拓展現代企業辦公室工作新內涵

辦公室是一個企業運轉的中樞，領導決策的參謀，工作落實的督導，聯系上下內外的橋梁，工作涉及面廣、綜合性強，事務繁雜、任務繁重。在現代企業中，辦公室的主要職能是服務領導，統籌工作，肩負著辦文、辦事、辦會的任務。在工作過程中辦公室對企業管理水平升級起到了至關重要的作用。鑒于此，現代企業辦公室工作必須準確把握大局，主動適應形勢，找準工作的著力點，在認識、思路、方法和自身建設上不斷創新，使工作更具實效性。

充分發揮“外腦”作用

現代企業經營面臨著復雜的內外部環境，辦公室要具備足夠的敏感性，善于收集和把握影響公司發展建設的政策、環境等各方面因素，為公司決策發揮“外腦”的作用。

一要走在前。要增強工作的前瞻性和預見性，全面掌握上級精神、領導意圖、基層情況，善于把握國家宏觀經濟形勢、行業發展態勢，深刻領會上級公司和企業自身的發展戰略、階段工作重心和重要決策部署，把工作想在前面，把問題發現在前面，既要想領導之所想，更要想領導之未想。

二要站得高。對于電力企業來說，無論是建立電力市場，還是改善生產經營環境，都涉及大量政策問題。特別是在當前形勢下，借助國家產業政策調整搶抓發展機遇，用足、用好、用活各類財稅優惠政策和政府補貼，對于拓展發展空間、緩解經營壓力尤為重要。辦公室要善于站在全局的高度和領導的角度，用戰略的眼光、發展的眼光看問題，把注意力集中在牽動全局、事關長遠的大事上，真正想領導之所需、解領導之所憂。

三要想得深。要緊緊圍繞中心工作，緊貼企業決策意向，抓住企業發展的重大課題，有重點、有計劃地開展調查研究，挖掘內在規律，提出可行建議，力爭有一批真知灼見進入領導的決策視野，增強政策敏感性和信息靈敏度，圍繞企業改革發展中的重點、難點和熱點問題，盡快把政研工作深入有效地開展起來。

充分體現“中樞”地位

現代企業制度和公司法人治理結構的不斷完善，將使企業的組織結構、決策程序、管理方式、運轉流程、制度規范、思想觀念等產生一系列的變化。辦公室處于承上啟下、聯系左右、協調各方、服務全局的樞紐位置，這些變化必然給辦公室工作帶來許多新的挑戰，也要求辦公室工作必須適應管理模式的變化和工作要求，以創新的思路和辦法，把服務“供給”與領導、基層和員工的“需求”有效對接起來。

辦公室是各個系統部分緊密結合的紐帶，各級辦公室則作為信息節點出現在整個系統中，一方面傳遞著各級管理信息，另一方面將上級的管理思路轉換為管理行為實施下去，從而直接參與到管理進程中。為此，辦公室工作要充分發揮出企業管理過程中執行力強的優勢，在不同級別的管理過程中承上啟下，銜接溝通，使管理行為在不同級別的管理層次中發揮充分的效能，使管理過程更加流暢。其中特別要著力提高綜合協調能力，正確處理好“三個關系”：

對上負責與對下負責的關系。辦公室是上情下達、下情上達的樞紐，必須堅持對上負責與對下負責的一致性。對上，要主動加強溝通，把握工作重點，掌握工作要求，了解工作動態，吃透每一個新決策、每一項新制度的實質和有關背景，有的放矢地抓好貫徹落實；對下，布置任務要明確，要深入基層一線，了解員工的所思、所盼、所求，掌握基層單位在推進過程中遇到的難點，并幫助基層妥善解決問題。

對內與對外的關系。辦公室既是企業經營和發展決策的宣貫者，也是企業形象和利益的維護者，對內是樞紐，對外是窗口。因此，每一個重要決策的執行，每一個管理制度的出臺，都需要辦公室站在全局的立場，按照總體工作部署和要求，發揮好統籌作用。對內要梳理好工作流程，最大限度地整合內部資源，使各個環節協調互補，形成統一步調，促成工作合力。對外要強化窗口意識，主動加強與地方政府部門、新聞媒體等方面的溝通聯系，宣傳企業政策主張，履行企業社會責任，通過對外交流協調，搭建溝通渠道，建立互信機制，為公司發展營造良好的外部環境。

繼承與創新的關系。繼承是創新的基礎，創新是繼承的發展。辦公室的工作常規性、重復性的較多，要實現工作創新，必須進一步增強工作的主動性、適應性和針對性，既要注意總結日常工作規律，發揮傳統管理優勢，更要創新工作思路、工作內容和工作方法，進一步轉變思維方式。要由原來的“領導交辦、辦就辦好”的思維方式，轉變為“怎樣去辦、怎樣辦好”，敢于突破原來的“老路子”、“老套子”，不斷提升工作水準，拓寬工作領域，延伸工作觸角，創新性地開展工作。

彰顯“多能”水平

目前辦公室工作存在一個普遍的現象，就是人手少、頭緒多、要求高，工作職能都是在做加法，很少做減法，并且承擔了許多臨時性、突發性和緊急性的工作，大家常常感到工作越來越多，責任越來越重，壓力越來越大。這就需要我們不斷增強學習能力，提高自身綜合素質，掌握有效工作方法，努力達到“多能”和“通才”。

首先，要善于學習。辦公室作為綜合協調部門，工作涉及的知識面、信息面十分廣泛，對工作人員的綜合素質要求也高。因此，必須養成善于學習的良好習慣，處理好“專家”和“雜家”的關系，立足本職，廣泛涉獵，做到理論知識和實踐經驗學習并重，理性認識和感性認識并重。既要熟悉政治理論知識和國家宏觀政策，知曉經濟、金融、管理、法律、科技等方面的知識，又要掌握生產經營管理知識，精通辦公室業務；同時要堅持學以致用，緊密結合本職工作崗位的特點和要求，善于把所學知識進行分析、整合、提煉，積極應用到實際工作中，切實加強辦文、辦會、辦事、協調、督辦等能力的鍛煉，努力做到張口能講、提筆能寫、遇事能辦，使自己成為辦公室工作的行家里手。

其次，要講究方法。辦公室大事、要事、急事多。面對千頭萬緒的工作，必須講究策略方法，不能舍本逐末，眉毛胡子一把抓。辦公室主任當得好不好，很重要的一點就看是否有“彈好鋼琴”的工作藝術。如何在現有條件下，妥當協調地安排好每個時期、每個階段、每個月、每一天的工作，按照輕重緩急分層次合理安排，一件一件加以落實，是辦公室工作的重要一環，更是通過抓重點環節帶動全局工作的關鍵。

再次，要規范流程。辦公室系統要根據形勢要求，進一步研究工作運行規律，根據工作內容、工作重點和服務對象，對現有工作流程、工作環節進行再梳理、再設計。要把辦公室的每一項工作都視為一條“生產線”，圍繞目標內容、步驟環節、完成時限，圍繞“做什么、誰來做、怎么做”，制定工作規范，建立工作標準，杜絕工作鏈條上的“真空地帶”。辦公室是企業領導的助手，是協助領導辦實事的機構。助手作用主要體現在辦事運轉機制上，例如辦文、辦事、辦會等。除了這些日常工作外，還要協助領導對一些重要問題進行調查研究，組織和制訂各項規章制度，使整個企業保持正常運轉。

加強各方聯絡，對外超前參與協調

一要超前預測，提前協調。凡涉及到對外協調的事宜，辦公室要提前做好準備，掌握工作的主動權。二要主動聯絡，爭取支持。對一些工作中經常要協調和打交道的單位，平時要多加強聯系，以建立良好的互信機制和勾通渠道。三要善動腦筋，克服困難。辦公室的同志要勤動腦、多用心，以尋求解決和克服困難的最佳方法。要把原則性和靈活性有機地結合起來，工作既要大膽，也要嚴格把握好“度”。及時溝通，協調解決工作中的矛盾和問題，通過信息交流、情況通報、調查研究、專項督辦及召開會議等形式加強督促指導、定期分析情況、了解發展趨勢，善于發現問題，借鑒各方面經驗，為領導指導推進具體工作提出切實可行的操作意見，當好參謀助手。

發揮好協調職能既是對辦公室工作的要求，也是促進工作的需要。辦公室工作的特殊性還要求辦公室工作人員要有良好的工作作風和職業道德，在不斷拓展工作新的內涵同時，堅持實事求是，一切從實際出發，據實情，說實話，辦實事，求實效，以扎實的工作和誠實的作風，贏得領導和同志們的好評。（作者系大唐國際發電股份有限公司副總經理）