高校檔案信息化建設分析

【摘 要】檔案信息化建設是檔案工作在信息時代的必由之路，是時代發展的必然趨勢。本文通過對檔案信息化建設內涵的闡述，分析了高校信息化對高校檔案工作產生的影響，指出高校檔案信息化建設中存在的問題，提出了推進高校檔案信息化建設的措施。

【關鍵詞】高校檔案 信息化建設 問題 措施

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2013）28-0020-02

一 檔案信息化建設的內涵

檔案信息化是指通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發和利用。

就高校而言，檔案信息化建設是指在檔案管理過程中以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源為核心，運用信息技術提高高校檔案工作現代化水平，以實現高校檔案信息的社會化服務為目標的動態過程。

二 高校檔案信息化對高校檔案工作產生的影響

1.檔案信息化建設對高校傳統檔案工作產生革命性變革

傳統的高校檔案工作，主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用，基本上充當打字員和檔案保管員的角色。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發生了革命性改變，傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過渡，檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移，檔案管理通過運用計算機技術開展各項業務工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統計、借閱、庫房管理等，并能使傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質量。

2.檔案信息化衍生出新的檔案業務

在信息化環境中，衍生出新的檔案業務——電子文件管理。電子文件的出現及管理給檔案工作帶來了巨大的挑戰，電子文件是以二進制代碼的形式記錄于光盤、磁盤、磁帶等載體之上，依賴于計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件。電子文件的出現，形成了一些新型的檔案業務活動，如各類檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件的長久保存管理、信息系統開發等業務活動，都體現出強烈的信息化特點。

3.檔案信息化對高校檔案利用方式的影響

數字化檔案信息可使任何一位使用者不受任何時間、空間的限制，這樣許多的使用者可以不去檔案館就能查到自己所需資料。節省了時間，提高了效率。網上檔案的開放，使檔案工作進入一個嶄新的工作環境和極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，以便檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。

4.信息化使高校檔案管理模式發生改變

實行信息化后，高校檔案的管理模式發生了根本性改變，檔案信息的存儲、加工、管理和利用等各個環節都發生了變化，檔案工作逐步由傳統手工管理模式轉向信息化管理模式。通過數據庫的建設，特別是高校網絡信息化的建設，實現對檔案信息資源的有效管理和利用。使檔案管理部門從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，從封閉走向開放，實現檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息向社會提供服務的轉變。

三 高校檔案信息化建設中存在的問題

1.觀念陳舊，跟不上信息化建設步伐

高校檔案信息化建設，是高校檔案傳統管理轉化成檔案信息管理的一場革命，是對人的觀念的轉變。檔案管理者的創新理念不僅要與高校教學服務相適應，更要與信息化時代的需要相適應。目前，高校檔案管理部門習慣于傳統的手工的檔案管理模式和方法，重“硬件”建設、輕軟件環境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等，缺乏檔案信息化建設的創新觀念，導致檔案信息化建設整體發展水平落后于信息社會發展的需要，影響了高校檔案事業的科學健康發展。

2.資金來源單一，無法滿足信息化建設需要

高校檔案信息化建設需要配備現代化的技術設備和先進的管理軟件，因此，必須要有足夠的財力支撐。當前，由于缺少科學的規劃管理和專項經費的投入，使得高校檔案信息化建設的資金很難保證，對信息化建設中需要的設備幾年都不能配齊，有很多學校只配備一臺計算機就是對檔案信息化建設的投入。對其他如專用軟件、網絡服務器、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，不能一一配備齊全。資金幾乎完全依靠國家財政投入的單一資金來源，常常是捉襟見肘、缺口較大，在一定程度上制約了檔案信息化建設的發展。

3.缺乏統一標準和規范，影響檔案信息化建設步伐

缺乏統一標準和規范，建設數字檔案館必須要堅持標準化原則，這是數字檔案館最有力的保障，對數字檔案館資源的查詢、存儲、輸出、管理等方面應做出一個符合國家檔案標準的統一規范，為數字檔案館的正常運行提供制度支撐。由于我國高校檔案信息化建設尚處在研究和探索的進程當中，在現實實踐中，各高校檔案館建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等的不同，缺乏統一的標準和規范。軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重不足，相關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境。有的高校甚至根本不指定標準規范。這樣不規范、不科學、不統一的標準，為數字檔案館信息資源的利用留下了很大的安全隱患和漏洞，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著高校檔案信息化建設的步伐。

4.專業人才匱乏，制約了發展的步伐

目前，高校檔案信息化人才嚴重缺乏，根本不能適應當前檔案信息化發展的需要。從專業結構看，檔案專業和信息技術專業人員極少，既熟悉檔案業務，又精通現代化信息技術的人員更是少之又少，檔案信息化人才培養非常迫切。

四 推進高校檔案信息化建設的措施

1.改變傳統的檔案管理理念，提高檔案人員綜合素質，培養高素質專業人才隊伍

面對檔案信息化，積極鼓勵檔案工作人員進行相關知識的學習，高校檔案部門應定期聘請檔案信息化方面的專家，給檔案工作人員進行檔案信息化背景下的電子文件管理系統以及其他自動化辦公系統的培訓。使檔案人員系統學習和掌握檔案信息化業務知識、規律和方法，熟悉電子文件加工歸檔和服務流程，并能利用歸檔的電子文件，積極開展檔案編研、信息開發和服務利用。培養高素質的專業人才隊伍。開展數字化建設，需要培養一支既精通傳統的檔案業務，又懂得計算機網絡技術的復合型高素質專業人才隊伍。要在人才儲備和運用上有一套具有吸引力的方案，讓優秀年輕的檔案人才愿意留在高校檔案機構，為高校檔案工作服務。這樣不僅能適應檔案信息化建設的潮流，還能夠在機遇中有所創新和發展，有利于高校檔案信息資源的開發和利用。

2.確保資金投入

檔案信息化需要人、財、物作為基礎，一方面，要積極爭取領導重視和工作支持。加大學校資金的支持力度。另一方面，加強與社會溝通與支持，拓寬資金來源渠道，檔案信息化建設才能有根本保障。

3.創新檔案管理制度

結合高校實際情況，制定適應學校信息化建設的檔案管理制度和具體實施細則。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案。如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規范要求等等，確保電子檔案的安全性與完整性。通過規章、制度的約束，實現檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環節的標準化、規范化。

總之，高校檔案信息化建設是高校檔案工作在信息時代的必然選擇，是實現高校檔案信息資源共享的必然要求，高校檔案部門要改變傳統的管理觀念，運用新的管理模式，充分開發利用檔案信息資源，優化檔案管理隊伍，更好地為學校教學、科研、管理工作，以及廣大師生提供更加高效、便捷、優質的服務。

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〔責任編輯：肖薇〕