淺談企業(yè)貫標(biāo)與檔案工作的聯(lián)系

摘 要：本文通過單位檔案管理貫標(biāo)的實踐，充分闡述企業(yè)貫標(biāo)工作與企業(yè)檔案管理的相互聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：貫標(biāo)； 檔案管理；質(zhì)量體系

企業(yè)貫標(biāo)，貫標(biāo)就是指貫徹ISO9001：2008的關(guān)于質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)，其核心思想是以顧客為關(guān)注焦點，以顧客滿意為唯一標(biāo)準(zhǔn)，通過發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用，全員參與。尤其是我國入世以后國內(nèi)很多企業(yè)紛紛向中國認證中心申請認證，目的是提高本企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量信譽度，順利進入國際市場。江西銅業(yè)集團公司作為省屬特大型國有企業(yè)在2002年正式向中國認證中心申報了國際標(biāo)準(zhǔn)化認證，即推行ISO9001標(biāo)準(zhǔn)。公司所屬檔案館也被列入貫標(biāo)的成員單位之一，并納入了部門的經(jīng)濟責(zé)任制考核。這在剛開始的時候很多人不理解，貫標(biāo)與檔案工作有什么關(guān)系呢？在大多數(shù)人的觀念中貫標(biāo)只與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品有關(guān)。通過兩年多的質(zhì)量管理體系運行，我們深刻體會到，貫標(biāo)工作與檔案工作有著重要的聯(lián)系。

1.制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化要求

建立一整套完善的質(zhì)量管理體系文件，如企業(yè)的質(zhì)量手冊、程序文件、業(yè)務(wù)指導(dǎo)書等，是企業(yè)貫標(biāo)工作的首要任務(wù)。它將企業(yè)生產(chǎn)、工藝和工作過程用文字描述出來，作為員工的工作方向和行為準(zhǔn)則。這種過程平時在我們工作中無處不存在，只是沒有用文字規(guī)定下來而已。編制程序文件就是編制人們從事生產(chǎn)、工作活動的準(zhǔn)則和規(guī)范。在程序文件中《文件控制程序》就是規(guī)定企業(yè)文件材料流程的有效文件。它規(guī)定了文件的產(chǎn)生、使用、更改、保管、處置等必須的過程，也是文書處理、歸檔保存、利用和鑒定銷毀的整個過程。程序文件中的《記錄控制程序》，強調(diào)和規(guī)定了人們在從事各項活動時必須形成的記錄，以便追蹤事故的原因和責(zé)任。從檔案管理的角度要求，也需要歸檔記錄的完整性，這種前移工作一直是檔案部門的難題，在館藏中很多材料不齊全的原因，都出自于形成部門。因此，貫標(biāo)的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化要求和檔案管理的要求是一致的。

2.寫到的必須做到

盡管有完善的制度，但實施起來卻是那么地艱難，屢次下文，反復(fù)強調(diào)，最后還是成為一紙空文。就歸檔制度、文書立卷制度、查借閱制度而言，這些年來我們通過各種形式的宣傳和實施，已是眾所周知了，可實際操作起來總是走樣。如工程檔案的歸檔，制度上明確規(guī)定工程預(yù)留金的1%作為制約施工單位文件材料完整準(zhǔn)確、及時歸檔的保證金，但交工的時候不通知檔案部門，施工單位的錢一分不少；又如檔案借閱，利用者需要時主動登門，可借走后就不知道什么時候能歸還了，制度上明明規(guī)定歸還期限，并有對不按時歸還的處罰規(guī)定，但是不能兌現(xiàn)；推行文書部門立卷唱到現(xiàn)在，盡管納入了文書人員的職責(zé)范圍，結(jié)果還是檔案部門立卷。

實行標(biāo)準(zhǔn)化，建立質(zhì)量管理體系以后，員工所有的生產(chǎn)工作都必須有據(jù)可查，不能隨心所欲，寫到的就必須做到，是自己的工作就必須去做，否則就不符合質(zhì)量管理體系的要求。這就使得一些制度充分地落到了實處。自本企業(yè)推行ISO9001標(biāo)準(zhǔn)后，企業(yè)對認證公司開出的不符合項，部門或個人進行了不同程度的處罰，有力地規(guī)范了員工生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作的行為。如今年我們對長期借出檔案不歸還的部門和個人進行了通報和經(jīng)濟處罰，提醒了廣大利用者，促進了員工遵守制度，照章辦事的自覺性。

3.評審、預(yù)防和糾正

質(zhì)量管理體系的運行最終要進行有效性的評審。根據(jù)質(zhì)量體系審核規(guī)定，該寫的沒寫到，視為體系性不合格；寫到的沒做到，視為實施性不合格；做到而沒有效果的，視為效果性不合格。認證部門要開出相應(yīng)的不合格項報告，限時整改，確保閉環(huán)。“評審”僅是一種測量或檢驗的方法，關(guān)鍵在預(yù)防和糾正不合格項以及如何形成閉環(huán)的問題。寫到就要做到，做錯了就改，這是人們期望的工作作風(fēng)。任何工作都有一個從不完善到完善的過程，但是沒有強有力的手段是很難達到人們的預(yù)期的目標(biāo)的。檔案部門恰恰就是因為缺乏強有力的制約手段而使工作被動。

企業(yè)認證也是一種管理活動，但不同于企業(yè)檔案管理升級，它是關(guān)系企業(yè)自身生存與發(fā)展、產(chǎn)品占據(jù)市場、產(chǎn)品銷售及職工切身利益的大事，不能通過認證就影響著產(chǎn)品的銷售，也就意味著企業(yè)管理的失敗。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認真對待評審中提出的問題。就拿本企業(yè)檔案部門來說，1991年和1997年先后達標(biāo)認定檔案管理“國家一級”時，專家提出檔案庫房需配備空調(diào)，因為經(jīng)費緊張一直未得到解決。而今年8月內(nèi)部審核組對檔案庫房進行審核時，發(fā)現(xiàn)溫度高達30℃以上，超過了檔案庫房溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，評審員依據(jù)貫標(biāo)要求開出了一個一般不符合項，并限期整改。最高管理者接到不符合項報告后當(dāng)即給予了批示，一次性解決了檔案庫房空調(diào)15臺。

綜上，企業(yè)貫標(biāo)既是企業(yè)生存、發(fā)展、競爭的需要，也是強化企業(yè)內(nèi)部管理職能的一種手段。檔案是一門科學(xué)，也需要嚴格的標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范。檔案管理企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一，沒有扎實的基礎(chǔ)，貫標(biāo)只是一句空話；反之，企業(yè)不進行貫標(biāo)，檔案的制度規(guī)章也很難落實到行動。因此，兩者相輔相成，緊密聯(lián)系互為統(tǒng)一。