高校圖書采購(gòu)招投標(biāo)過(guò)程管理創(chuàng)新

[摘 要] 擴(kuò)招和評(píng)估使得那些還沒(méi)有達(dá)標(biāo)的大學(xué)圖書館須在短期內(nèi)購(gòu)買大量的圖書資料，按照常規(guī)采購(gòu)模式顯然是無(wú)法做到的，圖書館與書商簽訂協(xié)議，進(jìn)行合作成了最佳的選擇之一。書商提供圖書的同時(shí)，將圖書的編目、夾粘磁條、貼條碼、蓋館藏章等技術(shù)加工工作都承包下來(lái)。這些對(duì)圖書館和書商的合作發(fā)展將產(chǎn)生重要的影響。

[關(guān)鍵詞] 圖書采購(gòu)；外包；招標(biāo)文件

[中圖分類號(hào)] G253.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

為實(shí)施教育“質(zhì)量工程”，明確辦學(xué)方向，培養(yǎng)高層次人才，在教育部對(duì)高等院校的教學(xué)評(píng)價(jià)工作中，“生均圖書量”、“圖書館藏書量”成了圖書館的熱門話題，議論紛紛。從另一個(gè)層面凸現(xiàn)了圖書館的支柱地位。而圖書采購(gòu)招標(biāo)，是目前高校圖書館普遍面對(duì)的突出問(wèn)題。

1 業(yè)務(wù)外包與招標(biāo)文件

外包是指由內(nèi)部生產(chǎn)的投入品（有形商品、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、服務(wù)等）轉(zhuǎn)變?yōu)閺耐獠抗?yīng)商處購(gòu)買。從管理學(xué)的角度來(lái)看，外包是其中較有成效的方式，是一些企業(yè)實(shí)踐的描述和總結(jié)，是使企業(yè)發(fā)生根本變化的重要?jiǎng)釉础?duì)圖書館而言，外包就是通過(guò)簽約的方式，把業(yè)務(wù)由圖書館方轉(zhuǎn)包一部分或全部給外部書商或機(jī)構(gòu)代為處理。

圖書館與書商的合作產(chǎn)生于20世紀(jì)60年代的美國(guó)綱目購(gòu)書計(jì)劃。不少圖書館為了提高效率，利用社會(huì)資源實(shí)施了業(yè)務(wù)外包的招標(biāo)工作。業(yè)務(wù)外包理論上得到了勞動(dòng)分工理論、比較優(yōu)勢(shì)理論、價(jià)值鏈理論（或木桶理論）以及核心競(jìng)爭(zhēng)理論等的支持；實(shí)踐中，克服了傳統(tǒng)圖書館管理的諸多缺陷，已成為降低成本、節(jié)約人力、優(yōu)化配置的一種有效策略。

1.1 文件構(gòu)成與說(shuō)明

招標(biāo)文件用以闡明采購(gòu)圖書及服務(wù)項(xiàng)目，投標(biāo)、招標(biāo)過(guò)程和合同條款。文件由招標(biāo)邀請(qǐng)函、投標(biāo)人須知、圖書采購(gòu)及加工質(zhì)量要求及說(shuō)明、合同主要條款以及附件等組成。

1.2 圖書采購(gòu)類型。一是中文圖書采購(gòu)類型。二是圖書編目、加工業(yè)務(wù)外包。書商應(yīng)根據(jù)大學(xué)圖書館的圖書分類、編目、加工要求，按照?qǐng)D書分類、編目、加工科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)將所供圖書全部分類、編目、加工完畢，達(dá)到到館即可典藏入庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 圖書采購(gòu)

1.3.1 圖書質(zhì)量。中標(biāo)單位必須保證圖書進(jìn)貨質(zhì)量，不準(zhǔn)加入盜版圖書及其他類型非法出版物。投標(biāo)人為招標(biāo)人提供的圖書應(yīng)出示加蓋有出版社公章的供書清單。若出現(xiàn)有盜版或其他類型非法出版物，將按書價(jià)10倍賠償。

1.3.2 中標(biāo)單位必須保證所供圖書與圖書館報(bào)出的訂單圖書相符，如果出現(xiàn)錯(cuò)漏，超出訂單以外的圖書將不予付款。

1.3.3 中標(biāo)單位所供圖書出現(xiàn)開(kāi)膠、缺頁(yè)、倒裝等質(zhì)量問(wèn)題，須負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)換。

1.3.4 到貨率要求。中標(biāo)單位接到圖書館報(bào)出的圖書訂單后，應(yīng)及時(shí)與出版發(fā)行部門聯(lián)系，在規(guī)定的供書時(shí)間內(nèi)，保證圖書到書率達(dá)85%以上。

1.3.5 編目、加工質(zhì)量。中標(biāo)單位按照?qǐng)D書館報(bào)出的圖書訂購(gòu)單進(jìn)行圖書采購(gòu)，經(jīng)圖書館確認(rèn)無(wú)誤后，須在一個(gè)月內(nèi)根據(jù)圖書館的圖書編目、加工要求，按照?qǐng)D書編目、加工科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)將所供圖書全部編目、加工完畢，要求到館即可典藏入庫(kù)。圖書編目質(zhì)量和加工質(zhì)量不符合招標(biāo)方要求者，須退回重新編目、加工。

需要說(shuō)明的是，必須依據(jù)相關(guān)法規(guī)及本館實(shí)際情況簽訂《圖書采購(gòu)加工合同書》、《圖書加工協(xié)議》、《圖書加工委托書》及《圖書加工一般流程》要求等文件。

2 招投標(biāo)文件管理

為了把有限的資金用在實(shí)處，更好地為高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研服務(wù)，很有必要研究、策劃，形成一系列文件來(lái)規(guī)范、管理圖書、教材采購(gòu)招標(biāo)的全過(guò)程。也是圖書館業(yè)務(wù)管理的一種重要手段，需要在發(fā)展過(guò)程中加以研究、組織和健康引導(dǎo)。

2.1 外包商的選擇

書商為了與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶奪圖書館手中更多的訂單，國(guó)內(nèi)最早是在2000年，成都世云書店為圖書館免費(fèi)提供采訪數(shù)據(jù)、貼條碼、蓋館藏章增值服務(wù)，不到半年時(shí)間，全國(guó)許多書商如法炮制，提供同類免費(fèi)服務(wù)。免費(fèi)服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)的結(jié)果導(dǎo)致資金本來(lái)不足的民營(yíng)書商利潤(rùn)減少，而且隨著圖書館增值服務(wù)項(xiàng)目要求的增多，書商的利潤(rùn)會(huì)越來(lái)越少。而利潤(rùn)是書商生存的根本條件。因此，多數(shù)書商通過(guò)降低成本來(lái)確保利潤(rùn)的正常獲取。為了降低成本，書商在技術(shù)加工服務(wù)的投入是很有限的，甚至許多書商廉價(jià)雇用一些人非專業(yè)人士去完成增值服務(wù)的任務(wù)，其意義就大打折扣，數(shù)據(jù)的不規(guī)范，加工時(shí)出錯(cuò)現(xiàn)象常有發(fā)生，以致一些大學(xué)圖書館在使用這些服務(wù)時(shí)持謹(jǐn)慎態(tài)度，甚至有的圖書館干脆拒絕這些服務(wù)。由于書商提供的增值服務(wù)層次低，在免費(fèi)服務(wù)不奏效的情況下，書商又將競(jìng)爭(zhēng)重點(diǎn)轉(zhuǎn)向書價(jià)的大比拼上，而不是及時(shí)推出新的、技術(shù)含量高的技術(shù)服務(wù)。

更有甚者，在圖書采選過(guò)程中出現(xiàn)不少陷阱，如低價(jià)“陷阱”：有些書商以低于成本價(jià)或以與市場(chǎng)價(jià)格明顯不符的報(bào)標(biāo)，吸引圖書館方簽下訂單；再以多種方式，如：換書單、更換現(xiàn)場(chǎng)所選圖書、更換選書數(shù)據(jù)等小動(dòng)作，暗中操作欺騙館方獲取利潤(rùn)。所以，選擇合適的外包商至關(guān)重要。

對(duì)于外包商來(lái)說(shuō)，追求利潤(rùn)是其永恒不變的目標(biāo)，進(jìn)行圖書館業(yè)務(wù)外包也可以將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降低。因?yàn)樵趫D書流通業(yè)，一般大宗客戶不是當(dāng)場(chǎng)結(jié)算，而是定期結(jié)算。圖書館屬于事業(yè)單位，信譽(yù)良好，發(fā)生呆賬和壞賬的可能性較小。對(duì)于大學(xué)圖書館來(lái)說(shuō)，他們與書商合作的首選要素不是書價(jià)，而是書商的信譽(yù)以及配套的服務(wù)。節(jié)省人力、物力、財(cái)力以及圖書質(zhì)量，提高工作效率是著重考慮的問(wèn)題。圖書館要保持自己的獨(dú)立性，不能受制于外包商。

2.2 招標(biāo)文件

2.2.1 招標(biāo)邀請(qǐng)函。圖書館應(yīng)本著公開(kāi)、公平、公正和誠(chéng)實(shí)、守信的原則，就圖書采購(gòu)與圖書編目、加工業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目進(jìn)行公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)，吸引國(guó)內(nèi)資信度高、具有相應(yīng)資質(zhì)和供書能力，并能夠承擔(dān)對(duì)所供圖書按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求進(jìn)行編目、加工的圖書供應(yīng)商及圖書發(fā)行、銷售機(jī)構(gòu)參加到投標(biāo)活動(dòng)中。投標(biāo)邀請(qǐng)函應(yīng)清晰注明必需的一些要求。

2.2.2 投標(biāo)人須知。招標(biāo)文件適用于投標(biāo)邀請(qǐng)函中所述的圖書采購(gòu)及加工業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目。如：

（1）定義“招標(biāo)人”、“投標(biāo)人”。

（2）符合“招標(biāo)項(xiàng)目要求”條件，承認(rèn)本招標(biāo)文件所有內(nèi)容的國(guó)內(nèi)圖書供應(yīng)商及圖書發(fā)行、銷售機(jī)構(gòu)均為合格的投標(biāo)人。并按《政府采購(gòu)法》有良好的商業(yè)信譽(yù)和較強(qiáng)的經(jīng)營(yíng)實(shí)力。

（3）允許圖書供應(yīng)商及圖書加工商聯(lián)合投標(biāo)。聯(lián)合各方應(yīng)當(dāng)共同與招標(biāo)人簽訂合同，就中標(biāo)項(xiàng)目向招標(biāo)人承擔(dān)連帶責(zé)任。

（4）投標(biāo)人員在領(lǐng)取標(biāo)書時(shí)需提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件以供資質(zhì)審查。

（5）招投標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)遵守中華人民共和國(guó)法律、法規(guī)和招、投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定。

（6）投標(biāo)人應(yīng)交納投標(biāo)一定的保證金。未中標(biāo)者其投標(biāo)保證金由招標(biāo)方全額退還等。

另外，所有投標(biāo)文件都必須按招標(biāo)人在投標(biāo)邀請(qǐng)函中規(guī)定的投標(biāo)截止日期之前送至招標(biāo)人。投標(biāo)人應(yīng)將投標(biāo)文件正本和副本分別用非透明文件袋密封，在封簽處加蓋公章，并標(biāo)明招標(biāo)編碼、招標(biāo)單位名稱及正本和副本。

2.3 定標(biāo)規(guī)則

2.3.1 評(píng)委會(huì)對(duì)有效投標(biāo)者所供圖書質(zhì)量承諾及措施進(jìn)行比較，對(duì)售后服務(wù)進(jìn)行比較。

2.3.2 評(píng)委會(huì)對(duì)所有有效的標(biāo)書進(jìn)行比較，列出各投標(biāo)者所供圖書價(jià)格的折扣比較表。

2.3.3 對(duì)各投標(biāo)人所供圖書的質(zhì)量方案和加工方案進(jìn)行比較。

2.3.4 對(duì)其他內(nèi)容進(jìn)行分析比較：①交貨期和到貨率；②付款條件；③投標(biāo)人的資信情況、業(yè)績(jī)和履約能力；④投標(biāo)人的供貨狀況；⑤投標(biāo)人提供的其他優(yōu)惠條件。

2.3.5 綜合分析比較，確定投標(biāo)單位排序。

2.3.6 根據(jù)投標(biāo)單位排序確定×個(gè)中標(biāo)候選人。

2.3.7 公布評(píng)標(biāo)結(jié)果。評(píng)分參考指標(biāo)如上圖所示。

2.4 招投標(biāo)過(guò)程管理規(guī)則與紀(jì)律

加強(qiáng)圖書采購(gòu)的管理和監(jiān)督，保證招標(biāo)工作嚴(yán)肅有序地進(jìn)行，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員、采購(gòu)人及評(píng)標(biāo)工作人員應(yīng)共同遵守相應(yīng)的規(guī)則。堅(jiān)持公正、公平地對(duì)待所有投標(biāo)人。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員和參與評(píng)標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的工作人員不得透露對(duì)投標(biāo)文件的評(píng)審和比較，中標(biāo)候選人的推薦情況以及與評(píng)標(biāo)有關(guān)的其他情況。不應(yīng)將評(píng)標(biāo)資料帶出評(píng)標(biāo)會(huì)場(chǎng)。將合同授予符合招標(biāo)文件要求，商務(wù)滿足，技術(shù)符合，評(píng)標(biāo)價(jià)最低，能提供最佳服務(wù)，交貨期符合要求的投標(biāo)人。

2.5 履約保證金。履約保證金為投標(biāo)文件組成部分。

2.5.1 每個(gè)中標(biāo)單位應(yīng)按照?qǐng)D書館方面的要求交納一定的履約保證，并簽訂履約保證書。中標(biāo)單位所交納的投標(biāo)保證金自動(dòng)轉(zhuǎn)為履約保證金，余額部分在合同簽訂前交清。

2.5.2 該履約保證金在合同期滿后一個(gè)月內(nèi)全額退還中標(biāo)單位。

2.5.3 下列情況發(fā)生時(shí)，履約保證金不予退還：①投標(biāo)人在開(kāi)標(biāo)之后定標(biāo)之前撤回其投標(biāo)；②中標(biāo)人因其自身原因未能在中標(biāo)通知書規(guī)定的時(shí)間與招標(biāo)人簽定合同；③中標(biāo)人未能履行合同條款。

3 合作雙贏

現(xiàn)代化技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，圖書、教材采購(gòu)專業(yè)化工作將逐步向正軌化方向發(fā)展，業(yè)務(wù)外包這一經(jīng)營(yíng)管理方法日益受到國(guó)內(nèi)外高等院校的重視。科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行圖書館業(yè)務(wù)外包理論研究和實(shí)踐探討也僅僅是在近幾年才開(kāi)始的。專業(yè)性的業(yè)務(wù)，如書刊采購(gòu)、分編，物業(yè)管理，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和設(shè)備管理維護(hù)等業(yè)務(wù)外包開(kāi)展得還比較少。在人員少而工作量有增無(wú)減的情況下，圖書館把目光轉(zhuǎn)向了書商，與書商合作的內(nèi)容從圖書采訪、加工發(fā)展到編目，甚至直接上架等一條龍服務(wù)。

業(yè)務(wù)外包不僅能夠充分利用外部的社會(huì)資源服務(wù)于高等院校，還能增加圖書、教材的采購(gòu)工作的公開(kāi)、透明度，減少一些負(fù)面因素的影響，強(qiáng)化圖書館自身核心業(yè)務(wù)的開(kāi)拓、創(chuàng)新，提升圖書館整體服務(wù)的品質(zhì)。將影響圖書館的長(zhǎng)期發(fā)展。面對(duì)外包的風(fēng)險(xiǎn)和外包的發(fā)展趨勢(shì)，中國(guó)的圖書館界需要早做準(zhǔn)備，這樣才能在未來(lái)的圖書館事業(yè)發(fā)展中搶占先機(jī)。

合作是一種互動(dòng)。當(dāng)越來(lái)越多書商成為大學(xué)圖書館館藏發(fā)展、書目控制及電子數(shù)據(jù)交換的合作對(duì)象時(shí)，圖書館一方面不要急功近利，不要為達(dá)到指標(biāo)規(guī)定的數(shù)量而突擊采購(gòu)圖書，以防止藏書結(jié)構(gòu)不合理，不能滿足教學(xué)科研需要；另一方面，應(yīng)該認(rèn)同書商有助于圖書館的健康發(fā)展。書商也應(yīng)該把圖書館看成長(zhǎng)期的合作用戶，要在書目信息、電子采訪以及服務(wù)價(jià)值的挖掘方面有所作為。只有合作的參與者朝著互惠互利的方向發(fā)展，二者的合作才有可能進(jìn)入良性的循環(huán)，從而促進(jìn)二者各自利益的最優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱強(qiáng).教育部高等學(xué)校圖書情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì)及中國(guó)圖書館學(xué)會(huì)高校圖書館分會(huì)常務(wù)委員會(huì)議二屆二次會(huì)議上講話.2005年7月28日-29日.新疆烏魯木齊.（http：//162.105.140.111/）.

[2]國(guó)家經(jīng)貿(mào)委.國(guó)家技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法.國(guó)家經(jīng)貿(mào)委令第40號(hào)，2010.10.29.

[3]http：//www.buildbook.com.cn/book/（工成網(wǎng)）.

作者簡(jiǎn)介：王秀霞（1974.09-）女，本科，館員，商丘工學(xué)院圖書館讀者服務(wù)部主任，研究方向：圖書情報(bào)。