重要任務(wù)。下面對文書檔案工作談幾點認(rèn)識：

1 文書與檔案工作的關(guān)系

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文件是檔案的主要來源，檔案是由形成文件材料辦理完畢轉(zhuǎn)化而來的，文書工作不僅直接影響著文件材料的質(zhì)量，也直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。任何事件，通過一定的條件可以互相促進、相互轉(zhuǎn)化。文書與檔案兩者關(guān)系理順了，可以收到事半功倍的效果，檔案工作做好了，會對文書工作產(chǎn)生積極的作用，促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作，可以發(fā)現(xiàn)文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質(zhì)量，立卷歸檔案是否齊全完整，分類組卷是否科學(xué)、規(guī)范等，從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結(jié)合起來，才能為辦公室各項工作正常運轉(zhuǎn)提供必要的保證。

2 文書檔案的歸檔管理

公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關(guān)材料整理（立卷）、歸檔。

2.1 文件材料的歸檔制度

⑴歸檔范圍：根據(jù)國家相關(guān)文件規(guī)定，凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

⑵歸檔時間：歸檔時間指文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間，辦理完畢的文件一般應(yīng)在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。

⑶歸檔案卷質(zhì)量總的要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

2.2 文書檔案的整理與鑒定

文書檔案的整理工作，就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行分類、組織、排列和編目，使之達(dá)到系統(tǒng)有序。

2.2.1 分類方法

文書檔案的分類方法傳統(tǒng)上采用四種聯(lián)合分類的形式，即：年度—組織機構(gòu)分類法；組織機構(gòu)—年度分類法；年度—問題分類法；問題—年度分類法。根據(jù)各立檔單位的實際情況，許多單位基本上采用年度—組織機構(gòu)和年度—問題兩種分類方法。

⑴年度—組織機構(gòu)分類法。就是先將立檔單位內(nèi)的文書檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)部組織機構(gòu)進行分類。

⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開，在年度內(nèi)再按問題分類。

文件經(jīng)過分類之后，就要在每一類文件內(nèi)，將文件進行系統(tǒng)化的整理，即進行立卷工作。

2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制

⑴文件經(jīng)過立卷以后，還必須進行系統(tǒng)的排列。案卷排列就是根據(jù)一定的方法，確定類內(nèi)案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之間的聯(lián)系。文書檔案排列的主要方法是：分保管期限—年度—組織機構(gòu)和保管期限—年度—問題。

⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置，統(tǒng)計案卷數(shù)量，監(jiān)督、保護檔案的基本工具，也是檔案室最基本的檢索工具。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定的要求，文書檔案案卷目錄一般應(yīng)區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年編制。

2.2.3 檔號的編制

檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計和利用的需要。在檔案的整理和保管中，常用的檔號有四種：全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件頁號（件號）。

2.2.4 檔案的鑒定

檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值，確定檔案不同的保管期限。按照國家的規(guī)定，文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。

3 文書檔案人員綜合素質(zhì)對文檔工作的影響

愛崗敬業(yè)，開拓創(chuàng)新，以一流的素質(zhì)爭創(chuàng)文檔一流的成績，文檔工作質(zhì)量的好壞，關(guān)鍵取決于文檔工作人員的素質(zhì)。因此作為一名合格的文檔工作者應(yīng)具備：

3.1 窗口意識

文書檔案是辦公室工作的一部分，文書工作人員除了擔(dān)負(fù)文件收發(fā)、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作，還兼任著接待來信查詢等事務(wù)性工作，工作性質(zhì)和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干，又要謙虛熱情、誠懇待人，以自己良好的修養(yǎng)氣度，熱情周到服務(wù)態(tài)度體現(xiàn)工作的一個側(cè)面。

3.2 專業(yè)意識

文檔工作是一項專業(yè)性很強的工作，做一名合格的文檔工作者應(yīng)具備多方面知識和才能，不但應(yīng)具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識，還應(yīng)根據(jù)工作需要，不斷學(xué)習(xí)各類知識。

4 總結(jié)

總之，文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。

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