基于高校圖書、情報、檔案一體化的信息資源共建共享

摘要：圖書、情報、檔案信息一體化是信息資源共建共享的基礎。高校圖書館、檔案館通過實質性的資源建設與業務管理方面的整合，尋求自身發展。國內外的許多成功案例為我國圖書情報檔案事業的一體化整合式發展提供了現實依據。

關鍵詞：圖書、情報、檔案一體化；信息資源；共建共享

中圖分類號：G253 文獻標識碼：A

高校圖書、情報、檔案的一體化管理，就是通過建立一個包括高校圖書、情報、檔案信息資源開發、使用和服務于一體的信息服務體系，實現高校圖書、情報、檔案的信息資源共享。通過網絡共建、資源共享、分布式收藏、遠程存取等手段，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的匹配和磨合，為用戶提供集成的服務。隨著現代信息技術的快速發展，高校圖書、情報、檔案需要在數字資源的平臺上，通過改變資源建設、信息交流、信息存儲的方式，達到信息資源共建共享，從而發展自身[1]。

1高校圖書、檔案資源共建共享的重要性

1.1有利于高校教學、科研的發展 在高等教育和科學技術高速發展的今天，速度和效率顯得尤為重要。高校的教學和科研的發展，使得讀者對信息資源的需求呈現出多樣化的趨勢，其傳統的收藏方式和查閱方式很難滿足人們對公共信息的需求，他們對信息的需求既要求全面、系統、準確，又要求方便、快捷，這已不是單獨的檔案館和單獨的圖書館所能滿足的。圖書、檔案聯合起來，建立共同的資源平臺，積極加強館藏文獻的電子化和專題數據庫的建設，實現信息數字化，利用網絡技術，加強信息網絡建設，實現網絡化服務，最大限度地滿足學校教學、科研和社會發展的需要。

1.2有利于圖書館、檔案館自身的發展 高校圖書館和檔案館為了求生存、求發展，需要探索出一條\"精簡、高效\"的新思路，以使圖書和檔案工作發揮更大的潛能。圖書和檔案是高校信息資源網絡系統的兩個重要組成部分，二者之間的橫向聯系，協作共建，既便于實現文獻交流與信息共享、優勢互補，也利于節約軟、硬件投資，同時，縮短了信息收集、整理和開發利用的周期，可減少重復檢索的環節，實現資源共享，提高文獻的利用率和高校檔案館和圖書館服務水平。隨著高校數字圖書館的建設日臻完善，各項業務工作已逐步由傳統的手工管理轉為以計算機集成管理為主的現代化管理，現代網絡技術、信息技術在圖書管理過程中得到普遍應用，各種電子書刊、文獻數據庫和電子文件日趨豐富、完善。相比之下，部分高校檔案館的數字化、信息化水平還不高。因此，檔案館有必要通過走協作共建之路，借助圖書館的人氣、技能、社會化經驗和已經得到成熟運用的信息數字化技術，將檔案信息融入其中，高校圖書館將會取得雙贏的結果。

1.3提高信息資源的利用率 傳統的高校圖書館和檔案館是兩個獨立的單元，讀者信息資源的獲得必須是從某一個單元得到，不能夠做到共享，使得讀者對信息的獲取帶來許多的不便，借閱程序不具有統一性，給讀者帶來許多的不便。從另一個方面來講，讀者對一體化管理缺乏認識性，對信息文獻的檢索過程和業務需求缺乏全面的認知，以至于對文獻的查閱帶來困難，對圖書、情報和檔案的信息資源缺乏縱向和橫向的聯系，給讀者的查閱帶來不便，同時也使得文獻和信息的利用率下降；同時，檔案館、圖書館等缺乏對文件需求全面考慮，各個單元收集、整理和歸檔各不相同，也為讀者的查閱帶來困難，使其利用率下降。

2國內外圖書館、檔案館共建共享的實例

圖書、情報、檔案在上古時期的同出一轍和同為一體構成了目前研究\"一體化\"最基本的理論依據。同源性賦予了三者內在的本質聯系，在實質內容、載體材料、目的作用、社會職能、工作方法、技術手段等方面存在著共同的特征[2]。人們在進行理論探索的同時，在實際工作中也進行了大膽的嘗試，并取得了一定的進展。在國外，檔案機構與圖書機構協同服務、資源共享早已有之。如美國、加拿大、澳大利亞等國家將國家檔案與圖書館、政府新聞網等眾多的信息資源機構有機地結合起來，形成龐大的國家信息資源體系，是一個能提供全方位、多功能信息資源服務的網絡在線服務體系。在實際應用中，美國已有了檔案機構與圖書機構聯網使用的，用計算機進行信息收集、存儲、管理和提供利用的圖書館信息網絡系統，并且已有60多個檔案機構參加了該網絡系統。在歐洲等國，檔案機構在將信息化建設成果面向社會推廣和傳播并為社會提供服務時，往往與圖書館在技術上和手段上進行聯合，因為圖書館在面向社會服務方面具有成熟的技能和社會化經驗。2003年，加拿大國家圖書館及檔案館共同建立了一個虛擬社區，稱為LAC。通過這一虛擬界面，用戶可以全方位地獲取所需信息，而不必查找該信息是收藏在圖書館還是收藏在檔案館。2000年4月在巴黎召開的第24屆圖書館系統研討會的主題就是：檔案館、圖書館與博物館的融合。在國內，最先實踐圖書情報工作一體化的是中國科學院圖書館，該館于1985年改名為\"中國科學院文獻情報中心\"。1987年，中國農業科學院將院屬科技情報研究所、圖書館、中國農業科技出版社3個單位合并為\"中國農業科學院科技文獻信息中心\"。天津醫學科技信息研究所也在原來醫學圖書館的基礎上合并發展，集圖書、情報、雜志和網絡于一體。1995年，上海圖書情報新館組建成立，使圖書情報一體化開始了一個跨世紀的里程。它作為我國最早實行圖書情報一體化的大型圖書館，其管理方法和實踐均可以成為新世紀我國圖書、情報、檔案一體化管理的范式。1996年，哈爾濱醫科大學圖書館和省醫學情報研究所合并，成立黑龍江省醫學文獻信息中心，實現了一個大學圖書館與一個情報研究部門的合并。1987年，國家組建了\"部級圖書情報協調委員會\"。2001年1月天津泰達圖書館檔案館新館落成，嘗試一體化辦館模式，向全社會提供全方位、多層次的文獻信息服務。2009年11月江南大學圖書館與檔案館合署辦公，新機構運行2年來，館藏資源利用率大大提高，資源共建共享取得新進展。由此可見，檔案、圖書、情報一體化管理，不是任何人憑空想象出來的，是社會發展的需要及其自身發展的必然性結果。

3高校圖書館與檔案館信息資源共建共享的具體措施

3.1改變管理模式 建立一個完整的圖書檔案體系。這種體系既是圖書館，又是檔案館，它既收藏圖書，又收藏檔案。由專門機構進行協調，信息資源建設上圖書檔案一體化，體制上仍保持二位一體的實體，只是通過二者的橫向聯系組成統一的網絡，構建網絡一體化平臺通過現有的網絡平臺，建立圖書、情報、檔案的統一網站，在數字化館的基礎上實現有效的動態鏈接，使其進一步公開化、社會化。高速發展的信息網絡打破了傳統技術條件下地域、時間和行業限制，使得全方位的信息共享在技術上成為可能[3]。這樣既滿足了協作共建的要求，又保持了兩個部門自身建設的特色。

3.2標準化建設 加強圖書、情報、檔案標準化建設是信息一體化管理的基礎。建立數字圖書館從具體的數字共享平臺，以數字化的信息為底層，統一標準和規范，分布海量資源庫群，加強智能檢索技術為手段，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給用戶。高校圖書、情報、檔案需要標準化的方面很多，應該從全局著眼，在小范圍內著手進行，也就是要從信息一體化管理的前景考慮標準化工作的進程。

3.3引進圖書檔案管理系統 高校檔案館和圖書館的協作共建可應用清華同方開發的RFID圖書檔案管理系統。該系統分為五部分：①對圖書檔案管理信息集中進行儲存和處理，由中心數據服務器和管理終端組成的數據中心；②完成圖書檔案信息RFID標簽的統一制作以及對新建圖書檔案裝入RFID標簽等工作，由管理終端和標簽發行、打印終端組成的內務管理系統；③管理員在用戶借出時在標簽內寫入相關信息，在用戶歸還時檢驗圖書檔案，并驗證RFID標簽內信息的流通管理系統；④使用管理終端和手持機可以方便地查詢每一件圖書檔案位置的查詢系統；⑤對系統功能和權限設置、賬號管理等的系統管理，使用該系統可大大提高管理效率。

3.4健全規章制度 高校檔案館和圖書館信息資源共建共享要有健全的規章制度來保證。從高校本身來講，由專門機構負責制定一系列行之有效的規章制度和與共建相關的管理條例及規定，用以科學規范地解決協作共建過程中可能出現的新問題，為協作共建營造良好的政策環境。這樣，能夠從根本上保證文獻信息資源共享的穩定性和連續性，確保圖書館和檔案館協作共建的順利進行。

參考文獻：

[1]鞏淑芳.高校檔案館與圖書館信息資源共建共享研究[J].科技信息，2010，（35）.

[2]朱萍.讓高校檔案館\"熱\"起來[J].檔案學研究，2009，（2）.

[3]趙益民.圖書情報檔案事業一體化整合模式構建[J].圖書情報研究，2010，（1）.

編輯/李樺