基于建設(shè)工程檔案資料管理相關(guān)問(wèn)題分析研究

【摘要】本文主要就建設(shè)工程檔案資料管理中的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的分析與研究，我國(guó)建設(shè)工程檔案資料普遍存在質(zhì)量不高的現(xiàn)象。加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程檔案資料的制度建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)管理 ，才能有效保證建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量，本文在此談了談自己的一些觀點(diǎn)，可與同行共同探討。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程檔案；質(zhì)量；管理

一、建設(shè)工程檔案資料管理中的問(wèn)題分析

1、檔案資料殘缺不全。 一項(xiàng)建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工和交付使用， 按照建設(shè)程序要經(jīng)過(guò)計(jì)劃任務(wù)書(shū) 、 建設(shè)地點(diǎn)選擇 、 設(shè)計(jì)文件 、 建設(shè)準(zhǔn)備 、 計(jì)劃安排 、 施工 、 生產(chǎn)準(zhǔn)備 、 竣工驗(yàn)收交付使用等諸多工作環(huán)節(jié)， 工期的時(shí)間跨度一般都比較長(zhǎng) （ 少則一兩年， 長(zhǎng)則三五年以上） ， 涉及的工作與管理部門(mén)非常多， 因此， 對(duì)任何方面、任何環(huán)節(jié)的工作的放松與忽視， 都可能導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)歸檔的材料、圖紙不全。

2、文件編制與檔案管理欠規(guī)范。包括： （ 1） 案卷題名不準(zhǔn)確， 文不對(duì)題或過(guò)于簡(jiǎn)單， 或題名雷同重復(fù)。（ 2） 容易忽略組卷的幾個(gè)原則： 正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)涵與復(fù)涵、正文與底稿應(yīng)放在一起組卷， 尤其當(dāng)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告或質(zhì)量檢查記錄有不合格等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)， 應(yīng)有下一次采取處理措施、重檢合格的結(jié)果記錄附在一起組卷， 有始有終地說(shuō)明問(wèn)題。（ 3） 一些較重要的圖紙 （ 如縱斷面圖、平面布置圖等） 藍(lán)曬模糊不清。（ 4） 對(duì)單位工程、分部分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定報(bào)告的收集立卷工作的不足， 會(huì)直接影響工程評(píng)優(yōu)工作的開(kāi)展， 等等。

二、建設(shè)工程檔案資料管理中問(wèn)題出現(xiàn)的原因分析

1、指導(dǎo)思想上不夠重視。如果把工程質(zhì)量比作硬件， 把檔案資料比作軟件， 兩相比較， 普遍存在重硬件而輕軟件的現(xiàn)象。即一些施工企業(yè)往往重視抓工程質(zhì)量與工程進(jìn)度， 卻忽視檔案資料的積累和整理。

2、管理上不到位。建設(shè)工程檔案資料的涉及面廣， 包括管理部門(mén)、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、施工單位等。由于各部門(mén)各自相對(duì)獨(dú)立， 因此， 在如何相互配合、及時(shí)溝通， 以有效保證檔案資料的質(zhì)量的問(wèn)題上， 容易出現(xiàn)推諉、搪塞、忽視和不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象， 從而導(dǎo)致檔案資料不能及時(shí)、全面和準(zhǔn)確地收集。

3、制度上不夠健全。如就城建檔案法規(guī)制度而言， 一部《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》于 1987 年由城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)部、國(guó)家檔案局聯(lián)合之后， 過(guò)了十年建設(shè)部才以第 61號(hào)部長(zhǎng)令發(fā)布了 城市建設(shè)檔案管理規(guī)定 ， 一些省市的相關(guān)實(shí)施細(xì)則也沒(méi)有及時(shí)跟上去。

4、檔案管理人員素質(zhì)不高。從事檔案管理工作的人員應(yīng)當(dāng)具備一定的專業(yè)知識(shí)， 但由于城建檔案工作起步晚， 從事檔案管理工作的人員大多是半路出家， 有些單位甚至是屬于照顧性質(zhì)的安排， 調(diào)入人員文化層次偏低， 整體素質(zhì)不高， 在實(shí)際工作中不能做到得心應(yīng)手。

三、建設(shè)工程檔案資料管理控制措施分析

1、加強(qiáng)制度建設(shè)， 加大宣傳力度。完善與健全的制度是提高城建檔案資料的質(zhì)量的前提。

2、集中管理， 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)， 專人負(fù)責(zé)。城建主管部門(mén)、施工單位， 都應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作， 把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程， 列入工作計(jì)劃， 實(shí)行集中管理， 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)， 專人負(fù)責(zé)。各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)有兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件材料的形成收集， 保管和立卷歸檔， 以便形成管理網(wǎng)絡(luò)， 確保歸檔材料的系統(tǒng)完整和規(guī)范。同時(shí)還要提高 檔案人員的業(yè)務(wù)水平， 使其具備起碼的業(yè)務(wù)知識(shí)。

3、明確建設(shè)各方的責(zé)任。建設(shè)單位。應(yīng)抓好工程項(xiàng)目檔案資料的形成、積累、歸案工作， 對(duì)建設(shè)各單位，尤其是施工單位資料的編制、整理給予監(jiān)督指導(dǎo)工作； 要負(fù)責(zé)做好綜合文件和竣工決算的收集、積累組卷， 特別是對(duì)項(xiàng)目前期、征地拆遷、設(shè)計(jì)單位、招標(biāo)投標(biāo)等及時(shí)組卷。監(jiān)理單位。要配合建設(shè)單位在工程開(kāi)工伊始， 著手制定該項(xiàng)目竣工文件的編制、整理辦法， 根據(jù)不同的工程結(jié)構(gòu)、工藝， 確定其收集、歸檔的資料范圍、規(guī)格， 發(fā)至各施工單位執(zhí)行； 要督促各施工單位及早開(kāi)始竣工圖的編制工作， 把好各種檢驗(yàn)評(píng)定文件的內(nèi)在質(zhì)量關(guān)， 對(duì)所有歸檔的文字、圖紙要一一審核； 要研究、解決編制過(guò)程中的有關(guān)問(wèn)題， 注意監(jiān)理與建設(shè)各方往來(lái)文件的積累， 對(duì)監(jiān)理自身部分文件要在次年第一季度完成各類往來(lái)文件的立卷工作， 等等。設(shè)計(jì)單位。要按設(shè)計(jì)規(guī)范提交合格的施工技術(shù)文件和圖紙， 每張圖紙和修改通知單都必須有題名、圖 （ 文） 號(hào)、設(shè)計(jì) （ 修改） 審核責(zé)任人簽名； 設(shè)計(jì)任務(wù)完成后， 向建設(shè)單位提供全套設(shè)計(jì)文件目錄。施工總承包單位。應(yīng)重視項(xiàng)目檔案材料的整理工作， 加強(qiáng)與檔案行政管理部門(mén)、建設(shè)主管部門(mén)等有關(guān)單位的聯(lián)系， 對(duì)施工單位已交總承包單位統(tǒng)一整理的項(xiàng)目檔案材料， 除了要嚴(yán)格按分部 （ 項(xiàng)） 工程的施工工序組卷外， 對(duì)沒(méi)有揭示名稱和部位名稱及沒(méi)有施工、檢驗(yàn)?zāi)攴莸臋n案材料， 須在案卷題名上加以注明； 項(xiàng)目檔案材料整理完畢后，交項(xiàng)目監(jiān)理進(jìn)行審核， 審核通過(guò)后， 會(huì)同建設(shè)單位和建設(shè)主管部門(mén)向檔案行政管理部門(mén)提出項(xiàng)目檔案的單項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。施工單位。要認(rèn)真把好施工文件質(zhì)量關(guān)， 準(zhǔn)確填寫(xiě)施工表格中的各項(xiàng)內(nèi)容； 要按不同分部 （ 項(xiàng)） 施工工序的各種表格， 依施工工序的先后集中存放， 待若干工序完成后且厚度達(dá)到2cm 時(shí)左右時(shí)組卷裝訂； 一張圖紙被多次修改時(shí)， 歷次修改通知單應(yīng)依其先后順序集中排放， 等等。科研單位。要根據(jù)與建設(shè)單位簽訂的合同協(xié)議， 對(duì)所負(fù)責(zé)研究開(kāi)發(fā)的科研課題項(xiàng)目， 按不同的課題內(nèi)容組卷， 移交建設(shè)單位。機(jī)電系統(tǒng)工程單位。要根據(jù)與建設(shè)單位簽訂的合同協(xié)議， 將承包建設(shè)的有關(guān)機(jī)電系統(tǒng)如安全設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、通訊系統(tǒng)、配電照明等工程竣工資料， 按分部、分項(xiàng)工程編制、整理組卷， 竣工驗(yàn)收合格后移交建設(shè)單位。總之， 建設(shè)各方要明確自己的責(zé)任， 在完成各自的立卷、編目工作后， 由建設(shè)單位會(huì)同主管部門(mén)及檔案專業(yè)部門(mén)等有關(guān)單位檢查合格驗(yàn)收后， 將竣工檔案資料移交建設(shè)單位， 最后由建設(shè)單位、理順和排列。

4、加強(qiáng)對(duì)城建工程檔案資料的管理。資料的收集。首先， 應(yīng)建立檔案收集的程序， 并來(lái)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。其次， 在資料收集過(guò)程中， 還應(yīng)注意以下兩個(gè)問(wèn)題： 一是檔案資料核查取舍時(shí)， 要剔除重復(fù)部分， 若發(fā)現(xiàn)資料不能表明實(shí)際情況時(shí)， 應(yīng)責(zé)成有關(guān)人員重新撰寫(xiě)或整理， 發(fā)現(xiàn)有偽證或事后補(bǔ)充原始記錄的， 應(yīng)責(zé)成原資料提供單位重新提供真實(shí)資料并加以注明， 嚴(yán)禁將不真實(shí)或有明顯錯(cuò)誤的資料入檔。二是檔案內(nèi)不允許使用圓珠筆或復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)材料， 復(fù)印材料必須加蓋復(fù)印章確認(rèn)。資料的整理。資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規(guī)律， 并保持案卷內(nèi)各種文件的有機(jī)聯(lián)系， 符合工程特點(diǎn)， 便于保管和利用。資料的使用。歸檔的檔案資料不得隨意外借和復(fù)制， 如確需復(fù)制和拍照， 須經(jīng)檔案主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并辦理相應(yīng)的手續(xù)， 由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制， 對(duì)于涉及礦產(chǎn)資源的有關(guān)資料， 無(wú)關(guān)人員不得查閱， 設(shè)計(jì)中使用的專利或?qū)ｍ?xiàng)技術(shù)等， 應(yīng)按規(guī)定注意保密， 建設(shè)單位不經(jīng)原建設(shè)單位同意， 無(wú)權(quán)對(duì)外提供和轉(zhuǎn)讓。

四、結(jié)語(yǔ)

做好建設(shè)工程檔案資料的收錄、編撰、管理和使用， 使檔案資料達(dá)到全面、完整、規(guī)范、通用， 對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行和項(xiàng)目建成后順利地交付生產(chǎn)、使用以及為工程項(xiàng)目將來(lái)的維修、擴(kuò)建、改造等都有著十分重要的作用。本文以上談了談自己的觀點(diǎn)和看法。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 侯建來(lái) 加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案建設(shè)之我見(jiàn)[ J] 檔案學(xué)通訊 2001