高校秘書工作職業化的思考

摘 要 高等院校在現階段我國實現“經濟轉型，創新驅動”的特殊時期，承擔著人才培養、科技創新、社會服務和文化傳承創新的重要職責。在此大背景下，高校是否能夠取得快速發展，以適應國家和社會的需求，已成為當代高校亟需破解的共同命題。而一個高校的行政執行力決定了其自身發展的速度和各項改革工作的質量，職業化的秘書工作在其中發揮著重要作用。本文根據高校工作的特點，調研了國內外的秘書職業發展歷史和現狀，對我校推進秘書職業化建設提出了三點建議：提高國際化能力；推進規范化、流程化建設；開展秘書學理論研究。

關鍵詞 高校 秘書工作 職業化

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

改革開放30余年來，我國經濟高速發展，國際交流日益頻繁，眾多社會職業正逐步與國際同行業接軌，實現職業化。秘書職業是現代社會職業中不可或缺的一種類型，但目前來看，我國的秘書職業化程度還處于相對較低的水平。

高校行政與社會公共行政的區別，在于高校的主體是教師，往往其行政的決策者和參與者多為教學或研究一線的教授和專家，他們的主要工作是教學和科研，而具體行政指令的執行則依賴各級行政秘書來實現。所以，高校及院系的行政事務處理的關鍵，不在于決策而在于執行和落實，高校的行政執行力往往取決于機關工作人員包括各級行政秘書高效及職業化的執行力，因此高校以及院系各級行政秘書的職業化塑造就顯得十分重要。

在現代社會，秘書的定義是指“從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員”。據記載，在西方國家，秘書最早產生于法國資產階級大革命時期，英國民主革命家、激進派領袖羅伯斯皮爾首先聘用私人秘書，隨后，社會知名人士均以聘請私人秘書作為身份象征，由此秘書職業迅速風行。經過幾百年的發展，秘書已經成為世界范圍內最普遍的社會職業之一，現今西方國家的秘書從業者人數眾多，分布廣泛，并且在經濟越發達的國家和地區，秘書從業人數越多。秘書職業以私人聘用制開始，決定了西方國家的秘書職業在職業化道路上發展迅速，日趨成熟。“秘書”一詞在我國最早出現于《漢書》，其所指經歷了由物到人的轉變，在晉代之后，宮廷中逐漸開始設置秘書寺、秘書省等與近代秘書職業職能相近的官署機構。由于中國的歷史和傳統文化的原因，在中國“秘書”一詞更多被賦予了官職的含義。

秘書的專業化教育是秘書職業化發展的重要推動力。我國的秘書專業教育主要是通過普通高校秘書本科教育和高職高專秘書教育實現。據不完全統計，我國開設秘書專業本科教育的高校有150 多所，開設高職高專類秘書教育的學校有800 多所，秘書專業開辦30 多年來，至今甚至未能列入教育部全日制本科專業目錄。這與當今中國的社會需求相比，秘書人才培養無論數量還是質量都遠遠不能滿足。特別是在高校中，仍有相當一部分秘書是專業教師或行政人員轉崗擔任，這其中有大部分還不具備文科或管理學背景，從某種程度上制約了高校秘書的專業化和職業化發展。

行政工作的核心在于管理，而管理的本質是服務。以我校為例，近年來，上海交通大學在辦學的各個方面及綜合實力上均取得了快速發展和大幅提升，一方面得益于學校領導者正確和有遠見的決策，另一方面也得益于學校的行政機構有著較高的效率和很強的執行力。面向未來，在學校高速發展和日趨國際化的新形勢下，學校正在著力提倡建設“服務機關、效率機關、學習機關”，這同時對學校各級行政秘書的自身素質和職業化提出了更高的要求。我認為，提高學校行政秘書自身素質，推進秘書工作職業化可以有以下幾個突破點：

第一，提高國際化能力：形成多元文化背景，拓展全球視野，增強外語能力。隨著學校國際化進程的加速，與外國人員交流合作甚至共事已經不僅僅是外事部門的工作，能夠在了解對方文化背景的前提下，順暢與外國人員溝通，并在全球視野下考慮問題和開展工作對于維護學校的核心利益，建立學校的國際化形象起著至關重要的作用。學校的行政秘書往往是校院領導和教師們對外的直接聯絡人和決策的執行人，提高秘書的國際化能力是學校建設世界一流大學的有力保障。

第二，深入推進秘書工作的規范化和流程化建設。學校自2007年起，利用兩年時間，在校級行政機關推進“規范管理”，對各項行政工作用規章制度的形式進行規范化和流程化，將大學管理和運行效率置于規范高效的軌道。秘書工作的兼具繁雜性和日常性，對繁雜事務的規范化和日常事務的流程化是提高秘書工作效率的關鍵，有利于建設服務機關和效率機關。

第三，充分利用學校的資源優勢，開展秘書學理論研究。秘書學理論研究有利于深入認識秘書的職業性質與職業特征，是秘書職業化的堅實基礎和強勁動力，是提升秘書自身素質和理論水平的必要途徑。高校不同于社會其它組織的顯著特點就是高校擁有大量的學習資源和多學科優勢，具備得天獨厚的學術氛圍，同時便于解決理論研究與工作實踐脫節的問題，有利于學習型機關的建設。

高校行政秘書的職業化是社會分工細化的必然結果，也是社會發展的必然趨勢。推進高校行政秘書的職業化進程，對于順應國際化發展的潮流，充分發揮秘書職業在學校行政工作中的應有作用具有重要意義，也將為實現國家轉型時期高校的跨越式發展提供有力保障。

（作者單位：上海交通大學校長辦公室）