探討高校校慶檔案的收集

摘 要 以湖北中醫藥高等專科學校60周年校慶為例，分析歸納校慶檔案管理工作的特點，以此明確了校慶檔案的收集范圍，對校慶檔案的收集提出了幾點要求：管理規范，建立制度；明確責任，落實人員；抓住重點，全程參與；適當指導，會用網絡；專項保管，及時歸檔。

關鍵詞 高校 校慶檔案 收集方法

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A

高校的校慶活動是一項規模浩大的工程，其涉及面很廣。在高校的發展過程中是一個新的起點、是發展過程中的一個里程碑，對內可以凝聚人心對外可以擴大影響促進開放，加快高校的發展有著重要的促進作用。所以，要對高校校慶檔案有著充分的認識、對校慶檔案的收集范圍有著明確的認識、對高校校慶檔案的收集方法有著充分的研究，這些工作對于高校校慶檔案工作有著重要的意義。

一、高校校慶檔案的特點

（一）形式多樣。

高校校慶的檔案形式多樣，有傳統形式的紙質、實物，也有新形式的聲像、電子等各種樣式。校慶的過程中，組織校慶活動的會務組、籌備組、宣傳組、接待組、秘書組以及各個學院提出或收到的有關校慶的工作方案、總體方案、工作簡報、會議紀要、海報、畫冊、通知、紀念品等物品和材料。

（二）種類眾多。

高校的校慶活動是一個很重要的活動，參加高校校慶活動的有主辦單位、承辦單位、協辦單位，同時也是多個領導、多個組織部門和多個單位參加的全校的大型活動。所以高校校慶活動的檔案資料的來源于多個單位，檔案的種類較多。有行政黨群類的公文材料、有科研類的資料、有出版類的資料、有聲像類的資料，還有實物類的資料。

（三）價值重大。

高校校慶檔案對于高校來說是一種寶貴的精神財富，這些檔案材料是一所大學發展的歷史縮影，對高校未來的建設和發展有著十分重要的作用和價值。

二、高校校慶檔案的收集范圍

（一） 紙質檔案的收集。

紙質檔案是檔案中使用的最廣泛、時間最長的方法。高校校慶中紙質檔案主要有為籌備校慶所作的通知、決定、公告、慶典方案，校慶活動的日程安排、活動指南、校慶簡報，校友的賀信、賀電、捐贈的禮品清單、禮金清單，校慶活動的節目單、議程、工作總結、講話稿，論壇、報告、知識問答活動材料等。

（二）實物檔案的收集。

高校校慶的實物檔案是以實體的物質為基礎，其具有直觀生動性、可保存性、珍貴鑒賞性和原始記錄性。主要包括有校慶紀念品、宣傳海報、上級領導和知名校友題詞、校慶證件、宣傳展覽資料、畫冊、校慶簽到冊、友好單位贈送的贈品、校慶請柬、信封等。

（三）音像檔案。

高校校慶的音像檔案主要有校慶宣傳片、在校慶活動中所制作的有關學校發展變化和校慶活動的影音資料、記錄校慶慶典的文藝晚會學術報告慶典大會所制作的影音資料等。

（四）電子檔案。

電子檔案是與紙質檔案相對應的一種形式，主要是通過計算機硬件存儲的電子文件。電子檔案主要有總體方案、工作簡報、會議紀要、通知、工作方案、校友名單、活動方案、宣傳標語、嘉賓名單、活動指南等所用這些文件的電子文件。

三、高校校慶檔案的收集方法

（一）管理規范，建立制度。

高校的校慶活動是學校的一個重大活動，為了更好的收集校慶檔案必須建立一個檔案收集的規章制度，并對檔案按照不同的專題進行分類集中管理。在對校慶活動的檔案制定管理辦法時，要對校慶檔案的收集要求和方法、收集范圍、檔案的歸檔時間等作出一個清晰明確的規定，使檔案管理工作有章可循。在湖北中醫藥高等專科學校60周年校慶時，我們明確以“本著對學校歷史和未來負責的精神，收集工作堅持真實性、原始性、規范性的原則”來進行檔案的管理工作。

（二）明確責任，落實人員。

在進行校慶活動籌備的時候，校慶檔案的管理工作也要同時開展。按照校慶籌備領導小組對各個單位和機構的分工，分別安排秘書組、接待組、安保組、學生活動組、宣傳組、校友聯絡組、后勤組和各個學院的專職人員任職兼職檔案員，各檔案員對本組或單位的檔案收集和管理負責。在進行檔案的收集工作之前要對這些檔案負責人進行一次集中培訓，使之明確收集范圍、工作要求、歸檔期限、收集方法和責任。這樣使收集檔案的工作落實到人、明確責任，增強了各個檔案員的責任意識，為校慶檔案的管理打下扎實的基礎。

（三）抓住重點，全程參與。

校慶活動中各個檔案員要抓住每一個階段的重點，對各個階段的重點檔案要重點收集。校慶活動分為籌備階段、慶典活動階段和會后階段。在籌備階段要重點收集活動方案、活動通知、宣傳材料、工作簡報、校慶標識等資料；在慶典活動階段主要收集活動指南、錄音錄像、領導講話稿、禮品清單、嘉賓名單、重要照片等資料；在會后階段主要收集校慶紀念章、嘉賓證、友好單位的贈品工作總結等資料。

（四）適當指導，會用網絡。

為了讓大家的工作有目的的展開，一定要按照校慶活動的進展步驟在相關的網頁上進行安培每一階段所需要搜集的資料和具體要求，以避免事后糾偏；要學會使用網絡，通過網絡及時通報檔案收集工作的進程；還要安排專職人員對各個檔案員進行巡查，以便于及時發現問題及時解決問題，以免在檔案的收集過程中出現錯誤。

（五）專項保管，及時歸檔。

由于校慶活動中的檔案員都是臨時性質的，在在校慶活動結束后都要回到原來的單位或部門工作，所以要求在校慶活動結束后，各個單位及個人要及時把所搜集的檔案資料及時進行移交，并有專人對所移交的檔案進行分類整理，最后統一歸檔，使校慶活動的檔案得到有效的收集和管理。

（作者單位：湖北中醫藥高等專科學校）

參考文獻：

[1]陶麗霞.以校慶為契機促檔案工作上臺階[J].檔案與建設，2008，10.

[2]龔燕.對高校校慶檔案整理的思考[J].蘭臺世界，2010，3.