如何論加強財務(wù)檔案管理

摘 要 財務(wù)檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。本文通過對財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的分析，提出合理化建議，意在促使財務(wù)檔案更好的為改革發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞 財務(wù)檔案 管理 對策

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A

一、目前財務(wù)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財務(wù)部門在經(jīng)濟活動中直接形成的并按統(tǒng)一規(guī)律保存起來的備查的會計憑證、會計賬簿、會計報表等財務(wù)核算材料。財務(wù)檔案是各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。

1、財務(wù)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。一是學歷方面，具有大專以上學歷的為少數(shù)。檔案人員學歷低，也在一定程度上制約著隊伍的發(fā)展。另外，取得會計專業(yè)技術(shù)資格的人數(shù)少之又少。二就業(yè)務(wù)方面來說，對于財務(wù)檔案管理人員，嚴格的講，不僅要具備財務(wù)人員從業(yè)資格，還要具備檔案人員從業(yè)資格。有些單位沒有配備專職的財務(wù)檔案人員，只是由會計人員兼職，他們對于檔案知識缺乏，沒有受過正規(guī)培新，墨守陳規(guī)，不懂業(yè)務(wù)，更就談不上科學管理財務(wù)檔案了。但是隨著我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，檔案數(shù)量也逐年增加。所以，配備專人管理財務(wù)檔案，并且提高檔案管理隊伍素質(zhì)尤其顯得至關(guān)重要了。

2、財務(wù)檔案管理及銷毀不規(guī)范。有些單位在財務(wù)檔案管理過程中，不能按照相關(guān)的規(guī)定對財務(wù)檔案進行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務(wù)檔案。有的單位在財務(wù)檔案到期后，并沒有履行必須的手續(xù)，在沒有經(jīng)過財務(wù)人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務(wù)檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調(diào)整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務(wù)檔案數(shù)量大，進行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領(lǐng)導怕?lián)熑危斐蓻]人敢銷的局面。

3、財務(wù)檔案開發(fā)利用不充分，檔案編研水平有待提高。當前，由于檔案隊伍整體素質(zhì)偏低，也造成了財務(wù)檔案編研成果少的現(xiàn)象。普遍認為財務(wù)檔案僅僅需要收集整理歸檔，服務(wù)意識差，只是單純的為了保管而保管。而對于檔案的開發(fā)利用來說，它是檔案價值集中體現(xiàn)，其成果可謂微乎其微。由于編研產(chǎn)品少，檔案開發(fā)利用不充分，直接影響人們對財務(wù)檔案重要性的認識，檔案的價值也不能充分體現(xiàn)出來，從長遠來看，也不利于財務(wù)檔案的有效管理。

4、檔案信息化程度不高。目前很多單位初期的財務(wù)檔案信息化也主要是工作中配備了一定的計算機，將傳統(tǒng)的、手工管理過程中產(chǎn)生的以及機打的檔案目錄信息輸入計算機以便查找檢索，提高了單位的調(diào)卷效率。但是對于數(shù)字化掃描、提供全面檢索等信息化工作，仍存在著投入人力、財力、物力不足的現(xiàn)象，必須全方位的加大信息化程度。針對以上問題，我們要相應的采取合理的措施，不斷完善現(xiàn)行的財務(wù)檔案管理方法。

二、如何加強財務(wù)檔案管理

1、提高檔案管理人員的素質(zhì)。其次，當今社會正處在知識、信息大爆炸的時代，這就給我們提出了新的要求，我們要熟悉掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息檢索和現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備的使用技術(shù)。在思想上，檔案管理者要改變傳統(tǒng)的固步自封的思想，不斷的更新觀念，并樹立終身學習的思想，不斷掌握新知識、新技術(shù)。

2、做好財務(wù)檔案的編研究工作，加大開發(fā)力度。財務(wù)檔案是檔案重要的組成部分，也是財務(wù)檔案工作人員首先要根據(jù)市場經(jīng)濟的需要，大力開發(fā)和利用本單位財務(wù)檔案信息資源，為單位的經(jīng)濟增長方式的根本轉(zhuǎn)變服務(wù)。首先要轉(zhuǎn)變思想。我們要全面樹立起財務(wù)檔案工作為單位經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的觀念，變被動變主動，實現(xiàn)服務(wù)范圍、對象逐步向經(jīng)濟、技術(shù)方面轉(zhuǎn)變。比如：通過對近年來本所財務(wù)檔案資源進行的對比，特別是對收入來源、固定資產(chǎn)增減變動以及成本費用情況進行對比分析，可以一目了然地為領(lǐng)導改革方案的實施提供了詳實有力地依據(jù)，同時增加了財務(wù)檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。

3、建立和完善財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。隨著計算機及互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理領(lǐng)域的應用日益廣泛，建立完善的財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)也是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)、提高經(jīng)濟主體檔案管理和檔案服務(wù)水平的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。建立完善的財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，可降低重復性勞動，保證檔案信息的完整性。另外，在財務(wù)檔案利用方面，也可以采取多種途徑實行光盤遠程檢索服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢，通過電子郵件等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢，不斷拓寬財務(wù)檔案信息可充分利用空間。

4、不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度。財務(wù)檔案的鑒定銷毀是財務(wù)檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《財務(wù)檔案管理辦法》規(guī)定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內(nèi)容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。

總之，各級部門及單位應高度重視財務(wù)檔案的管理工作，為更好地做好財務(wù)檔案管理工作，應加大投資力度，明確專人管理，建立健全各項規(guī)章制度，同時加強檔案信息化建設(shè)，逐漸實現(xiàn)財務(wù)檔案的規(guī)范化管理。

（作者單位：河北聯(lián)合大學）