高校學生檔案的信息化管理

【摘 要】面對日益龐大的高校學生檔案，提高管理效率，規范學生檔案信息化管理與利用，實現檔案資源數字化、檔案管理信息化、利用服務網絡化勢在必行。本文在社會信息化的大背景下探討高校學生檔案信息化管理的方法，力圖為網絡化、數字化環境下檔案管理手段、管理模式的變革提供參考。

【關鍵詞】高校 學生檔案信息化管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）23-0048-02

學生檔案是一個教育單位不可缺少的部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要。隨著高等教育規模的不斷擴大，學生檔案的數量急劇上升，動輒數萬。如何加強學生檔案的管理，提高工作效率，是擺在每一位學生檔案管理工作者面前的一項重要課題。在信息化時代，不斷加強與完善學生檔案的信息化管理是必由之路。

一 學生檔案信息化管理內涵

檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福后代。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視創新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二 學生檔案信息化管理的重要意義

目前我國檔案管理的水平普遍偏低。一是檔案管理人員專業素質不高。雖然有了一支穩定而不斷發展的檔案干部隊伍，但這支隊伍的文化程度和專業素質還不能適應新時期開展檔案工作的需要。二是檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。現階段，傳統的手工檢索占有很大比重。基于解決經濟和就業問題，我國從1999年開始實行高等教育（包括大學本科、研究生）不斷擴大招生人數的教育改革政策。2008年，我國各級各類高等學校在學人數就已達2700萬，規模躍居世界第一位，步入國際公認的高等教育大眾化行列。2013年，全國普通高校畢業生規模達到699萬，是新中國成立以來，大學畢業生最多的一年。面對如此龐大的學生數量，學生檔案必須進行信息化管理，逐步淘汰手工檢索方式。

另一方面，傳統檔案管理與利用方式由于受時間上和地域上的局限性，影響了檔案信息向社會提供利用的深度和廣度。隨著檔案信息在社會生活中發揮的作用越來越大、使用的頻率越來越高，廣大檔案使用者迫切希望有更快捷、更方便的檔案利用方法。而檔案管理者也需要有更高效、更安全的手段管理檔案信息，以應對不斷增加的檔案信息量。時代的發展和科技的進步要求對檔案進行信息化管理，運用信息技術提高檔案工作現代化水平，實現檔案信息的社會化服務。加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機銜接的戰略之舉。

三 學生檔案信息化管理策略

第一，注重頂層設計，對信息化工作實行全過程管理。高校應當由檔案館統一協調，指定專人負責，保證管理工作的連續性。電子檔案（如錄取名冊、成績總表、派遣單位等）形成部門負責電子檔案的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供協助和支持。

第二，應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、數據類型、格式等，以保證電子檔案的質量。為保證電子檔案的可利用性，從電子檔案形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

第三，統一使用功能強大、簡單易學、運行速度一流的數據庫管理系統VFP進行數據收集與維護，根據需要建立各種索引，通過不同報表來實現數據的實時統計與篩查。廣大檔案管理人員均應掌握這一重要工具，從龐大數據中獲取有價值的信息，為決策提供參考。

第四，提高檔案工作人員專業技能素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，檔案人員應努力學習，開闊視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科的新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型地轉變。

第五，凡能電子化的材料盡可能做到信息化，建立網絡查詢系統，既方便管理部門及時準確掌握信息，也方便廣大學生查詢本人的檔案情況，如檔案去向、材料是否齊備等。

四 電子檔案的管理

第一，電子檔案的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子檔案應被保留。保存與紙質等文件內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間建立準確、可靠的標識關系。在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子檔案，應采取更嚴格的安全措施，保證電子檔案不被非正常改動，同時必須隨時備份，存儲于能脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子檔案制作紙質拷貝件保留。用文字處理技術形成的電子檔案，收集時應注明文件的存儲格式和屬性。

第二，檔案保管部門應配備相應的設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。檢驗項目包括：載體有無劃痕、是否清潔、有無病毒，核實電子檔案的完整性和有效性。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。環境溫度要適宜，存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

第三，及時按照要求制作電子檔案備份。每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。電子檔案登記表應與電子檔案的備份一同保存。電子檔案登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。歸檔的電子檔案集中，制成歸檔數據集，應復制到耐久性的載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。

參考文獻

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[2]張照余.檔案信息網絡化建設研究[M].北京：中國檔案出版社，2001

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〔責任編輯：高照〕