事業(yè)單位檔案管理中存在的問題與對策探析

【摘 要】事業(yè)單位檔案是記錄和反映事業(yè)單位發(fā)展、工作業(yè)務的重要依據(jù)，在事業(yè)單位管理工作中具有重要的實用價值。事業(yè)單位的檔案資料是否真實、完整，會直接影響到事業(yè)單位管理的質(zhì)量，必須充分重視和加強事業(yè)單位檔案資料的收集、整理和管理工作，充分發(fā)揮檔案在整個事業(yè)發(fā)展中的重要作用。但是，在事業(yè)單位的檔案管理實際工作中，還存在著一些問題。本文將對事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題探析研究，并提出相應的對策。

【關鍵詞】事業(yè)單位檔案；管理；問題；對策

事業(yè)單位檔案是記錄事業(yè)單位原始的歷史資料，是記錄和反映事業(yè)單位發(fā)展、業(yè)務開展的重要依據(jù)，能夠再現(xiàn)事業(yè)單位的工作原貌，也是使以后的工作能夠在繼承之中得到發(fā)展與創(chuàng)新，在事業(yè)單位管理工作中具有重要的實用價值。對于高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，規(guī)范事業(yè)單位管理、提高事業(yè)單位工作效率，都具有十分重要的意義。在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對于事業(yè)單位日后的工作開展尤為重要。做好事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位健康發(fā)展的需要，也是事業(yè)單位管理工作的一部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。

事業(yè)單位的檔案資料是否真實、完整，會直接影響到事業(yè)單位管理的質(zhì)量，因此，必須充分重視和加強事業(yè)單位檔案基礎資料的收集、整理、管理、保管和利用工作，提高事業(yè)單位的管理水平，充分發(fā)揮事業(yè)單位的檔案在整個事業(yè)發(fā)展中的重要作用。然而，要想做好事業(yè)單位檔案管理，也不是一件輕而易舉的工作。有些事業(yè)單位對檔案管理工作的認識上存在一個誤區(qū)，認為檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。在事業(yè)單位的檔案管理實際工作中，還存在著一些問題。本文將對事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題探析研究，并提出相應的對策。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作還不夠重視。事業(yè)單位的工作有它自己的重點業(yè)務工作，而事業(yè)單位的檔案管理工作，雖然能給事業(yè)單位的工作效率和業(yè)務發(fā)展起到一定的作用。但是，事業(yè)單位檔案管理的工作性質(zhì)，注定了這不是一個受人關注的工作，它無法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造明顯的利益。一部分事業(yè)單位領導和檔案管理人員對檔案管理管理工作的重要性認識不足，對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理意識不強，監(jiān)督力度不大，沒有對檔案管理所必需的人、財、物加以保障。主要原因是事業(yè)單位的領導干部忽視了檔案管理的這項工作，這是其一；其二是事業(yè)單位的檔案管理工作人員對自身這份工作的輕視，沒有真正按照檔案管理的規(guī)定做好本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作受到了一定的限止。

2.檔案管理的制度還不夠健全。由于事業(yè)單位的檔案管理不能為事業(yè)單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業(yè)單位又不愿意加大對檔案管理的投資力度，疏于了對檔案的管理，沒有建立檔案管理的收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計、利用和銷毀等規(guī)章制度。導致檔案管理工作不夠規(guī)范，執(zhí)行力度不夠，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效果，無法跟上事業(yè)單位前進的腳步。

3.檔案管理人員的素質(zhì)不高。由于事業(yè)單位執(zhí)行的業(yè)務性較強，各事業(yè)單位主要配備業(yè)務人員，而疏忽配備專業(yè)的檔案管理人員，很多事業(yè)單位沒有設置專職的檔案管理人員，檔案管理人員兼職較多，有的身兼數(shù)職，而且沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，檔案管理的工作缺乏專業(yè)的知識，缺乏檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，對檔案管理的歸檔范圍和要求不清楚，不懂得檔案管理的基本操作規(guī)程，造成歸檔文件整理、分類與保管期限劃分等具體業(yè)務不規(guī)范，有的甚至檔案沒有及時歸檔、立卷，即使整理出來的檔案也不夠規(guī)范，嚴重制約了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

4.電子檔案的管理工作和開發(fā)利用不夠。電子信息化工作已推進多年，很多單位嘗試到了電子信息化的甜頭，從而大力地推進電子信息化手段的應用，然而電子檔案管理工作并沒有得到同步發(fā)展，有的事業(yè)單位甚至沒有開展。有的事業(yè)單位沒有配備電子檔案管理的專門人員，有的沒有配備專門的計算機，有的沒有配備電子檔案管理的必要硬件、軟件。有的事業(yè)單位在電子檔案的管理中，沒有進行異地備份，沒有進行電子檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。在實際的工作中，許多事業(yè)單位還沒有按電子檔案的規(guī)范來進行管理。還有些事業(yè)單位對于檔案管理的工作，只偏重于手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。有的事業(yè)單位電子檔案的管理都沒有開展，更談不上開發(fā)利用，有的事業(yè)單位雖然進行了電子檔案的管理，但也沒有對電子檔案進行合理的開發(fā)利用。

5.檔案管理的條件較差。事業(yè)單位檔案管理和保管的條件太差，影響了檔案的安全。有的事業(yè)單位沒有配備專門的檔案庫房，有的事業(yè)單位沒有配備專門的檔案管理設施，檔案管理的軟硬件建設配備較差，有的事業(yè)單位檔案室達不到安全保管的要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的對策

1.加強對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位檔案是記載著這個事業(yè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位開展業(yè)務的業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定事業(yè)單位發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為事業(yè)單位領導及管理人員及時了解事業(yè)單位的整體業(yè)務狀況，適時調(diào)整業(yè)務管理策略提供準確依據(jù)，為事業(yè)單位業(yè)務決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定事業(yè)單位的業(yè)務成果，為事業(yè)單位與各有關方面進行有益合作和更好地為民服務，奠定了堅實的基礎。事業(yè)單位領導要認真學習我國《檔案法》，重視本單位的檔案管理工作，身體力行地到檔案管理的第一線，對檔案管理工作及時提出意見，為做好本單位的檔案管理工作起到帶頭作用。

2.建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度。根據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)的要求，各事業(yè)單位必須加強對本單位檔案管理工作的領導，建立檔案管理的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等檔案管理制度，保證事業(yè)單位檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。使事業(yè)單位檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作作為事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，制定相應的檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關檔案管理規(guī)定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。如《事業(yè)單位檔案管理工作人員職責》、《事業(yè)單位檔案查閱制度》等，制定事業(yè)單位檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀各項檔案管理的工作程序。使檔案管理工作有章可循，促進檔案管理工作規(guī)范化。

3.加強檔案管理人員的業(yè)務培訓。對事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務培訓，首先要明確確定專門的檔案管理人員兼職管理檔案的專門人員。檔案管理人員既要有豐富的檔案管理知識，又要有檔案管理的事業(yè)心和責任心。在檔案管理人員的培訓中，一方面要加強他們責任心和事業(yè)心的培訓教育，使他們認識到：管理檔案的使命感和榮譽感，以及檔案管理的價值，增加他們的工作熱情。鼓勵大家樹立終身學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，使檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。另一方面，要對檔案管理人員進行科學化、專業(yè)化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻和檔案管理人員的檔案管理業(yè)務知識，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。有計劃地開展檔案管理人員的業(yè)務培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等提高業(yè)務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

4.強化對電子檔案的管理工作。事業(yè)單位在管理電子檔案中，首先要依照“電子檔案管理辦法”、“電子文件管理辦法”、“電子公文歸檔管理辦法”、“檔案與電子文件登記備份工作規(guī)范”等電子檔案管理的有關規(guī)定，做好電子檔案的收集、整理、歸檔和備份工作；其次要提高單位領導對電子檔案管理和開發(fā)利用工作重要性的認識，單位領導的重視是基礎和關鍵，只有單位領導重視了，才能在人力、財力和物力上得到領導的支持，才能去管好、做好此項工作和保證此項工作的落實。積極組織檔案管理人員認真學習檔案管理的法規(guī)，提高檔案管理人員對電子檔案的管理和開發(fā)利用工作重要性的認識，通過提高業(yè)務素質(zhì)，保證電子檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。配備電子檔案管理必需的硬件、軟件設備，提高電子檔案管理工作的效率。制定電子檔案的管理、分類標準，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理，實行電子文件與電子檔案一體化管理，明確分類標準，同時還要借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，在做好檔案管理工作的同時，積極做好開展檔案的開發(fā)利用工作，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

5.加大投入，改善檔案管理的設施建設。良好的檔案管理設施，是順利開展檔案管理工作的前提條件和物質(zhì)保障。在單位領導的重視下和有關部門的支持下，配備好本單位專門的檔案管理庫房，專門管理檔案的計算機等硬件、軟件設備。為保證檔案管理和開發(fā)利用工作，打下良好的物質(zhì)基礎，推動事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行，促進本單位檔案事業(yè)的發(fā)展。

結束語

綜上所述，本文筆者對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行了粗淺的探析，并提出相應的解決對策，使我們更加清楚的認識到，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進，給事業(yè)單位檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，要想更好的發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的最大作用，在實際工作中，事業(yè)單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時代迅速邁進的腳步。不僅要從事業(yè)單位檔案管理制度上不斷進行更新，更應該根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，在檔案管理的觀念上進行不斷的更新，積極探索事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理模式，從而為事業(yè)單位的發(fā)展和資源的合理利用與管理作出有益貢獻。科學規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)事業(yè)單位檔案管理工作的新局面。

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