工程檔案管理要點探析

摘 要：工程檔案管理作為企業(yè)工程管理中的重要組成部分，其對于企業(yè)發(fā)展的推動作用是不容忽視的。本文主要針對建筑工程檔案管理中的問題和要點，進行了細致分析和探討。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理；管理要點

前言：隨著科技的不斷進步，我國逐漸進入了數(shù)字信息化時代，信息對于生產(chǎn)力的影響越來越大，對信息的把握和處理已經(jīng)成為衡量企業(yè)市場競爭力的重要因素。所以，對于建筑施工企業(yè)來說，工程檔案管理逐漸得到重視并發(fā)揮著日益重要的作用。

一.工程檔案管理的作用

1.主要內(nèi)容

工程的檔案管理是貫穿建筑工程始終的一項長期性工作，根據(jù)工程的施工進度劃分，可以有三個方面：

（1）設(shè)計階段建檔

指對工程的設(shè)計、規(guī)劃、選址、招標以及相關(guān)準備工作的數(shù)據(jù)和信息進行收集和處理，并建立相應(yīng)的檔案，作為工程施工的原始數(shù)據(jù)，其參考價值巨大，可以為以后相同或相似工程的施工提供數(shù)據(jù)和方案支持，一般都會要求進行永久性的保存。

（2）施工階段建檔

指對施工過程中材料的應(yīng)用、成本的計算、施工的技術(shù)保障、施工方式、設(shè)備應(yīng)用、人員管理等相應(yīng)的信息進行整理建檔，是對工程實際建筑情況的真實反映，必須保障數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

（3）竣工驗收建檔

指在工程完工并交付使用時，對工程驗收工作的建檔行為。一般會包括工程整體的基本數(shù)據(jù)、工程竣工實際圖紙等數(shù)據(jù)信息，可以反映出工程的全貌，如果出現(xiàn)大的整修和施工，可以提供樣式參考，防止對建筑主體的破壞。

2.重要性

工程檔案管理對于工程施工的作用是十分巨大的。檔案的建立可以將工程整個施工過程中的數(shù)據(jù)和信息進行統(tǒng)一的收集、整理和歸納，并制作成相應(yīng)的的文字、圖表等進行保存和管理，將工程的設(shè)計、施工、使用狀況系統(tǒng)性地表現(xiàn)出來，可以為企業(yè)提供良好的參考依據(jù)，避免重復(fù)性錯誤的出現(xiàn)。

二.工程檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不完善

根據(jù)我國目前的工程檔案管理情況，多數(shù)建筑企業(yè)對于成本和工程進度的要求嚴格，對于工程的質(zhì)量也十分重視，但是卻往往會忽視工程檔案管理的作用，對檔案管理的要求不高，資金投入不夠，同時缺乏健全和完善的檔案管理體系和規(guī)章制度，使工程檔案管理的作用無法得到充分地發(fā)揮。

2.發(fā)展緩慢，現(xiàn)代化程度不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化水平的提高，對于檔案的管理工作逐漸向著基于計算機網(wǎng)絡(luò)的電子文檔發(fā)展，但是，就目前而言，對于電子文檔的管理水平較低，依然處于起步階段，對于信息的處理速度緩慢，新技術(shù)的應(yīng)用效率低下，導(dǎo)致工程檔案管理的現(xiàn)代化程度不高，無法發(fā)揮電子文檔的快捷優(yōu)勢。

3.管理人員素質(zhì)較低

由于工程檔案管理逐漸向著現(xiàn)代化的形式發(fā)展，檔案管理人員也必須順應(yīng)時代發(fā)展要求，掌握先進技術(shù)和設(shè)備的使用方法，同時還要具備先進的檔案管理能力和職業(yè)素養(yǎng)，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，但是，目前大多數(shù)檔案管理人員的工作經(jīng)驗缺乏，管理經(jīng)驗不足，對于問題的處理能力低下，往往會出現(xiàn)心有余力不足的現(xiàn)象。

4.管理效率低下

在進行工程建設(shè)時，建筑企業(yè)的目光往往都是集中在成本或者工期上，只重視對于成本的節(jié)約，重視企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，或者為了能按時交工而趕工程進度，對于工程檔案管理的關(guān)注不夠，很多重要的檔案資料等四處散落，直到工程竣工驗收時，才忙亂地對檔案進行歸納和整理，造成很多檔案的丟失，使得工程檔案缺乏完整性，管理效率極其低下。

三.工程檔案管理要點

1.健全和完善管理制度

根據(jù)工程的實際情況和企業(yè)的自身情況，對工程檔案管理進行改進和創(chuàng)新，健全和完善工程檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，為檔案管理人員提供必要的參考依據(jù)，同時，要建立行之有效的責(zé)任落實制度，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，然后，為了使檔案管理工作的作用可以充分發(fā)揮，要建立相應(yīng)的監(jiān)督系統(tǒng)和激勵機制，提高工程檔案管理的管理水平。

2.引進新技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

要積極引進全新的數(shù)字化信息管理技術(shù)，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，進行相應(yīng)的開發(fā)和改進，構(gòu)建企業(yè)獨有的工程檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使工程檔案管理的作用可以得到更好地發(fā)揮。

3.加強對管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定了檔案管理的水平高低，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，對于加強工程檔案管理可以起到非常重要的作用。要強化檔案管理人員對于工程檔案管理的認識，使其對于檔案管理的重要性有一個充分的認識，同時，要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，全面提高管理人員的自身素質(zhì)和管理水平。

4.加強對機密數(shù)據(jù)的控制

對于一些隱蔽工程或保密性要求較高的數(shù)據(jù)或信息，在進行檔案管理時要進行加密管理，實行必要的保密措施，防止信息的泄露和被盜。對于計算機電子檔案而言，要建立安全可靠的防護系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)進行多重備份和保存，防止數(shù)據(jù)的丟失和異常。

結(jié)語：工程的檔案管理是一項長期性和復(fù)雜性的工作，需要企業(yè)的重視，各個部門的配合，以及管理人員的努力才能做好。工程檔案管理對于企業(yè)減少不必要的損失、節(jié)約工程建設(shè)成本、避免重復(fù)性錯誤的發(fā)生以及建筑質(zhì)量的保障起著難以替代的作用。

參考文獻：

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