高校環境下的創新知識社群與知識管理平臺的構建

[摘 要] 在知識經濟時代，導入及建構知識管理系統是組織提升競爭力的重要方式，更是知識創新的不二法門。研究機構更要以知識管理系統功能來累積研發成果及知識產權，以達到提升研究機構的研發能力及總體競爭力。本論文的研究目的是提出一套企事業單位通用的知識管理系統平臺架構，有效導入及建構一個整合性且安全的知識管理系統。藉由創新知識社群的運作及知識文件的建立，以累積知識產權，達到知識創新的目的，并提升組織研究能量的總體競爭力。

[關鍵詞] 知識管理；創新；知識社群；平臺構建

[中圖分類號] TP316 [文獻標識碼] A

1 研究動機

現在，知識管理、知識經濟已不算是新穎名詞。知識革命正在改造全球企業，這是自十九世紀中葉以來，人類最大的變革。面對快速變遷的經濟環境，各個組織需要職員能運用資訊科技，主動思考及創新，轉型成為知識工作形態。日本學者野中郁次郎在1994年指出：在變動的經濟環境中，唯一可確定的就是環境充滿了不確定因素，要掌握競爭優勢必須先掌握知識。在市場變化、科技不斷推陳出新、競爭者愈來愈多及產品生命周期愈來愈短的環境下，成功將屬于不斷地創新知識、廣布新知識于組織當中并快速地吸收新科技與推陳出新產品的組織[1]。

在一個企業或是單位內，長久以來面臨到的問題是知識無法傳承及延續。關鍵技術或知識只在少數資深員工或是業主腦海里的情形是最主要的存在方式。企業或是單位內的知識有的以有形的文件、程序的具體方式呈現；有的以無形的方式隱藏于員工及企業文化內[2]。知識都零星的散在企業或單位內的各個角落，其效益可能僅止于個人或是少數的員工受益，無法在整個組織內傳承及延續。因為無法整合運用也就無法發揮其綜效，對提升組織整體競爭力就發揮不了功效。因此，基于知識的分享及對產官學研各界更貼切的服務，建構創新知識社群與知識管理平臺將是本研究的主要目標及研究動機[3]。

2 創新知識社群與知識管理平臺

筆者依據本身在知識管理領域相關的專業知識與實務經驗、資訊技術、資料庫管理與資訊安全的背景知識與實務經驗，以供職的河南職業技術學院為例，提出了知識管理系統建構“創新知識社群與知識管理平臺”（架構圖如圖1），以此作為本論文研究方法的主要依據。

依據不同組織文化與特性，整個架構圖可分為四大功能區塊，分別是核心功能、目標項目功能及周邊輔助功能。

2.1 核心功能

核心功能包括創新知識社群及知識管理兩項在架構圖中居核心關鍵地位。經由創新知識社群的成立與擴展，成立專項計劃或是工作團隊社群，培養社群成員知識共享的習慣并借由該平臺相關專項計劃管理的功能，從而達到知識管理的目標。因此，建構“創新知識社群與知識管理平臺”的架構中，創新知識社群及知識管理兩個核心功能是作者規劃建構知識管理系統平臺與環境的重要關鍵項目。

2.2 目標項目功能

依據本論文提出的架構，主要達成目標的項目功能有成立及擴展創新知識社群、擴展全院的知識管理、建立儲存各業務單位知識產權的知識庫及建立各業務單位間的協同作業系統環境，以提升計劃管理績效，達到整體研究的競爭力。

擴展創新知識社群：以專項計劃或是工作團隊為群體成立創新知識社群，可讓相關成員在社群平臺上培養知識共享的習慣，并借由該平臺提供的時程管理、工作指派、工作里程碑管理等功能，達到對計劃時程的掌握與管理。

擴展知識管理：借由知識管理平臺的建構，建立全院的知識文件分類、知識地圖及完成知識的盤點達到文件管理、專利管理及其他知識文件的管理。建立稽核制度，鼓勵同事知識共享，將內隱知識外顯文件化。建立安全機制及權限控管，以保護組織的知識產權。

建立儲存各業務單位知識產權的知識庫：當一個專項計劃或是某一工作團隊完成其研發工作時，借由社群產生或搜集的資訊或知識，經由研究人員或是計劃主持人整合成知識文件、研究報告、專利案件或是技術移轉案件，這些寶貴的知識產權利用知識分類歸檔儲存于知識產權知識庫中。所內同事可依自己擁有的權限，檢索自己需要的知識文件再利用，達到知識共享、再利用及知識創新的目的。

2.3 周邊輔助功能

為了要順利擴展兩項核心功能“創新知識社群”及“知識管理”、四個目標項目功能“成立及擴展創新知識社群”、“擴展知識管理”、“建立儲存各業務單位知識產權的知識庫”及“建立各業務單位間的協同作業系統環境”，還需要仰賴架構中的四個周邊輔助功能包括知識管理需落實于日常生活中、與工作流程相結合、搭配知識管理系統的安全管理機制及建立即時的獎懲制度。

落實于日常生活中：知識管理業務要能順利擴展，首先必須將知識管理業務落實于日常工作中，讓同事在工作中即可進行知識管理的業務。如此，知識管理業務才不會成為同事的另一項工作負擔，同事才樂于參與，而全院同事的參與才是知識管理業務擴展的最佳助力與成功的保證[4]。因此，建立協同作業的系統環境就顯得非常重要。

與工作流程相結合：一個以科研為主的單位，平日執行專項計劃時就有一定的工作流程，在執行工作流程的同時就能完成知識管理工作，才是與工作流程相結合的真正意義。作者提出的建構創新知識社群與知識管理平臺，目的就是建構一個便捷的協同作業環境并適合組織的知識管理系統，能與同事的工作流程相結合，使得同事的業務工作與知識工作得以同時進行，達到事半功倍提升工作效益的目標。

安全管理機制：在安全管理機制上，使用單點登錄[5]（Single Sign On，SSO）的管理機制來設計組織知識管理的安全機制。除了考慮基本的安全管理機制外，也兼顧了同事使用的便利性。

建立即時的獎懲制度：即時的獎懲制度是推行知識管理主要的幕后推手之一，架構中對于即時的獎懲制度著重于獎勵方面。借由對知識管理業務有功同事的實質即時的獎勵，將可達到立竿見影的效果。

3 研究結論

知識管理業務的擴展，是一件富挑戰且具變革性質的工作。一個以研究發展為主要工作業務的學術研究機構，基于文化特質要建構與擴展知識社群與知識管理平臺，更是一項高阻力及高難度的挑戰工作。然而，知識管理已是任何企業或組織提升總體競爭力的不二法門。因此，建構“創新知識社群與知識管理平臺”勢在必行。

在實際應用中，要落實知識社群與知識管理的執行，除了要有最高主管的承諾與支持、各級主管的支持、全體同事的配合及適時有效的稽核獎勵措施外，就是提供一個符合組織研發單位特質與文化、具安全性與整合性、便捷協同作業的使用者界面的平臺與環境，更重要的是要管理業務與日常工作相結合。如此，才能順利且成功地完成知識社群與知識管理業務的擴展，達到知識社群、知識文件管理與知識產權相結合；整合專項計劃的管理業務及運用協同作業環境等四大功能與綜效。

以知識社群導入前后同事覺得有較大改善的為容易找到自己需要的知識文件、知道誰擁有自己所需的知識，找到對象解決問題與知識文件比較容易搜集儲存及再利用。而較不明顯的是可經由討論，增加部門或跨部門的互動與意見交流、可以有效運用系統內知識，提升生產力與競爭優勢及可利用工作里程碑，稽核專項計劃的工作進度。綜合知識社群導入前后的使用狀況比較，得到以下兩個論點：

3.1 知識社群與知識管理平臺導入后所創造的知識有系統的分類儲存、可以減少知識的流失，在員工異動輪調或是離職時，不至于對單位產生工作上的影響，同時可透過分享的效益為個人創造價值。

3.2 知識社群與知識管理平臺導入使用，經由討論功能，以增加跨部門的互動與意見的交流變化比較不明顯，應加強獎勵制度以增強激勵效果，一方面鼓勵知識的創造，另一方面促進跨部門的交流。導入知識社群的使用效益，以知識的儲存與分享與價值的創造評價較佳，而以知識的創造與知識的應用評價較低，但都顯現出有效益，知識社群導入對同事而言具有正面效益。

目前，組織建構的“創新知識社群與知識管理平臺”，已全面應用在河南職業技術學院知識產權的管理、專項計劃的管理、協同作業環境的建立以及知識社群與知識文件的管理上。單位職工也可將本系統平臺與日常工作相結合，并納入日常工作流程中。勢必可發揮研發經驗與知識共享、傳承及再利用，計劃研提及執行上更具前瞻性及創新性。

參考文獻：

[1]柳巧玲，卞藝杰.組織內員工知識轉移和共享的博弈分析[J].科技管理研究，2007（11）：215-216.

[2]牛敏照，牛怡霖.工程項目管理中企業知識管理應用研究[J].現代商貿工業，2009（24）：32-33.

[3]李娟，趙燕芳.信息構建在中國電子政務中的應用—以中國政府網為考察對象[J].圖書館學研究，2009（03）：5-7.

[4]阮國祥，毛薦其.社會資本、社會認知和團隊知識轉移[J].情報雜志，2010（01）：151-154.

[5]（德）邁諾爾夫·迪爾克斯等主編，上海社會科學院知識與信息課題組譯.組織學習與知識創新[M].上海人民出版社，2001：13，27-28.

作者簡介：尹玲敏（1983-），女，研究生，館員，研究方向：信息資源數字化。