新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理的探討

【摘 要】在辦公室的工作中，文書檔案管理是最基礎(chǔ)的工作，但醫(yī)院的文書檔案管理具有它的特殊性和復(fù)雜性，醫(yī)院的文書檔案管理除了具有普通單位文書檔案應(yīng)該具有的人事、設(shè)備、基建、文書等檔案的管理，還要負(fù)責(zé)醫(yī)院重要活動(dòng)資料的收集，各級(jí)公文的歸檔、分類、轉(zhuǎn)遞都屬于醫(yī)院文書管理工作的工作內(nèi)容，檔案管理部門能否準(zhǔn)確把握醫(yī)院在新形勢(shì)下的發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)文書檔案管理工作做出適時(shí)的優(yōu)化和調(diào)整，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重大作用，因此在醫(yī)院的各部門工作中，文書檔案管理工作很重要。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；管理；探討

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系到醫(yī)院各個(gè)部門每一個(gè)員工的工作，這個(gè)工作做的好壞與否，將對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行管理產(chǎn)生重大影響。本文將著重分析新形勢(shì)下醫(yī)院的文書檔案工作有哪些主要的特點(diǎn)，醫(yī)院文書檔案管理工作在管理方式、人才培養(yǎng)上存在哪些弊端，并在提高文書檔案利用率、加快信息化管理步伐、提升文書檔案管理質(zhì)量和人才培養(yǎng)等方面做出分析探討。

1、文書檔案管理工作應(yīng)該引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

要想在醫(yī)院文書檔案管理工作中取得顯著成果，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，意識(shí)到文書檔案管理工作在醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展中起到的重要作用。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格遵守，所有的文書檔案都必須要詳細(xì)的、系統(tǒng)的整理。文書檔案應(yīng)該集中立卷歸檔保存，應(yīng)該建立安全的全宗指南、理念檔案的整理收集情況的內(nèi)容。同時(shí)，存放檔案時(shí)，要注重檔案保存的安全性，儲(chǔ)存檔案的檔案室達(dá)到防蟲、防塵、防潮、防鼠、防火、防盜的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存，信息價(jià)值高的檔案，更是要做到定期檢查，出現(xiàn)問題要及時(shí)修補(bǔ)，保證檔案儲(chǔ)存過程中的完整性，其次，檔案的保密安全性也很重要，應(yīng)把檔案保存在安全地帶，確保信息的保密性。在做檔案的收集整理工作時(shí)，一定要持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，大小數(shù)據(jù)都要以事實(shí)為理論依據(jù)，不能出現(xiàn)錯(cuò)填漏填的情況，更不能為了完成任務(wù)瞎編數(shù)據(jù)。在檔案室工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，一定要等工作完全詳細(xì)的、準(zhǔn)確無(wú)誤的交接清楚之后方可離職。只有改變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)傳統(tǒng)的認(rèn)為文書檔案管理不重要的陳就觀念，對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，應(yīng)該把文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平作為工作成果的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工嚴(yán)格要求，嚴(yán)格管理審查制度，只有大家對(duì)文書檔案管理的重視程度提高了，文書檔案管理工作才能做的更成功。

2、為文書檔案管理工作提供更好的硬件設(shè)施

文書檔案管理工作真正得到提高，并不能僅靠增強(qiáng)重視度就能提高，任何一個(gè)工作，工作效率大幅度提高都伴隨著硬件設(shè)施的提高。因此，要想大幅提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，就應(yīng)該加大在硬件設(shè)備上的投入，在經(jīng)濟(jì)上給予更大的支持。同時(shí)，對(duì)于文書檔案管理工作人員也應(yīng)該提高自身的業(yè)務(wù)技能，如果醫(yī)院配置了新的設(shè)備，醫(yī)院應(yīng)該及時(shí)組織人員進(jìn)行設(shè)備使用的培訓(xùn)。檔案管理工作人員理應(yīng)積極配合，積極參與技能培訓(xùn)，用最快的速度適應(yīng)新的辦公方式。比如醫(yī)院用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，檔案管理人員就應(yīng)該積極配合，學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的錄入、修改、存儲(chǔ)檔案過程。檔案管理工作人員的政治思想建設(shè)，職業(yè)道德素養(yǎng)的提升也很重要。只有檔案管理工作人員的素質(zhì)達(dá)到大幅度提升，檔案管理工作才能大大提高工作效率，各方面工作都能得以順利完成，醫(yī)院工作才能更好的開展。

3、讓文書檔案管理制度更加健全和完善

醫(yī)院的員工經(jīng)常會(huì)需要借閱本院檔案室所存儲(chǔ)的檔案，對(duì)于檔案的借閱，醫(yī)院應(yīng)該有嚴(yán)格的要求。為了安全起見，醫(yī)院要有明確的并且嚴(yán)格實(shí)施的檔案借閱制度。一般借閱檔案時(shí)，查閱檔案的地點(diǎn)要在檔案室，如果有特殊原因必須要外借，必須要有完整的相關(guān)手續(xù)。外單位的人員需要借閱檔案室的資料更是要嚴(yán)格，必須持介紹信并且獲得主管部門領(lǐng)導(dǎo)的許可。不管是什么人借閱檔案都要遵守保密制度，更是要注意檔案的完整性與安全性，不能刻意損毀、毀壞，更不能亂涂亂畫，對(duì)于電子檔案，更是不能不顧檔案的安全性，隨意拷貝。有關(guān)部門要制定詳細(xì)的懲罰制度避免此類情況的發(fā)生。

4、讓文書檔案管理工作更加高效的進(jìn)行

醫(yī)療衛(wèi)生制度在不停的發(fā)展改革，科學(xué)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)的引用已經(jīng)成為新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理的必然發(fā)展方向，新的設(shè)備與技術(shù)的引用，可以大大提高工作效率，節(jié)省人力物力。過去的文書檔案的整理歸類完全靠手工來(lái)完成，存儲(chǔ)媒介大多為紙質(zhì)，人工在整理、存儲(chǔ)、查找過程中，不可避免的出現(xiàn)一些大的失誤，尤其實(shí)在進(jìn)行檢索時(shí)，是相當(dāng)?shù)馁M(fèi)時(shí)費(fèi)力。用紙質(zhì)媒介進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)損耗、損毀是不可避免的。而如果改為用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、檢索，工作效率將得到大大提高，不用采用巨大的檔案室來(lái)存儲(chǔ)堆積如山的紙質(zhì)檔案，也節(jié)省了物力。計(jì)算機(jī)在錄入和檢索過程中既大大節(jié)省了時(shí)間，又大大提高了工作效率。

因此，綜合考慮各種因素，醫(yī)院應(yīng)該加快信息化檔案管理步伐，建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，為了讓文書檔案存儲(chǔ)過程中損毀、消耗降低到最低水平，醫(yī)院還應(yīng)該配置相應(yīng)的防磁、防塵設(shè)備，對(duì)于文書檔案的保密性工作還需要配置高性能的防火墻和殺毒軟件，以免造成不必要的損失，努力做到醫(yī)院文書檔案管理工作的合理化、集中化、及時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。

結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院各類文書的管理、分類、傳遞、歸檔工作都離不開文書檔案的管理，只有合理的進(jìn)行文書檔案管理工作，文書檔案才能被合理充分的使用。要想醫(yī)院的文書檔案管理工作做的更好，醫(yī)院文書檔案的管理人員一定要變被動(dòng)為主動(dòng)，養(yǎng)成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，多渠道、多角度的開發(fā)醫(yī)院文書檔案的資源，創(chuàng)建信息化的文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案的管理工作，這樣醫(yī)院才能更好的進(jìn)步與發(fā)展。

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