關(guān)于會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的思考

【摘 要】?jī)?yōu)化單位會(huì)計(jì)檔案是實(shí)施檔案庫藏資源配置合理，提升高效利用和提供更好服務(wù)的新時(shí)代需求。本人以醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案為樣本，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的主要流程，對(duì)如何做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作做了簡(jiǎn)要的探討。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；醫(yī)院；鑒定銷毀

我們醫(yī)院成立于1950年，于1998年合并當(dāng)?shù)匾凰谇会t(yī)院，現(xiàn)在是公立三級(jí)醫(yī)院，經(jīng)過三年的建設(shè)周期，新址的新醫(yī)院建設(shè)完工，今年底我院正式實(shí)施整體搬遷。我院綜合檔案室現(xiàn)存有1966年至今的醫(yī)院本部和原口腔醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)帳薄，部分會(huì)計(jì)檔案已超過規(guī)定的保管期限，這些檔案占用了綜合檔案室的大量空間，不利于新檔案的保管和查閱，也不利于醫(yī)院檔案室的搬遷工作。為此，醫(yī)院成立了以一把手院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組成以財(cái)務(wù)科長(zhǎng)、會(huì)計(jì)和檔案員的會(huì)計(jì)檔案清理專班，根據(jù)國(guó)家財(cái)政部、檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了全面清理并逐冊(cè)進(jìn)行了價(jià)值鑒定，審驗(yàn)留存了未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證和帳薄，編制了會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，分別報(bào)請(qǐng)當(dāng)?shù)厥行l(wèi)生局批準(zhǔn)，市財(cái)政局會(huì)計(jì)局審核，市檔案局同意后最后予以銷毀。整個(gè)過程歷經(jīng)三個(gè)月，引發(fā)筆者對(duì)檔案鑒定銷毀工作的一些思考。

一、會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難的原因

1.鑒定銷毀工作目前尚無一個(gè)詳盡統(tǒng)一的操作辦法

在國(guó)家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，對(duì)已滿保管期限的會(huì)計(jì)檔案的銷毀規(guī)定并非強(qiáng)制的，涉及“檔案的鑒定銷毀工作”這一內(nèi)容時(shí)，往往只是籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，“按規(guī)定的程序報(bào)批”等等，而事實(shí)上具體到每一份檔案的銷毀是很難根據(jù)保管期限判定的，需根據(jù)各個(gè)單位、各項(xiàng)工作的實(shí)際情況來決定，這就使有權(quán)決定銷毀的部門難以審批。沒有相應(yīng)的制度作為保障，致使鑒定銷毀工作無法進(jìn)行。

2.鑒定銷毀工作耗時(shí)費(fèi)力，責(zé)任重大，使人產(chǎn)生畏難情緒

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院在各種會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，其中會(huì)計(jì)憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的最原始資料，是編制會(huì)計(jì)帳簿和報(bào)表的依據(jù)，是會(huì)計(jì)檔案最重要、最基礎(chǔ)的組成部分，同時(shí)也是會(huì)計(jì)檔案中數(shù)量最多的部分，也是鑒定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)的難點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案管理辦法中明確規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)帳應(yīng)獨(dú)立抽出，另行立卷，列入“其他會(huì)計(jì)檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。現(xiàn)行的會(huì)計(jì)憑證一般是分單位和個(gè)人當(dāng)日裝訂的，每本憑證包含當(dāng)日發(fā)生業(yè)務(wù)往來的多個(gè)單位或個(gè)人，故逐冊(cè)逐頁鑒定這些數(shù)量巨大的會(huì)計(jì)憑證時(shí)需投入大量的人力，耗時(shí)費(fèi)力，這都在一定程度上阻礙了鑒定銷毀工作的及時(shí)開展。

3.鑒定人員有顧慮，對(duì)檔案的鑒定銷毀不敢輕易下結(jié)論

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證類和總帳、明細(xì)帳的保管期限為15年，現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳的保管期限為25年。并入我院的原口腔醫(yī)院的會(huì)計(jì)憑證全部保管期滿，經(jīng)鑒定可以銷毀，而現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳則未達(dá)到保管期限，按規(guī)定需繼續(xù)保存。這樣產(chǎn)生分岐意見，一種是最原始的會(huì)計(jì)憑證已銷毀，帳簿保存的價(jià)值和意義不大也可以銷毀；一種是帳簿的保管期限未滿，與帳簿相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證也不應(yīng)銷毀，應(yīng)保管至帳簿的保管期限滿后方可一同鑒定銷毀。最后決定原口腔醫(yī)院的所有會(huì)計(jì)檔案不予銷毀繼續(xù)保管。

鑒定銷毀工作關(guān)系檔案的存毀，一旦出錯(cuò)，可能造成無法挽回的損失，這樣導(dǎo)到鑒定人員和審批部門有顧慮，不敢簽字審批，造成大量到期的會(huì)計(jì)檔案變成了無限期保管。

二、會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的現(xiàn)狀及后果

目前，我院綜合檔案室存有會(huì)計(jì)檔案，保管期限最長(zhǎng)的達(dá)47年，過期檔案近三千冊(cè)，因庫容有限，最近三年的會(huì)計(jì)檔案無法整理上架，再加上醫(yī)院需整體搬遷，領(lǐng)導(dǎo)才同意組織開展檔案鑒定銷毀工作。據(jù)調(diào)查，很多單位領(lǐng)導(dǎo)因會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作難度大，不敢拍板組織實(shí)施這項(xiàng)工作。這些檔案作為有價(jià)值的信息載體繼續(xù)被保存，對(duì)檔案室現(xiàn)有的人力、物力、空間資源是一種浪費(fèi)，對(duì)現(xiàn)有庫房容量構(gòu)成了極大的壓力。

首先，隨著檔案的不斷增長(zhǎng)，各單位要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力，建設(shè)檔案庫房、購(gòu)買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這無疑是一個(gè)較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會(huì)計(jì)檔案混同保管，難以區(qū)分保管價(jià)值，無法對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。“鑒定銷毀”是檔案管理工作中十分重要的一環(huán)，缺少它，將對(duì)檔案工作的收集、整理、歸檔、保管等其他環(huán)節(jié)產(chǎn)生一連貫的不良影響，從而最終影響檔案工作整體的順利有效開展。對(duì)已到和已超保管期限檔案的鑒定銷毀工作已是一個(gè)迫在眉睫的問題。

三、開展會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀措施及建議

1.完善檔案鑒定銷毀相關(guān)制定和規(guī)定

做任何一項(xiàng)工作都要按規(guī)定來執(zhí)行，制度是做好工作的基礎(chǔ)，對(duì)檔案的鑒定銷毀也是一樣。在國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)中，要明確檔案鑒定銷毀的主管審批單位的權(quán)限和職責(zé)，規(guī)定檔案鑒定銷毀的審批流程，完善檔案鑒定銷毀的各項(xiàng)規(guī)定，讓鑒定銷毀的檔案人員在實(shí)際操作中有規(guī)章制度可依。

2.檔案的鑒定銷毀列入日常工作

鑒定檔案是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致地工作，必須有計(jì)劃，有步驟地列入我院重要的議事日程中。以檔案目前保存的檔案數(shù)量來看，不可能經(jīng)過一次、二次或突擊式地鑒定達(dá)到目的，每年又會(huì)產(chǎn)生新的保管期限已到的檔案。為保證鑒定工作有序進(jìn)行，可以采取每年或每?jī)赡陮?duì)檔案進(jìn)行鑒定，這樣做的目的：①不影響醫(yī)院正常工作②把檔案的鑒定銷毀落到實(shí)處③可以保證鑒定工作的質(zhì)量。

3.落實(shí)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員

醫(yī)院檔案是由不同專業(yè)協(xié)作來完成的，如財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療檔案、護(hù)理檔案等，各類檔案的鑒定銷毀工作必須有相關(guān)的技術(shù)權(quán)威鑒定把關(guān)。其次，檔案工作人員要端正思想，克服困難，要努力克服那種“得過且過”、“多一事不如少一事”等消極思想和畏難情緒，做到面對(duì)現(xiàn)實(shí)，知難而進(jìn)。

4.依法確立會(huì)計(jì)憑證復(fù)制件的有效性和憑據(jù)作用

隨著現(xiàn)代科技的飛帶發(fā)展，運(yùn)用光盤、縮微技術(shù)復(fù)制和保管檔案的方法已被越來越多地采用，這種方法可大大節(jié)省檔案保管空間，提高調(diào)閱檔案速度，優(yōu)點(diǎn)顯而易見。只有通過立法的形式，確認(rèn)縮微復(fù)制件具與原件同等的法律效力，才能使檔案人員大膽地對(duì)已進(jìn)行縮微復(fù)制的檔案及時(shí)鑒定并對(duì)已過期的進(jìn)行銷毀，為會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作解除“后顧之憂”。

綜上所述， 檔案的鑒定銷毀工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅和認(rèn)真的工作，尤其是會(huì)計(jì)檔案。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)法制觀念，責(zé)任意識(shí)，做好本職工作，充分發(fā)揮檔案人員在檔案鑒定銷毀中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李萍.會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2006（05）.