建設全民社保檔案電子查詢系統的建議

摘 要：隨著人們生活水平提高還有我國經濟水平飛快發展，關于百姓的民生保障制度逐漸完善，其中社保直接關系到百姓日常生活，為了確保該政策覆蓋程度更廣，我國建立了全民社保檔案電子查詢系統，在摸索過程中逐漸完善，但部分地方還存在問題，本文就對建設全民社保檔案電子查詢系統提出針對性建議。

關鍵詞：全民社保；檔案；查詢系統

人社部門承擔保障民生、服務民生的重要職責，服務對象涉及廣大老百姓。我區“金保工程”自2007年啟動以來，充分整合資源，扎實推進，建立了統一的社會保障信息網絡平臺，涵蓋鄉鎮基層機構，能夠支持人社業務經辦、基金監管和宏觀決策等核心應用，成為覆蓋全區的統一的社會保障電子政務工程。目前已開通網上社保查詢平臺和“社保通”短信查詢平臺，發行帶隱形磁條的社保卡16萬張。截止2013年底，將發行社保卡30萬張，覆蓋率將達到58%。隨著人社事業的不斷發展，社會保險業務檔案的服務性功能日顯重要，社會保險業務檔案管理是社會保險經辦工作的重要組成部分，貫穿于社會保險登記、征繳、稽核、統計、待遇核發等經辦業務的全過程，與社會保險各項經辦業務既緊密關聯又相輔相成，是正確處理各項具體經辦業務、支持經辦工作順利進行的重要基礎，社會保險業務檔案規范化管理，不僅有利于社會保險業務的發展，更能為廣大老百姓提供方便快捷的檔案運用服務。

目前人社管理信息系統對各類人群的勞動就業和社會保障業務數據集中統一管理，基本實現了對勞動者記錄一生，管理一生，服務一生，受益一生的服務和管理目標。但與業務操作、管理信息化所不相適應的是，目前各類社會保障的相關紙質實體資料保管在各經辦機構各自的檔案室中，同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理社會保障等有關手續中需要對有關資料進行查閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統的檔案管理模式，帶來了有關資料查閱速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或更改等問題，同時也使得檔案管理工作日益繁重。現行的資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求，因此提出檔案資料數字化處理，依托金保工程建立社保檔案電子查詢系統。

一、社會保險業務檔案管理現狀分析

現代檔案管理不再是傳統意義上的檔案管理，隨著民生問題在社會生活中的日益增多，與民生問題緊密相關的人社工作在社會管理中的作用越來越重要。

（一）各單位檔案管理工作參差不齊。我局作為民生服務部門，所屬的八個二級事業單位中有六個二級單位的檔案為民生檔案。目前，局機關及一個二級單位的檔案管理等級為省一級（機關所管轄的干部人事檔案為國家一級），部分二級單位配備有專職的檔案管理員。因辦公用房緊張，多數單位辦公場所為租用，沒有設立專門的檔案辦公室、庫房及閱覽室。在平時工作中形成的檔案材料，沒有收集、整理、立卷、歸檔，有部分材料還分散在各單位各崗位人員手中，沒有確保檔案的完整性和安全性。

（二）檔案管理工作日益繁重。隨著社會保險制度改革的不斷深入，社會保險政策逐步完善。自2011年啟動城鄉居民養老保險以來，參保人數直線上升，我局服務的參保對象達到60萬人次。參保對象涉及養老、醫療、失業、工傷、生育的檔案管理工作，范圍廣泛，人數眾多，責任重大，原有的按部就班的紙質檔案管理模式已不能適應社保業務工作的需要和滿足參保對象的查詢需求。利用檔案管理系統對檔案進行數字化管理，是實現信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。建立健全一套門類齊全、分類系統、管理科學、利用方便的社會保險檔案十分重要和必要。

（三）檔案管理人員綜合素質函待提高。很多檔案管理人員很少甚至都沒有經過任何專業崗位崗前崗后培訓，對檔案管理工作認識較膚淺，不能充分利用好檔案資源為社會公眾更好的服務。

（四）社會保險業務檔案整理管理缺乏標準和規范。社會保險業務檔案管理缺乏國家管理標準。在沒有國家管理標準的情況下，各地制定了地方管理標準，但各地標準各異，導致管理方法、規范各不相同。

二、加強社保檔案管理的建議

（一）整合社保業務檔案變分散管理為集中管理。一是案卷集中管理。目前，由于條件所限，各二級單位辦公地點分散，檔案分散管理，給工作和服務帶來了極大的不便。應盡快統一管理內容、標準，實行各門類檔案集中統一存放、統一管理。二是人員集中管理。通過挑選業務素質高、工作責任心強的工作人員到檔案管理崗位，加強檔案管理隊伍建設，形成一支人員相對穩定、熟悉經辦業務、具備一定專業素質的檔案管理工作隊伍（縣級2人/萬卷）。

（二）由部門管理型向社會服務型轉變。為全面實行業務檔案集中管理，加強社會化服務功能，通過城鄉居民養老保險檔案電子化的規范整理起步，建議設立人社系統綜合性業務檔案管理中心，成為全額拔款事業單位，將檔案管理人員、檔案實行集中管理，面向社會服務。業務檔案由各單位按標準整理后每年交由檔案管理中心集中管理，細化檔案管理收集的工作要求，使檔案管理具有系統性、完整性。

（三）建立健全科學規范的檔案管理制度。做好檔案工作的規范化、標準化建設，進一步完善并建立健全歸檔制度，做好檔案材料的歸檔、收集、整理工作。根據各經辦機構的業務需要來整理檔案，確保整理的規范、有序。

（四）實行檔案管理紙質與電子雙軌運行。目前的檔案管理已不能適應現在社保工作和參保人員的查詢需求，只有以數字化處理（使用掃描儀進行掃描錄入）系統為手段，對各類社會保障過程中形成的書面資料進行數字化處理，建立一個以圖像方式儲存的數字資料庫，達到長期、安全地保存資料，快速、便捷地查詢瀏覽資料，提高工作效率的目的。

總之，通過社保各類檔案的歸檔整理，我們不僅可以提高社保業務經辦部門的工作效率，也可解決不少歷史遺留下來的社保類問題，解決民生難題，從而為廣大參保人員提供更方便、快捷的貼心服務，以適應當前和今后不斷發展的檔案工作的現實需要。

參考文獻：

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