住房公積金貸款檔案管理探析

【摘要】規(guī)范化管理住房公積金貸款檔案，有利于降低貸款的風(fēng)險，讓公積金運營處在一個良性循環(huán)的模式里，對于正確實施國家公積金之制度有著十分重要的意義。此文主要研究分析了住房公積金貸款檔案之基本概念、特點、重要作用、管理中存在的問題以及規(guī)范管理檔案的方式。

【關(guān)鍵詞】住房公積金；貸款檔案；管理

所謂的住房公積金貸款，主要指的是一種個人住房信用貸款，與此同時它是一種政策性貸款。住房公積金貸款所面對的對象是處在住房公積金的制度下具有民事能力的人群。與商業(yè)性貸款相比，住房公積金貸款利率低、門檻低、期限長，方便了廣大人群購買自住房，提高了他們的購買能力，讓他們得以在良好的居住環(huán)境下生活。總之，住房公積金貸款能有效解決城鎮(zhèn)居民住房的問題，讓住房公積金充分發(fā)揮了住房保障的功能。如今，住房公積金貸款不斷增加，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，其所存在的風(fēng)險也凸顯出來，因此我們應(yīng)該明確住房公積金貸款管理規(guī)范的重要性，降低貸款風(fēng)險性。

一、住房公積金貸款檔案基本概念

所謂的住房公積金貸款檔案指的是，管理住房公積金的部門在公積金貸款的相關(guān)工作中所形成、歸集的各類文件材料的權(quán)證，它真實記錄了各當(dāng)事人在借貸的過程里履行各自的權(quán)利、義務(wù)的行為，它是管理部分之債權(quán)存在的證明。住房公積金貸款檔案是公積金管理相關(guān)工作的產(chǎn)物，也是公積金制度得以正確推行之基礎(chǔ)。

檔案主要包括兩個部分資料，分別為貸款前期辦理過程資料、貸款后期管理資料。住房公積金貸款形成的材料包含有借款人及配偶基本信息（戶口本、身份證、單身證明或結(jié)婚證）、申請表、繳存證明、借款人與配偶信用證明、放款通知書、談話備忘錄、擔(dān)保協(xié)議、還款承諾書、買賣合同或轉(zhuǎn)讓合同、付款憑證、借款抵押合同等，以上形成的一連串資料被我們稱為“原始資料”；我們所說的“發(fā)生資料”，指劃撥貸款以后來進行后期管理過程中所產(chǎn)生的資料，比如催收記錄、還款證明、還清證明、貸款核銷、法律訴訟等。以上的“原始資料”與“發(fā)生資料”一起構(gòu)成為一套具有自身特點的完整的合同材料，成為一宗住房公積金貸款檔案。

二、檔案所具有的特點

1.它的形成過程具有動態(tài)性.。在一般情況下人們會理解檔案是在所有工作辦理結(jié)束后形成的文件，不過貸款檔案不是這樣的，住房公積金貸款的工作是由三個階段組成，分別為貸前、貸中、貸后，最長需要的時間可以達到三十年，在貸款工作已經(jīng)全部結(jié)束以后，再去整理檔案明顯是不現(xiàn)實的。檔案在借款者提出貸款的申請，到獲得借款后就形成了。貸款檔案的形成不代表貸款工作全部結(jié)束，還要在以后的過程中不斷給檔案增加新的內(nèi)容，比如還款情況、訴訟、擔(dān)保情況等，到借款者把還款義務(wù)履行完為止。正因為貸款工作具有長期性的特點，因此貸款檔案的形成具有動態(tài)性。

2.檔案材料具有特殊性。每使一宗住房貸款完成，都需要履行很多的程序，也牽涉到較多的部門，所形成的材料文件也不統(tǒng)一，所以貸款檔案材料具有其特殊性。拿一住房抵押貸款作為例子，借款者提出書面的貸款申請以后，還要經(jīng)過貸前檢查、抵押登記、房地產(chǎn)評估等系列過程，這一些程序皆需書面材料。它們沒有統(tǒng)一格式，其紙型紙質(zhì)與書寫工具也都不一樣。這樣一來，也就增加了整理、保管貸款檔案的難度。

3.檔案使用十分頻繁。貸款工作有著長期性，所以該類檔案使用的頻率遠高于別的類型的檔案。比如記錄借款者履約的情況時；當(dāng)貸款遇上風(fēng)險，要對抵押物處置時；履約完成后貸款者把相關(guān)材料歸還借款者時，皆要隨時隨刻調(diào)用檔案。

4.類別差異性。正因為擔(dān)保方式不一，導(dǎo)致了個人貸款所需材料也不一樣。住房公積金貸款在目前有三種方式：抵押、保證和質(zhì)押，在整理保管資料時要根據(jù)擔(dān)保形式的不同區(qū)別地對待。

5.檔案的保管責(zé)任很重大。住房公積金貸款所涉及的金額比較大，它關(guān)系到了借款者、貸款人切身利益，還直接關(guān)系到很多繳存者的利益，因此防范貸款風(fēng)險更顯重要性。

三、檔案的重要作用與重要性

1.它是防范貸款風(fēng)險的依憑。貸款檔案具有重要法律效用，比如當(dāng)事人進行了違約，無法履行相關(guān)權(quán)利和義務(wù)，以致風(fēng)險產(chǎn)生。當(dāng)事各方都可用貸款檔案當(dāng)為依據(jù)，并且采取行為，把風(fēng)險降到最低。

2.它是規(guī)范化管理住房公積金的基礎(chǔ)。公積金的所有權(quán)屬于廣大的繳存人，公積金直接牽涉千萬職工的利益，因此規(guī)范化管理檔案很重要。貸款檔案管理的規(guī)范程度直接決定公積金管理的合理程度。

3.它是加強貸款后跟蹤管理之依據(jù)。因貸款跨越時間較長，參與辦理的人員變動大，因此對貸款的管理需要始終把檔案當(dāng)作依據(jù)，不然跟蹤管理的工作就無法進行下去。

4.它是社會中征信體系里的一部分。它能真實反映貸款的各方的情況，借款者履行合同的記錄體現(xiàn)了借款者的誠信度。公積金的繳存以及使用就是個人信用的履行過程，所以管理機構(gòu)應(yīng)該要充分利用檔案這一形式構(gòu)建完善的征信體系。

四、檔案管理的基本原則

1.按照“一宗一卷”整理。將一宗貸款歸集成一卷，這是基本理念，不要因為貸款材料少，將幾宗材料合起來，這樣的話不利于對檔案的保管。

2.即時地進行歸集。信貸員工作時總是需要同時辦理多宗貸款，會使得貸款資料容易混淆。信貸員理應(yīng)及時收集貸款工作中各類材料，需要針對各擔(dān)保形式貸款，制定一套收集檔案的目錄。由于信貸員第一個審閱貸款資料，因此他們負有貸款檔案歸集第一責(zé)任。

3.把格式進行統(tǒng)一。貸款的材料類別很多，所以整理貸款檔案難度很大，在整理的過程中，應(yīng)該統(tǒng)一格式。制定合同的格式時，要采用A4幅面進行制定，在裝訂的時候?qū)⑵渌論?jù)統(tǒng)一粘貼到A4紙上。

4.創(chuàng)建全宗目錄。將每卷檔案基本情況羅列到全宗目錄里，以便檢索使用。全宗目錄的建立可以按貸款數(shù)量多少或者按自然年份。

五、檔案管理過程里存在的問題

1.關(guān)于管理設(shè)施問題。在目前來看，許多公積金管理機構(gòu)的基本設(shè)施都不健全，檔案庫房的安排設(shè)計也達不到規(guī)定要求，縣級的條件更為簡陋，檔案可能隨時遺失或毀壞。

2.制度不相一。很多地方對于公積金檔案管理的標(biāo)準和制度都不統(tǒng)一，有的地方根據(jù)自己的情況制訂一些規(guī)制，但是缺乏系統(tǒng)性、統(tǒng)一性、全面性。

3.歸集不完整。現(xiàn)在不同地方管理系統(tǒng)不一，人員少，事物繁雜，許多檔案被分散到各科室，造成對檔案的管理歸集無法統(tǒng)一規(guī)劃。

4.檔案資源的浪費。在檔案歸檔的途中大量資料都來于別的一些社會部門，但是各部門的軟件系統(tǒng)不一，無法對接，導(dǎo)致檔案資源無法共享，造成不必要的浪費。

5.管理隊伍業(yè)余。很多機構(gòu)的管理人員都是臨時上崗，沒有經(jīng)驗，基本理論也不懂，只能應(yīng)對些比較簡易的工作。

六、強化檔案管理的對策

1.強化領(lǐng)導(dǎo)，完善管理體系。認識到做好檔案工作的重要性，把檔案管理工作和公積金業(yè)務(wù)結(jié)合起來一起部署、實施和考核，嚴格檢查檔案管理工作，制定責(zé)任追求制度。還要成立優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)隊伍，負責(zé)檔案工作的監(jiān)督、領(lǐng)導(dǎo)、檢查。

2.完善管理的設(shè)施。加快庫房建設(shè)，提供必要的硬件設(shè)施，以保證檔案的安全與完整。還要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，搭建信息平臺以共享檔案資源。

3.加大對人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)一些了解信貸和檔案工作的人員，讓其擔(dān)任管理員。挑選人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，聘請專業(yè)講師，授于他們檔案管理專業(yè)知識和技術(shù)，讓他們成為有技術(shù)有能力的管理人才。

結(jié)束語：

住房公積金貸款檔案的管理是一項重要的工作，管理機構(gòu)應(yīng)加強對檔案的管理，用科學(xué)的方法規(guī)范化管理，務(wù)必維護千萬繳存人的權(quán)益。

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